KPI "प्रमुख प्रदर्शन संकेतक हैं।" ये संकेतक गेज हैं जो व्यवसाय प्रबंधन में उन लोगों की मदद करते हैं जो यह पता लगाते हैं कि कंपनी या विभाग किसी पूर्व निर्धारित लक्ष्य या लक्ष्यों के समूह तक पहुंचने से कितना निकट (या दूर) है। KPI लिखने से एक प्रबंधक और कर्मचारियों को यह देखने में मदद मिल सकती है कि अभी भी क्या करना है और उन्हें इन उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए प्रेरित करना है। अपने आप में KPI लिखने की प्रक्रिया कठिन नहीं है। हालांकि, KPI बनाना जो प्रभावी होगा, पर विचार करने की आवश्यकता है।
संक्षिप्त, व्यक्तिगत दस्तावेजों के रूप में KPI लिखें। प्रत्येक KPI को एक निश्चित श्रेणी, विभाग या परियोजना के साथ मेल खाना चाहिए। उदाहरण के लिए, एक केपीआई को क्लाइंट संतुष्टि को लक्षित करते हुए लिखा जा सकता है, जबकि दूसरे को ओवरहेड लागतों के लिए तैयार किया जा सकता है।
KPI के उद्देश्य को परिभाषित करने वाले हेडर के साथ KPI दस्तावेज़ को शुरू करें। इसे यथासंभव संक्षिप्त रखें। एक या दो वाक्य पर्याप्त हैं। उदाहरण के लिए, क्लाइंट संतुष्टि के लिए KPI में हेडिंग हो सकती है, "क्लाइंट संतुष्टि बढ़ाएं।"
KPI के उद्देश्य को सूचीबद्ध करें। प्रबंधन और कर्मचारियों दोनों के लिए यह जानना महत्वपूर्ण है कि उन्हें एक विशिष्ट लक्ष्य तक पहुंचने के लिए प्रयास क्यों करना चाहिए, या इस प्रदर्शन को क्यों मापा जाना चाहिए। स्पष्ट रूप से बताएं कि निर्धारित लक्ष्य तक कैसे पहुंचना या किसी क्रिया पर खर्च किया गया समय लॉग करना फायदेमंद होगा।
निर्दिष्ट करें कि KPI को कैसे मापा जाएगा। माप की आवृत्ति और साथ ही समय की लंबाई शामिल होगी। उदाहरण के लिए, यदि आप क्लाइंट संतुष्टि के संबंध में KPI लिख रहे हैं, तो आप एक टेलीफोन सर्वेक्षण लागू कर सकते हैं जो प्रत्येक कॉल के बाद होता है और 3 महीने की अवधि में होगा।
लक्ष्य लक्ष्य निर्धारित करें। एक लक्ष्य निर्धारित करें जो परिमाणात्मक और मापने योग्य हो। यह एक निश्चित समय अवधि के भीतर एक निश्चित प्रतिशत जैसे वांछित परिणाम प्रदान करना चाहिए।
