हर व्यवसाय, जल्दी या बाद में, अपने सर्वोत्तम प्रयासों के बावजूद, कम हो जाता है। आप वादा या समय पर कुछ देने में विफल हो सकते हैं। आपकी सेवाओं ने ग्राहकों की अपेक्षाओं को नहीं मापा है। कुछ ग्राहक समस्या को अनदेखा कर सकते हैं; अन्य आपको धनवापसी का अनुरोध करने के लिए पत्र लिख सकते हैं। हमेशा एक ग्राहक को जवाब दें जो आपको लिखने के लिए समय लेता है, भले ही आप रिफंड जारी न करने का फैसला करें। ग्राहक को अलग-थलग किए बिना संदेश प्राप्त करने के लिए आपकी प्रतिक्रिया को स्पर्श करने की आवश्यकता है।
तय करें कि क्या आप वास्तव में धनवापसी के लिए ग्राहक के अनुरोध को अस्वीकार करना चाहते हैं। यह निर्धारित करने के लिए उसके अनुरोध का सावधानीपूर्वक मूल्यांकन करें कि क्या यह उचित है। इस ग्राहक को खोने की क्षमता पर विचार करें और व्यवसाय के नुकसान का आपकी कंपनी के राजस्व पर असर पड़ेगा। ग्राहक को रखने के लिए धनवापसी एक उचित लागत हो सकती है; आपको उसे बदलने के लिए विज्ञापन पर महत्वपूर्ण धन खर्च करना पड़ सकता है। एक समझौते के रूप में भविष्य में शायद किसी तरह की रियायती सेवाओं की रियायत देने पर विचार करें।
अपने कार्यों के कारणों को रेखांकित करें। यह आपके दिमाग में या नोटपैड पर हो सकता है। अपने विचारों को व्यवस्थित करने के लिए, लिखना शुरू करने से पहले कारणों को विस्तृत करें और सुनिश्चित करें कि आप किसी भी महत्वपूर्ण बिंदुओं को याद नहीं करते हैं। आप धनवापसी से इनकार कर रहे हैं क्योंकि आपको नहीं लगता कि ग्राहक इसके हकदार हैं, लेकिन आपको स्थिति के बारे में कोई अतिरिक्त तथ्य भी नोट करना चाहिए। उदाहरण हैं, कि सेवाओं को समय पर प्रदान किया गया था, या यह कि आपने जो कुछ कहा था, वह सब कुछ किया। स्थिति खरीदार के पछतावे में से एक भी हो सकती है, न कि आपके उत्पाद या सेवा की समस्या के कारण।
पत्र का एक मोटा मसौदा लिखें। चातुर्यपूर्ण रहें, लेकिन सीधे इनकार के कारणों को बताएं। यदि आप मानते हैं कि क्रेता खरीदार के पछतावा का सामना कर रहा है, तो उसे अपने पत्र में न बताएं; बस उन तथ्यों को विस्तृत करें जो उत्पाद या सेवा सहमत शर्तों के अनुसार दिए गए थे, और जिस शर्त या गुणवत्ता का वादा किया गया था। किसी भी रियायत की पेशकश करें जो अच्छी इच्छा के इशारे के रूप में उपयुक्त है, और यह स्पष्ट करें कि यह इसलिए नहीं है क्योंकि किसी की गलती है। ग्राहक को उसके पिछले व्यवसाय के लिए धन्यवाद दें, और कहें कि आप भविष्य में उसकी सेवा करने में सक्षम होने की उम्मीद करते हैं। इंगित करें कि आप उपलब्ध हैं यदि उसके पास कोई प्रश्न या टिप्पणी है।
स्पष्टता के लिए पत्र संपादित करें। प्रक्रिया के साथ जारी रखने से पहले थोड़ी देर तक प्रतीक्षा करें; कुछ समय के लिए सोचने के बाद अक्सर कोई पत्र या अन्य दस्तावेज आपके लिए बहुत अलग दिखता है। याद रखें कि आप जो कुछ भी लिखते हैं और ग्राहक को भेजते हैं वह एक संभावित स्थायी रिकॉर्ड है। अपने स्वर की सावधानीपूर्वक समीक्षा करें, और अपने लेखन में कृपालु या व्यंग्यात्मक शब्दों के लिए देखें जो कि आक्रामक हो सकता है और इस ग्राहक या किसी भी ऐसे व्यक्ति के साथ भविष्य के व्यापार के किसी भी अवसर को बर्बाद कर सकता है जिसके साथ वह पत्र साझा करता है।
ग्राहक को पत्र भेजें। अपने हस्ताक्षर और संपर्क जानकारी के साथ इसे नियमित प्रथम श्रेणी का मेल भेजें। अपने रिकॉर्ड के लिए पत्र की एक प्रति रखें, और किसी भी ग्राहक की फाइल में एक प्रति दर्ज करें, जिसे आप उसके नाम पर रखते हैं।
टिप्स
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एक व्यावसायिक सहयोगी को सटीकता और स्पष्टता के साथ-साथ टोन के लिए पत्र की समीक्षा करें। अलग-अलग लोग एक ही शब्द की व्याख्या अलग-अलग तरीके से कर सकते हैं।
भेजने से पहले वर्तनी और व्याकरण की समस्याओं के लिए पत्र की समीक्षा करना सुनिश्चित करें।
चेतावनी
यदि धनवापसी के इनकार में महत्वपूर्ण राशि शामिल है, तो एक वकील या आपके घर में कानूनी टीम संभावित देनदारियों के लिए पत्र की समीक्षा करें और यह निर्धारित करें कि इस मामले में आपके दायित्व क्या हैं।
