ग्राहक सेवा को आम तौर पर एक व्यवसाय और उसके ग्राहकों के बीच बातचीत के रूप में परिभाषित किया जाता है और अपने ग्राहकों की जरूरतों को पूरा करने के लिए उस व्यवसाय की क्षमता के आधार पर मूल्यांकन किया जाता है। अच्छी ग्राहक सेवा ग्राहक की इच्छाओं या आवश्यकताओं की पूर्ति शीघ्र और विनम्र तरीके से करेगी। जबकि ग्राहक सेवा आमतौर पर बिक्री व्यवसायों में अधिक ध्यान देने योग्य होती है, यह किसी भी कंपनी या संगठन की सफलता के लिए महत्वपूर्ण है जो अपने कर्मचारियों को ग्राहक सेवा मानकों के स्पष्ट सेट को संप्रेषित करने के लिए एक सेवा प्रदान करता है।
आदर करना
ग्राहक सेवा का सबसे महत्वपूर्ण पहलू ग्राहकों के साथ सम्मान के साथ व्यवहार करना है। जब लोग एक प्रतिष्ठान में अपना समय और पैसा खर्च करते हैं, तो वे उम्मीद करते हैं कि उनके साथ उचित और सम्मानजनक व्यवहार किया जाएगा। अधिकांश व्यवसायों में प्रतिस्पर्धी होते हैं जो समान सेवाएँ प्रदान कर सकते हैं, इसलिए अक्सर, ग्राहक सेवा की गुणवत्ता ग्राहक के संरक्षण को हासिल करने में एक प्रमुख निर्णायक कारक होगी। ग्राहकों के बहुमत में अवास्तविक अपेक्षाएं नहीं हैं, लेकिन बस ईमानदारी और अखंडता की इच्छा है। सहानुभूति दिखाना, या खुद को ग्राहक के जूते में रखना, ग्राहक को प्रदर्शित करता है कि आप उसकी कुंठाओं या जरूरतों को समझते हैं और समस्या को हल करने में उसकी मदद करने के लिए तैयार हैं।
सामयिकता
जैसा कि पुरानी कहावत है, समय पैसा है और कंपनी की सफलता के लिए ग्राहकों की जरूरतों के लिए त्वरित संकल्प प्रदान करना महत्वपूर्ण है। किसी को भी अंतहीन रूप से पकड़े रहना पसंद नहीं है या उन्होंने कहा है कि उन्हें ध्यान रखने के लिए इंतजार करना होगा। अच्छी ग्राहक सेवा को किसी समस्या के त्वरित रूप से और सटीक रूप से जवाब देकर पूरा किया जाता है। उच्च स्तर की सेवा प्राप्त करने के लिए पहुंच महत्वपूर्ण है, और कई कंपनियों के पास समय पर ढंग से मुद्दों को हल करने में प्रशिक्षित कर्मचारियों के साथ ग्राहक सेवा विभाग या पूरे कॉल सेंटर हैं। अगर किसी ग्राहक की ज़रूरतें तेज़ी से पूरी होती हैं, तो वह आम तौर पर एक कंपनी को माफ कर देती है और सराहना करती है कि कंपनी ने इस मुद्दे को स्वीकार करने और हल करने के लिए पर्याप्त देखभाल की।
यथार्थवादी अपेक्षाएँ निर्धारित करें
ग्राहक सेवा स्थितियों में होने वाली एक बड़ी समस्या यह है कि जब ग्राहक को कुछ ऐसा करने का वादा किया जाता है जो पूरा नहीं किया जा सकता है। कोई भी इस तथ्य पर ध्यान केंद्रित कर सकता है कि किसी समाधान के बारे में गुमराह होना कहीं अधिक निराशाजनक है बजाय इसके कि शुरुआत से ही बताया जाए कि वास्तव में क्या हासिल किया जा सकता है। एक ग्राहक को अप्रिय समाचार देना भयभीत कर सकता है, खासकर यदि वह पहले से ही परेशान है, हालांकि, सच्चा होना बेहतर है और यथार्थवादी समाधान की दिशा में काम करना शुरू कर देता है। अंत में, एक ग्राहक के रूप में निराश हो सकता है कि वह ठीक से नहीं सुन सकता है कि वह क्या सुनना चाहता है, वह ईमानदारी की सराहना करेगा। एक ग्राहक को और अधिक परेशान होने की संभावना है अगर उसे वादा किया जाता है कि कोई कंपनी देने में सक्षम नहीं है।
