मानक संचालन प्रक्रियाओं को विकसित करना किसी भी अच्छे व्यवसाय की पहचान है। ऐसा करना एक प्रकार की स्थिरता बनाता है जो ग्राहकों के साथ व्यवहार करने और अच्छे रिकॉर्ड बनाए रखने के लिए अमूल्य है। यह समझना कि क्या प्रक्रियाओं को मानकीकृत किया जाना चाहिए, एक अच्छे प्रबंधक की विशेषता है।
मानकीकरण की प्रक्रिया
कंपनियां यह बताने के लिए परिचालन प्रक्रियाओं का विकास करती हैं कि कार्यों को कैसे पूरा किया जाना चाहिए। यह निर्धारित करने के लिए कि कौन से कार्यों को मानकीकृत किया जाना चाहिए, दैनिक व्यवसाय की जरूरतों को पूरा करने के लिए की गई प्रत्येक कार्रवाई को लिखने में एक सप्ताह खर्च करें। कुछ मुद्दों, जैसे कि एक ग्राहक जो एक उत्पाद / सेवा से असंतुष्ट था, आमतौर पर केवल प्रबंधन द्वारा नियंत्रित किया जाएगा, और, जब एक नए और छोटे व्यवसाय पर विचार, मालिक द्वारा स्वयं। शुरू में मानकीकृत संचालन प्रक्रिया वे होनी चाहिए जो एक कर्मचारी स्वतंत्र रूप से प्रदर्शन करने के लिए जिम्मेदार होगा; अन्य, अधिक प्रबंधकीय प्रक्रियाओं को बाद में जोड़ा जा सकता है।
विशेषताएं
खुद प्रक्रियाओं को स्पष्ट रूप से कार्रवाई को स्पष्ट करना चाहिए, शुरू से अंत तक। इसका मतलब है कि यहां तक कि सबसे सरल अधिनियम (जैसे कंप्यूटर को चालू करना) को सूचीबद्ध किया जाना चाहिए। एक प्रक्रिया के पीछे विचार यह है कि कर्मचारी को प्रक्रिया चरण-दर-चरण का पालन करने में सक्षम होना चाहिए और, कोई धारणा नहीं बनाते हुए, कार्य को सही ढंग से पूरा करें और आवश्यक प्रदर्शन के मानक को पूरा करें। हालांकि अधिक अल्पविकसित क्रियाओं को सूचीबद्ध करना निरर्थक लग सकता है, या समय की बर्बादी, ऐसा करने के अपने कारण हैं।
कार्य
परिचालन प्रक्रियाओं का मानकीकरण कर्मचारी और प्रबंधक / मालिक दोनों के लिए लाभ का काम करता है। प्रबंधक / स्वामी समय और ऊर्जा की व्याख्या करने वाली प्रक्रियाओं को बचाने में सक्षम है। कर्मचारी को स्पष्ट अपेक्षाएं होने का लाभ मिलता है; कर्मचारियों को सबसे अधिक खुशी तब होती है जब उनकी आवश्यकता होती है और उनसे अपेक्षा की जाती है कि वे अपने दैनिक कार्यों को पूरा करें और उन्हें काले और सफेद रंग में लिखा जाए। यहां तक कि सरलीकृत निर्देश कुछ हद तक शांत हो सकते हैं जब कर्मचारी ऐसी स्थिति में होता है जिसमें एक कार्य को सटीक रूप से पूरा किया जाना चाहिए, लेकिन जल्दी से (उदाहरण: ग्राहकों की एक लंबी लाइन)।
लाभ
ऑपरेटिंग प्रक्रियाओं को मानकीकृत करने का प्राथमिक लाभ अधिक से अधिक स्थिरता में पाया जाता है जो व्यवसाय के आंतरिक और बाहरी कार्यों को लाता है। एक बार परिचालन प्रक्रियाएं मानकीकृत हो जाती हैं, और निश्चित रूप से, इसके बाद, कई लाभ सामने आते हैं। सबसे पहले, ग्राहक की धारणा एक अच्छी तरह से चलने वाली, पेशेवर कंपनी की होगी, जिससे ब्रांड छवि बढ़ेगी। यह धारणा संभावित निवेशकों / ऋण अधिकारियों को भी ले जा सकती है जिसमें कंपनी की प्रक्रियाओं की एक प्रति आमतौर पर अनुरोध की जाती है जब वित्तपोषण / निवेश पर विचार किया जाता है। बीमा प्राप्त करने के लिए कंपनी की प्रक्रियाओं की एक प्रति की भी अक्सर आवश्यकता होती है। दूसरे, खाते चालू होंगे, एक ऐसा क्षेत्र जिसमें न केवल वांछित है, बल्कि कई मामलों में, कानून द्वारा आवश्यक है।
विचार
परिचालन प्रक्रियाओं को मानकीकृत करना कुछ हल्के में नहीं लिया जाना है; विशिष्टता की कुंजी है। मानकीकृत प्रक्रियाएं एक आधार तैयार करेंगी जिसके द्वारा कर्मचारियों को प्रशिक्षित, पदोन्नत और अनुशासित किया जाता है, और जिसके माध्यम से ग्राहकों की जरूरतों को संभाला जाता है, लेनदेन संसाधित किया जाता है और पुस्तकों का रखरखाव किया जाता है। अच्छी कंपनी के संचालन के लिए आवश्यक प्रक्रियाओं को सटीक रूप से मानकीकृत करने के लिए अतिरिक्त समय व्यतीत करें।
