एक कंपनी के रूप में आपको व्यवसाय और कानूनी कारणों दोनों के लिए कुछ प्रकार की कागजी कार्रवाई को फाइल पर रखना चाहिए, जैसे कि रोजगार रिकॉर्ड और चालान। कुछ मामलों में एक व्यापारी को क्रेडिट कार्ड प्राप्तियों की प्रतियां भी समय-समय पर हाथ में रखनी चाहिए। जानें कि व्यापार के दौरान इन रसीदों को टॉस करना कब सुरक्षित है।
क्रेडिट कार्ड प्राप्तियां
ग्राहक द्वारा आपके क्रेडिट कार्ड का उपयोग करके आपकी कंपनी से उत्पाद या सेवा खरीदने के बाद, आपको आमतौर पर उसे अपने रिकॉर्ड के लिए मुद्रित रसीद प्रदान करनी चाहिए - विशेष रूप से आमने-सामने के लेनदेन के मामले में। रसीद में लेन-देन की राशि, अनुमोदन कोड, क्रेडिट कार्ड धारक का नाम और ग्राहक के हस्ताक्षर के लिए एक स्थान होता है। आप अपने रिकॉर्ड के लिए हस्ताक्षरित रसीद की एक प्रति भी रखते हैं।
उन्हें क्यों रखें?
यदि कोई ऐसा मामला सामने आता है जहां ग्राहक आपकी कंपनी से क्रेडिट कार्ड शुल्क का विवाद करता है, तो आप यह साबित करने के लिए व्यापारी के रूप में जिम्मेदार हैं। ग्राहक के बैंक द्वारा अनुरोधित पहली वस्तुओं में से एक लेन-देन से संबंधित क्रेडिट कार्ड रसीद की एक प्रति है। व्यापारी सेवा प्रदाता को आपकी ओर से विवाद की जांच करने के लिए हस्ताक्षरित रसीद भी देखना होगा। यदि ग्राहक के विवाद को मंजूरी दे दी जाती है क्योंकि आप हस्ताक्षरित बिक्री रसीद की एक प्रति प्रदान नहीं कर सकते हैं, तो आपको महंगी चार्ज-बैक फीस का भुगतान करना होगा और बिक्री के साथ-साथ आपके द्वारा बेचे गए उत्पाद या सेवा को भी खोना होगा।
टॉस कब
ग्राहकों से विवादों की संभावना के कारण क्रेडिट कार्ड की बिक्री रसीद को फेंकना बुद्धिमानी नहीं है, क्योंकि लेनदेन ने आपके व्यापारी खाते को मंजूरी दे दी है - भले ही आप बिक्री से पहले ही धन प्राप्त कर चुके हों। बैंक आमतौर पर ग्राहकों को फेयर क्रेडिट बिलिंग एक्ट के अनुसार शुल्क वसूलने के लिए लगभग 60 दिन देते हैं। क्रेडिट कार्ड की रसीद को कम से कम तीन महीने तक रखना एक सुरक्षित शर्त है। यदि आपको विशेष रूप से व्यावसायिक आयकर रिपोर्टिंग कारणों से बिक्री प्राप्तियों की आवश्यकता है, तो उन्हें कम से कम छह साल तक संभाल कर रखें।
भंडारण प्राप्तियां
यदि आपको ये बिक्री रसीदें रखनी हैं, तो उन्हें संवेदनशील ग्राहक जानकारी वाले सुरक्षित, बंद स्थान पर संग्रहीत करें। क्रेडिट कार्ड से संबंधित धोखाधड़ी या चोरी की पहचान के मुद्दों से बचने के लिए इस संवेदनशील डेटा को अनधिकृत कर्मचारियों और बाहरी व्यक्तियों की पहुंच से बाहर रखें। भुगतान कार्ड उद्योग के डेटा सुरक्षा मानक दिशानिर्देशों के अनुसार ग्राहकों के लिए संवेदनशील क्रेडिट कार्ड डेटा को प्रबंधित और संग्रहीत करने के लिए आपके मर्चेंट सर्विसेज समझौते में विशिष्ट नियमों की रूपरेखा हो सकती है। PCI DSS एक संगठन है जो ग्राहक क्रेडिट कार्ड डेटा के प्रबंधन के बारे में मार्गदर्शन प्रदान करता है।
