फैक्स शिष्टाचार

कई व्यवसायों के लिए, फैक्स भेजना और प्राप्त करना एक दैनिक घटना है। फ़ैक्सिंग इतना सामान्य है कि एक आकस्मिक संचार में फिसलना आसान है। कुछ सरल चरणों का पालन करने से आपके फ़ैक्स को पेशेवर दिखने में मदद मिलेगी। उचित फैक्स शिष्टाचार का अभ्यास करने से यह सुनिश्चित होगा कि आपके व्यवसाय ने आपके द्वारा बनाए गए व्यावसायिक प्रतिष्ठा को बनाए रखा है।

फैक्स भेजना

हमेशा याद रखें कि दस्तावेजों को फैक्स करना एक व्यावसायिक प्रक्रिया है। जैसे, इन मूल दिशानिर्देशों का ध्यान रखें:

हमेशा एक कवर पेज शामिल करें, जो किसी भी अनावश्यक जानकारी या कलाकृति से मुक्त हो। कवर शीट पर अपना नाम और संपर्क जानकारी, पृष्ठों की संख्या (फ़ैक्स कवर शीट सहित), इच्छित प्राप्तकर्ता और किसी भी अन्य प्रासंगिक जानकारी को शामिल करें। याद रखें, फैक्स प्राप्तकर्ता केवल वही नहीं हो सकता है जो दस्तावेज़ देखता है, इसलिए फ़ैक्स कवर शीट को पेशेवर रखना सुनिश्चित करें।
अपने फ़ैक्स को संचारित करने के बाद, प्राप्तकर्ता को कॉल अप करें। यह फैक्स क्या निहित पर एक गहन चर्चा की आवश्यकता नहीं है। आप बस पुष्टि कर रहे हैं कि फैक्स प्राप्त हुआ था। इस वार्तालाप में यह उचित है कि व्यक्ति को यह बताएं कि वे आपको अपनी सुविधानुसार फैक्स किए गए प्रश्नों के किसी भी अनुवर्ती प्रश्न के साथ कॉल करने के लिए स्वतंत्र हैं।
संवेदनशील या गोपनीय जानकारी फैक्स करते समय विवेक का उपयोग करें। यदि आप एक व्यक्तिगत प्रकृति की जानकारी भेज रहे हैं, तो आगे बताएं कि आप जिस व्यक्ति को फैक्स भेज रहे हैं उसे पहले ही बता दें। इस प्रकार की समस्या से बचने का एक तरीका ऑनलाइन फैक्स सेवा का उपयोग करना है। ये सेवाएं सीधे निजी कंप्यूटर पर फैक्स भेजती हैं।
अनचाही सामग्री भेजने से सतर्क रहें। हर कोई जो एक कार्यालय में काम करता है, वह जानता है कि कम लागत वाले स्वास्थ्य बीमा और हवाई की रियायती यात्राओं के लिए वे विज्ञापन कितने कष्टप्रद हैं। यदि आप अपने ग्राहकों को अनचाहे फैक्स भेजते हैं, तो ऐसा केवल दुर्लभ अवसर पर ही करें जब यह वारंट हो। यदि आपको किसी प्राप्तकर्ता से अनुरोध मिलता है कि वह ऐसे फैक्स न प्राप्त करें, तो उनकी इच्छाओं का सम्मान करें और उन्हें अपनी सूची से हटा दें।

फैक्सों पर विश्वास करना

फैक्स भेजने के साथ, फैक्स प्राप्त करने के आसपास भी शिष्टाचार नियम हैं:

प्राप्त गोपनीय फ़ैक्स की गोपनीयता का सम्मान करें। अपने सहकर्मियों के साथ व्यक्तिगत जानकारी साझा न करें जो केवल आपके देखने के लिए थी।
संवेदनशील फ़ैक्स को आसपास न छोड़ें, जहाँ अन्य संभावित रूप से उन्हें देख सकें। आप किसी अन्य गोपनीय कागजी कार्रवाई की तरह फैक्स का इलाज करें।
यदि आपको गलती से फैक्स मिलता है, तो भेजने वाले को उन्हें कॉल करके बताएं। आमतौर पर, यह अनुरोध किया जाता है कि आप त्रुटि में प्राप्त किसी भी फैक्स को नष्ट कर दें।