आपके पास एक योग्य परियोजना के लिए एक महान विचार हो सकता है, लेकिन यह कहीं भी नहीं जा सकता है यदि आपने अपनी पिच का समर्थन करने के लिए जो रिपोर्ट तैयार की है वह अपठित है। एक कार्यकारी सारांश रिपोर्ट को एक संक्षिप्त अवलोकन में सम्मिलित करता है, जिसमें सबसे महत्वपूर्ण जानकारी सबसे आगे है - शाब्दिक रूप से। यह एक अलग दस्तावेज है, जो आपकी रिपोर्ट के साथ-साथ आगे की ओर रखा गया है।
प्रारंभ में श्रोता अधिकार पर जीत
एक कार्यकारी सारांश का अंतिम लक्ष्य यह है कि यह आपके दर्शकों को आपकी रिपोर्ट में पहुंचने से पहले ही जीत देगा या यदि वह पूरी बात नहीं पढ़ना चाहता है। यह आपकी रिपोर्ट की लंबाई के 10 प्रतिशत से अधिक नहीं होना चाहिए, और किसी भी मामले में 10 से अधिक पृष्ठों पर नहीं। आप चाहते हैं कि आपका पाठक बहुत समय निवेश किए बिना इसके माध्यम से प्राप्त कर सके, जो कि उसके निपटान में नहीं हो सकता है। अपने लेखन को यथासंभव सम्मोहक बनाएं क्योंकि यह आपके मामले को बताने का एकमात्र मौका हो सकता है यदि आपके दर्शक आपकी रिपोर्ट में शामिल विवरणों को नहीं पढ़ते हैं। आपके हर वाक्य का मूल्य है - प्रत्येक को आपके पाठक के हित का ध्यान रखना चाहिए।
मुख्य बिंदुओं को हाइलाइट करें
पहले अपनी रिपोर्ट लिखो। जैसा कि आप इसे पढ़ते हैं, प्रत्येक अनुभाग में सबसे महत्वपूर्ण जानकारी पर ध्यान दें। आप अपनी रिपोर्ट में पहले से ही शामिल प्रत्येक अनुभाग में अपने सारांश का एक छोटा सा भाग समर्पित करना चाहते हैं। अनुभागों को उसी क्रम में दिखाई देना चाहिए ताकि आपका पाठक आसानी से अधिक गहन जानकारी पा सके, यदि वह रुचि रखता है। बुलेट अनुभाग या कुछ वाक्यों को समर्पित करें - प्रत्येक पैराग्राफ में - प्रत्येक अनुभाग में, उस जानकारी की व्याख्या करते हुए, जिसे आपने हाइलाइट करने के लिए चुना है। रिपोर्ट में आपके द्वारा दिए गए उन्हीं कथनों को दोहराने से बचें - सूचना पर एक नया स्पिन डालें।
अपने बिजनेस आइडिया पर विचार करें
आपकी परियोजना के आधार पर, आपकी रिपोर्ट के वर्गों - और, विस्तार से, आपका सारांश - अलग होगा। आप एक शुरूआत के साथ शुरुआत करना चाहते हैं और एक समापन के साथ समाप्त होना चाहते हैं, दोनों को बुकेंड बिक्री पिच के रूप में काम करना चाहिए। लेकिन आपकी रिपोर्ट और सारांश का मांस आपके विशिष्ट प्रोजेक्ट के लिए समर्पित होगा। यदि आप किसी परियोजना के लिए धन माँग रहे हैं, उदाहरण के लिए, आपकी रिपोर्ट में आपकी कंपनी के बारे में विवरण देने वाला एक खंड और एक मिशन विवरण शामिल होगा, दोनों को आपके सारांश में कुछ पंक्तियों में घटाया जाना चाहिए। रिपोर्ट का एक अन्य भाग वित्तीय विवरण के लिए समर्पित हो सकता है। विवरण के बिना नीचे पंक्ति के आंकड़े देने के लिए अपने सारांश का उपयोग करें और अपने पाठक से आपको क्या वित्तपोषण की आवश्यकता है, यह बताएं।
यदि आपका लक्ष्य एक नए उत्पाद का व्यापार करना है, तो आपकी रिपोर्ट में आपके बाजार अनुसंधान और आपके निष्कर्षों का विवरण शामिल होना चाहिए, इसलिए इस जानकारी को प्रबंधनीय पठनीयता तक नीचे लाने के लिए अपने सारांश के एक हिस्से को समर्पित करें।
पॉलिसी आइडिया को बढ़ावा दें
यदि आपकी परियोजना में नीतिगत बदलाव करना शामिल है, तो आपकी रिपोर्ट में मुद्दे की व्याख्या, आपके सुझाव, शोध शामिल हो सकते हैं, जिन्होंने आपके सुझावों और कार्यान्वयन के लिए विचार करने में आपकी मदद की।आपको उस अनुभाग को शामिल नहीं करना होगा जो आपके वित्त को उजागर करता है, लेकिन यह अभी भी लागत को संबोधित करना चाहिए यदि आपका परिवर्तन कंपनी या संस्थान के लिए कुछ खर्च को शामिल करने जा रहा है। अपनी अनुमानित डॉलर राशि को सारांश में बताएं और यह बताने के लिए एक वाक्य या दो समर्पित करें कि कंपनी इतना खर्च क्यों कर रही है। आप सुझाव भी दे सकते हैं कि धन कहाँ से आ सकता है।
