पेरोल मेमो कंपनी की नीति में नए परिवर्तनों के बारे में कर्मचारियों को जानकारी प्रदान करता है और कर्मचारियों को वर्तमान नीति के बारे में याद दिलाता है। उदाहरण के लिए, यदि कर्मचारी आदतन अपने समय कार्ड पर हस्ताक्षर करना भूल जाते हैं, तो एक संक्षिप्त ज्ञापन उन्हें आवश्यकता की याद दिला सकता है। यदि, छुट्टी के कारण, चेक एक दिन पहले उपलब्ध होने वाले हैं, तो आप कर्मचारियों को सूचित करने के लिए मेमो का उपयोग कर सकते हैं। केवल आवश्यक कर्मियों को मेमो भेजें। पेरोल विभाग को कर्मचारियों के वेतन या आय विवरणी के साथ पेरोल मेमो को शामिल करना चाहिए ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि कर्मचारियों को मेमो प्राप्त हो।
हेडिंग लिखिए। दिनांक, प्राप्तकर्ता, से और विषय शामिल करें। उदाहरण के लिए: 12/01/2020 से: सभी कर्मचारी से: पेरोल विभाग विषय: प्रारंभिक वेतन
मेमो की बॉडी लिखें; मेमो लिखने का यह आपका कारण है। उदाहरण के लिए, "क्रिसमस की छुट्टी के कारण, पेरोल चेक 23 तारीख को उपलब्ध होगा।" अपने पैराग्राफ को सिंगल-स्पेस करें और, यदि आपके मेमो में प्रत्येक पैराग्राफ के बाद एक से अधिक, डबल-स्पेस हो।
अपने समापन लिखें। जबकि आपको व्यवसाय पत्र में औपचारिक होने की आवश्यकता नहीं है, एक समापन विवरण और अपने विभाग का नाम शामिल करें। उदाहरण के लिए, "यदि आपके कोई प्रश्न हैं, तो कृपया पेरोल विभाग से संपर्क करें। धन्यवाद।" यदि आपके विभाग का अपना एक्सटेंशन है तो फ़ोन नंबर शामिल करें।
टिप्स
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ध्यान रखें, जब आप सभी कर्मचारियों को कंपनी की नीति की याद दिलाते हुए एक ज्ञापन भेज रहे हैं, कि कुछ कर्मचारी सही ढंग से कार्रवाई कर रहे हैं, तो आप ज्ञापन को कठोरता से शब्द नहीं देना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, "कंपनी की नीति का एक त्वरित अनुस्मारक जो कर्मचारियों को अपने समय कार्ड पर हस्ताक्षर करना चाहिए। धन्यवाद!" नीतिगत परिवर्तनों की अधिसूचनाएँ सीधी और बिंदु पर होनी चाहिए, लेकिन प्रश्नों के लिए अपनी संपर्क जानकारी प्रदान करें। उदाहरण के लिए, "02/28/12 से शुरुआत करते हुए, कर्मचारियों को साप्ताहिक में अपने प्रतिपूर्ति को चालू करना होगा। यदि आपके कोई प्रश्न हैं, तो कृपया विस्तार 210 पर सूसी से संपर्क करें। धन्यवाद।" यदि आप किसी अन्य व्यक्ति जैसे कंपनी के मालिक को मेमो की एक प्रति भेजते हैं, तो व्यक्ति के नाम के लिए विषय के नीचे एक सीसी लाइन शामिल करें। टेक्सास ए एंड एम विश्वविद्यालय मेमो के लिए तीन पैराग्राफ से अधिक समय तक सबहेडिंग का उपयोग करने की सिफारिश करता है। अपने पत्र पर कंपनी लेटरहेड का उपयोग करें ताकि पाठक को पता चल सके कि यह एक आधिकारिक मेमो है। मेमो भेजने से पहले अपने विभाग के प्रबंधक या कंपनी के मालिक से अनुमोदन प्राप्त करें।
चेतावनी
असामान्य फोंट में लिखे गए मेमो को पढ़ना और अव्यवसायिक देखना मुश्किल हो सकता है। एक मानक फ़ॉन्ट का उपयोग करें और पाठ को आसान पठनीयता के लिए बाएं मार्जिन के साथ फ्लश करें।भले ही मेमो एक शिकायत है, लेकिन उन शब्दों से सावधान रहें जो आप लिखते समय चुनते हैं। हर समय अपने व्यावसायिकता को बनाए रखें।
