शिपमेंट के उपदेशक माल के खरीदारों को नोटिस देते हैं कि उन्हें पता चल जाए कि एक शिपमेंट अपने रास्ते पर है। इन उपदेशकों का उपयोग मुख्य रूप से विदेशी शिपिंग के साथ किया जाता है, हालांकि केवल घरेलू परिचालन वाली कई अन्य कंपनियां भी इनका उपयोग कर सकती हैं। एक शिपमेंट परिकलित को अक्सर फैक्स या ईमेल द्वारा ग्राहक को भेजा जाता है जो अपेक्षित आगमन की तारीख से कई दिन पहले माल प्राप्त करता है। यह नोटिस ग्राहक के आगमन की तैयारी के लिए समय देता है।
शिपमेंट के लिए उद्देश्य को समझें। कई कंपनियाँ ग्राहक को शिष्टाचार से बाहर भेजती हैं। यह ग्राहक को अपेक्षित शिपमेंट के वितरण विवरण के बारे में सूचित रखता है। यदि आप एक ऐसी कंपनी हैं जो माल भेजती है, तो अपने ग्राहकों को इस तरह का एक सौजन्य नोटिस दें।
नोटिस भेजने के लिए अपनी विधि निर्धारित करें। ईमेल भेजने के माध्यम से शिपमेंट प्रूफ़री नोटिस भेजने के लिए उपयोग की जाने वाली सबसे आम विधि है।
नोटिस को शीर्षक दें। नोटिस के शीर्ष पर शीर्षक "शिपमेंट Prealert" शामिल करें। यदि आप ईमेल के माध्यम से नोटिस भेज रहे हैं, तो इसे विषय पंक्ति में भी लिखें। ग्राहक को यह बताते हुए एक संक्षिप्त विवरण शामिल करें कि यह नोटिस के रूप में कार्य करता है कि ऑर्डर किए गए सामान अपने रास्ते पर हैं।
आदेश का विवरण दें। एक शिपमेंट पर्चे को सूचना के कई प्रमुख टुकड़ों को बताना चाहिए। यह स्पष्ट रूप से आपकी कंपनी के नाम को स्पष्ट रूप से ग्राहक को सूचित करना चाहिए कि यह नोटिस कौन भेज रहा है। शिपिंग पद्धति का प्रकार, ट्रैकिंग नंबर और अपेक्षित आगमन तिथि शामिल करें।
किसी भी सीमा शुल्क निकासी की जानकारी शामिल करें। जब माल विदेशों में भेज दिया जाता है, तो पूरा करने के लिए कई महत्वपूर्ण दस्तावेजों की आवश्यकता होती है। ये प्रपत्र सामान के शिपर और ट्रांसपोर्टर द्वारा आम तौर पर पूरे किए जाते हैं। सीमा शुल्क दस्तावेज यह सुनिश्चित करते हैं कि माल सीमा शुल्क के माध्यम से साफ किया जा सकेगा। एक शिपमेंट पार्सल में यह जानकारी शामिल है कि ग्राहक को यह दिखाने के लिए कि उचित फ़ॉर्म पूरे हो गए हैं। यदि ये फ़ॉर्म सही तरीके से पूरे नहीं होते हैं, तो शिपमेंट की समस्या हो सकती है।
अन्य महत्वपूर्ण दस्तावेज संलग्न करें। एक शिपमेंट के साथ, कई कंपनियां अक्सर कुछ दस्तावेजों को संलग्न करती हैं, जिसमें एमएसडीएस के रूप में संदर्भित एक बिल ऑफ लीडिंग, वाणिज्यिक चालान, पैकिंग सूची या सामग्री सुरक्षा डेटा शीट शामिल हो सकती है।
अपनी संपर्क जानकारी शामिल करें। यह सबसे महत्वपूर्ण विवरणों में से एक है जिसमें एक शिपमेंट पार्सल होता है। इसमें मुख्य रूप से ग्राहक के लिए एक फोन नंबर शामिल होता है, अगर कोई प्रश्न, चिंता या समस्या उत्पन्न होती है।
