खरीद प्रक्रियाओं की निगरानी और मूल्यांकन एक संगठन के प्रबंधन का एक अभिन्न अंग है। खरीद प्रक्रिया प्रबंधन से उच्च स्तर का ध्यान आकर्षित करने के लिए सुनिश्चित करती है कि यह धोखाधड़ी और भ्रष्टाचार का शिकार न हो। खरीद प्रक्रियाओं को जवाबदेही और पारदर्शिता प्राप्त करने के लिए प्रभावी नियंत्रण शामिल करने की आवश्यकता है। प्रबंधन की निरंतर निगरानी और खरीद प्रक्रिया का मूल्यांकन कानूनों और नैतिक मानकों के साथ अखंडता और अनुपालन स्थापित करता है।
मौजूद आंतरिक नियंत्रणों को पहचानें और क्या नियंत्रण डिज़ाइन के अनुसार काम कर रहे हैं। किसी भी नियंत्रण को ओवरराइड होने का कोई अवसर मौजूद नहीं होना चाहिए। मूल्यांकन के लिए प्रमुख आंतरिक नियंत्रणों में कर्तव्यों का पृथक्करण, पर्यवेक्षी नियंत्रण, नियंत्रण प्राप्त करना, प्राधिकरण नियंत्रण और रिकॉर्डिंग नियंत्रण शामिल हैं।
यदि खरीद प्रक्रिया का पालन किया जा रहा है, यह निर्धारित करने के लिए एक अनुपालन चेकलिस्ट विकसित करें। चेकलिस्ट को कर्मचारियों और प्रबंधन के सहयोग से डिजाइन किया जाना चाहिए। चेकलिस्ट के विकास में भाग लेने से, कर्मचारी को अनिवार्य रूप से प्रशिक्षित किया जाता है और इस प्रक्रिया के बारे में अधिक जागरूकता होती है। एक अच्छा अनुपालन चेकलिस्ट मौजूदा प्रक्रियाओं को मजबूत करता है और निष्पक्षता, खुलेपन और प्रतिस्पर्धा के उद्देश्यों का अनुवाद करता है।
मानचित्रण या संभावित चिंताओं, कमजोरियों या उच्च जोखिम वाले क्षेत्रों की पहचान करने के लिए एक जोखिम मूल्यांकन करें। संकेतक या "लाल झंडे" की पहचान करके, संगठन यह सुनिश्चित कर सकता है कि अनियमितताओं को रोकने के लिए पर्याप्त आंतरिक नियंत्रण मौजूद हैं। जोखिमों की पहचान करके, हितों के टकराव और धोखाधड़ी और भ्रष्टाचार की घटनाओं से पर्दा उठाया जा सकता है।
संपूर्ण खरीद प्रक्रिया के माध्यम से विशिष्ट खरीद ट्रेस करें। विचार करें कि क्या खुली प्रतियोगिता के लिए प्रदान की गई खरीद और यदि यह पारदर्शी थी और कुछ आपूर्तिकर्ताओं के लिए भेदभाव से मुक्त थी। यह निर्धारित करें कि उपयोग की गई खरीद विधि अच्छी या सेवा के अधिग्रहण के लिए उपयुक्त थी या नहीं और सुनिश्चित करें कि यह पर्याप्त रूप से प्रलेखित था।
