आपको शायद इस परिदृश्य की कल्पना करने में कोई परेशानी नहीं है: आपको एक प्रतिष्ठित सम्मेलन का निमंत्रण मिलता है, जिस पर आपको अपनी कंपनी के व्यवसाय के नेटवर्क और विस्तार के लिए बहुत सारे अवसर मिलेंगे। हालांकि, अब आपको अपने बॉस को उपस्थित होने की अनुमति देने के लिए राजी करने की बाधा का सामना करना पड़ रहा है। खर्चों को जायज ठहराने से खिन्नता फैल सकती है, लेकिन संगठन और तैयारी आपको अपना लक्ष्य प्राप्त करने में मदद करेगी।
एक सम्मोहक तर्क को ड्राफ़्ट करें जो आपके वरिष्ठों को प्रश्न में व्यय की आवश्यकता के बारे में आश्वस्त करता है। अपने आकाओं को मना लें कि आपको यह पैसा इस विशेष वस्तु या सेवा पर खर्च करना है। साबित करें कि इस खर्च से निवेश पर अधिक लाभ मिलेगा। अपनी बात मनवाने के लिए अधिक से अधिक सहायक दस्तावेज प्रस्तुत करें।
इस व्यय की सटीक लागत की गणना करें, और अपने मालिकों को राशि प्रस्तुत करें। आपकी संगणना उनके मन को सहज रूप से स्थापित करेगी, यह प्रदर्शित करते हुए कि आपने इसे पूरी तरह से माना है और पैसे बर्बाद करने की योजना नहीं बनाते हैं। व्यय की प्रत्याशित लागत पेश करने से यह आशंका भी दूर हो सकती है कि नियोजित परिव्यय अपमानजनक होगा। यदि आप आइटम या सेवा पर पैसा खर्च नहीं करने का खर्च भी निर्धारित कर सकते हैं, तो इन आंकड़ों का उत्पादन करने के साथ-साथ अपनी बात घर पर चलाएं।
निर्देशों के अनुसार सभी व्यय फ़ॉर्म भरें। अधिकांश संगठनों के पास व्यय औचित्य प्रस्तुत करने के लिए एक औपचारिक प्रणाली है। लेखांकन विभाग को संभवतः आपको एक फॉर्म पूरा करना होगा जो खरीद की लागत को सही ठहराता है। याद रखें कि दस्तावेज़ पर किसी भी क्षेत्र की उपेक्षा न करें, क्योंकि एक विवरण शामिल करना भूल जाना आपके लिए बाद में समस्याएं पैदा कर सकता है।
व्यय से संबंधित हर चीज के दस्तावेज जमा करें। प्रबंधक वास्तव में देखना चाहते हैं कि पैसा कहाँ जाता है; एक पेपर ट्रेल प्रदान करके, आप उन्हें यह समझने में मदद करेंगे कि आपको इस विशेष वस्तु या सेवा को खरीदने की आवश्यकता क्यों है। खर्च के लिए प्रासंगिक हर एक रसीद या दस्तावेज को शामिल करें ताकि कोई भी आपके साथ गलत व्यवहार का आरोप न लगा सके।
