एक निगम या गैर-लाभकारी संस्था के प्रमुख द्वारा लिखित एक रिपोर्ट संगठनात्मक गतिविधियों और पहलों पर एक आशावादी नज़र है। आमतौर पर, एक अध्यक्ष संगठन में रुचि रखने वाले ग्राहकों, शेयरधारकों, सदस्यों या अन्य को संबोधित 1,000 शब्दों की एक रिपोर्ट लिखेगा। यह पत्र वार्षिक रिपोर्ट में शामिल है।
रिपोर्ट में शामिल करने के लिए पिछले वर्ष की गतिविधियों की समीक्षा करें। समावेश के लिए विचार करने के लिए सफलताओं और उपलब्धियों के उदाहरण शामिल हैं, दाताओं की एक पावती, मुख्य कर्मचारी परिवर्तन या भविष्य की पहलों के लिए योजनाओं की घोषणा। समूहों द्वारा अपनी जानकारी व्यवस्थित करें, फिर यह तय करें कि जानकारी कैसे प्रस्तुत की जाए ताकि यह विषयों के बीच स्वाभाविक रूप से प्रवाहित हो।
पहला ड्राफ्ट लिखिए। आपकी शैली के आधार पर, आप अपनी रिपोर्ट छोटी सी बात के साथ शुरू कर सकते हैं या संगठन के व्यवसाय में जा सकते हैं। हाल की पहलों के बारे में अपडेट के साथ शुरुआत करें। पर्याप्त विवरण दें कि हर कोई समझता है कि क्या हुआ, छोटे शब्दों का उपयोग करना ताकि जटिल वाक्यों में खो जाना न हो। जैसा कि आप अन्य विषयों पर जाते हैं, एक संक्षिप्त तरीके से कवर करने की इच्छा वाले प्रत्येक बिंदु पर चर्चा करने के लिए समय निकालें। जानकारी में बहुत गहराई तक जाने के बिना जानकारीपूर्ण रहें।
अपनी रिपोर्ट संपादित करें। सुनिश्चित करें कि आपने उन सभी विषयों को शामिल किया है जिन्हें आप योजना चरण में एक साथ रखते हैं। इसके बाद, जांच लें कि आपके पैराग्राफ निष्कर्ष तक तार्किक प्रगति में हैं। जब आप विषय बदलते हैं तो एक नया पैराग्राफ शुरू करें। व्याकरणिक त्रुटियों के लिए जाँच करें। अपने व्यवसाय की प्रकृति के आधार पर, आपको भाग लेने वाले नेताओं को धन्यवाद देने की उपेक्षा नहीं करनी चाहिए। सब कुछ डबल जांचें। आपकी रिपोर्ट के लहजे का क्या? क्या यह हल्का और आशावादी है? आप आशावाद और शक्ति को प्रोजेक्ट करना चाहते हैं।
त्रुटियों के लिए अपनी रिपोर्ट की समीक्षा करने और इनपुट देने के लिए किसी विश्वसनीय सहयोगी या दो से पूछें। सुझाए गए परिवर्तनों को शामिल करते हुए अंतिम ड्राफ्ट लिखें।
टिप्स
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अपने पत्र को पूरा करने के लिए पर्याप्त समय दें।
चेतावनी
संपादन प्रक्रिया के साथ समय लें। यह वह जगह है जहां आप बड़े बदलाव कर सकते हैं जो आपकी रिपोर्ट की गुणवत्ता को प्रभावित करते हैं।
