पेरोल प्रक्रिया कैसे लिखें

पेरोल कर्मचारियों के साथ किसी भी व्यवसाय का एक प्रमुख पहलू है। कर्मचारियों और पेरोल करों के लिए समय पर और सही तरीके से भुगतान करने के लिए, पेरोल विभाग को संरचित किया जाना चाहिए। विभाग के भीतर दक्षता प्राप्त करने के लिए, नियोक्ता को पेरोल प्रक्रियाओं का दस्तावेजीकरण करना चाहिए। भले ही पेरोल बड़ा हो या छोटा, लिखित पेरोल प्रक्रिया एक सफल पेरोल के लिए महत्वपूर्ण हैं।

पेरोल प्रक्रिया प्रपत्र बनाएँ। पेरोल विभाग आमतौर पर उचित तनख्वाह और कर्मचारी लाभ प्रसंस्करण सुनिश्चित करने के लिए मानव संसाधन विभाग के साथ मिलकर काम करता है। इस प्रक्रिया में कई रूपों का उपयोग किया जाता है: टाइम शीट / टाइम कार्ड, फॉर्म डब्ल्यू -2, पेरोल शेड्यूल और / या कैलेंडर, अवकाश अनुरोध फॉर्म, प्रत्यक्ष जमा प्राधिकरण फॉर्म और बीमार दिन निगरानी पत्रक। आप एक स्टेशनरी की दुकान पर इन रूपों को खरीद सकते हैं या एक मुद्रण कंपनी उन्हें अनुकूलित कर सकते हैं।

टाइमकीपिंग प्रक्रियाओं का दस्तावेज। अमेरिकी श्रम विभाग नोट करता है कि आप किसी भी समय प्रणाली का उपयोग कर सकते हैं जिसे आप चाहते हैं कि यह सही और पूर्ण है। टाइमकीपिंग प्रक्रियाओं में टाइम शीट जमा करने की समय सीमा और कर्मचारियों के समय की गणना के लिए उपयोग की जाने वाली विधि शामिल होनी चाहिए।

उदाहरण के लिए, मैन्युअल रूप से कर्मचारी समय कार्ड की गणना करने के लिए प्रक्रियाओं को लिखें, जैसे कि निकटतम तिमाही में ऊपर और नीचे गोलाई। यदि आपके पास एक टाइमकीपिंग प्रणाली है जो स्वचालित रूप से पेरोल सॉफ्टवेयर में कर्मचारी के घूंसे / स्वाइप को ट्रांसपोर्ट करती है, तो संपादन करने के लिए अपनी प्रक्रियाओं का दस्तावेजीकरण करें। इसमें पर्यवेक्षक शामिल हो सकते हैं जो आपको समय सीमा से पहले परिवर्तन ईमेल करते हैं।

पेरोल प्रोसेसिंग प्रक्रियाएँ लिखें। अपनी पेरोल प्रसंस्करण प्रक्रियाओं को दर्जी करें ताकि यह आपके पेरोल सिस्टम से मेल खाए। एक पेरोल प्रणाली मैनुअल, इन-हाउस कम्प्यूटरीकृत या बाहरी (आउटसोर्स) हो सकती है। अपने विशेष सिस्टम के लिए संपूर्ण पेरोल प्रोसेसिंग प्रक्रियाओं को बताएं।

उदाहरण के लिए, मान लें कि आपके पास एक इन-हाउस कम्प्यूटरीकृत प्रणाली है, जिसमें पेरोल को संसाधित करने के लिए ऑन-साइट पेरोल कर्मचारी और पेरोल सॉफ़्टवेयर का उपयोग किया जाता है। सॉफ्टवेयर का उपयोग करने के लिए दस्तावेज़। राज्य को कर्मचारियों के वेतन में कैसे प्रवेश करना है और भुगतान समायोजन, प्रत्यक्ष जमा, पेरोल करों, लाभ दिनों, गार्निशमेंट, बीमा लाभ और ओवरटाइम वेतन का भुगतान कैसे करना है। पेचेक प्रिंट करने से पहले और पेरोल को बंद करने से पहले पेरोल को दोबारा जांचने के लिए कदम शामिल करें।

यदि आपके पास कई वेतन आवृत्तियां हैं (जैसे साप्ताहिक और द्वैमासिक), तो दस्तावेज़ को एक-एक प्रक्रिया कैसे करें। पेरोल प्रोसेसिंग प्रक्रियाओं में प्रत्येक पेरोल की शुरुआत से लेकर अंत तक सभी प्रोसेसिंग चरण शामिल होने चाहिए।

प्रसंस्करण प्रक्रियाओं के बाद शामिल करें। उदाहरण के लिए, मान लें कि आपके पास एक लेखा विभाग या एक बाहरी कर कंपनी है जो कंपनी के पेरोल कर मामलों को संभालती है। आवश्यक फाइलें और रिपोर्टें भेजें जो आगे और किस व्यक्ति को भेजनी चाहिए। राज्य जिसे वितरण के लिए पेचेक / पे स्टब्स प्राप्त करना चाहिए और अन्य कंपनियों / व्यक्तियों को शामिल करना चाहिए जिनके साथ आपको बातचीत करनी चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि पेरोल विभाग प्रत्येक पेरोल प्रसंस्करण के तुरंत बाद पेंशन योजना प्रदाता को सेवानिवृत्ति योगदान निधि देता है, तो आवश्यक कदम शामिल करें।

दस्तावेज़ रिकॉर्ड रखने की प्रक्रिया। श्रम विभाग के अनुसार, नियोक्ता को न्यूनतम तीन साल के लिए पेरोल रिकॉर्ड रखना चाहिए। पेरोल रजिस्टर, डब्ल्यू -2, पेरोल टैक्स रिपोर्ट, टाइम कार्ड और अन्य पेरोल रिकॉर्ड के लिए राज्य भंडारण और फाइलिंग प्रक्रिया।

टिप्स

• जब भी कोई प्रक्रियात्मक परिवर्तन होता है, अपनी पेरोल प्रक्रियाओं को अपडेट करें।