कर्मचारी जो अपने स्वयं के धन से अनुमोदित व्यावसायिक खर्चों का भुगतान करते हैं, वे आमतौर पर अपने नियोक्ताओं से प्रतिपूर्ति की उम्मीद कर सकते हैं। इस तरह की प्रतिपूर्ति और गारंटी देने के लिए कि लागत को कंपनी के बहीखाता में सही ढंग से बुक किया गया है, कर्मचारियों से ऐसे सभी आउट-ऑफ-पॉकेट खर्चों की एक विस्तृत रिपोर्ट प्रस्तुत करने की उम्मीद की जाती है।
आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी
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कंप्यूटर
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संगणक मुद्रक
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(वैकल्पिक) कंपनी व्यय रिपोर्ट टेम्पलेट
यदि आपकी कंपनी एक व्यय रिपोर्ट टेम्पलेट प्रदान करती है, तो उसे एक्सेस करें और उसके निर्देशों का पालन करें।
यदि नहीं, तो अपनी प्राप्तियों को एक साथ इकट्ठा करें, और उन्हें कालानुक्रमिक क्रम में रखें। उन सभी खर्चों को भी सूचीबद्ध करें जिनके लिए आपके पास रसीदें नहीं हैं, जैसे ऑटोमोबाइल माइलेज और समाचार पत्र और होटल वेंडिंग मशीनों से खरीदे गए जलपान जैसी घटनाएं।
यदि आप कंपनी द्वारा प्रदान किए गए टेम्पलेट के बिना अपनी रिपोर्ट बना रहे हैं, तो कंप्यूटर स्प्रेडशीट का उपयोग करें। एक टेम्प्लेट बनाएं और प्रत्येक नई रिपोर्ट के लिए एक नई वर्कशीट पर कॉपी करें जिसे आप तैयार करते हैं। हर शीट हेडर को आपका नाम, विभाग का नाम और कोड और रिपोर्ट द्वारा कवर की गई अवधि को नोट करना चाहिए। इस जानकारी के नीचे, आपके टेम्प्लेट में कम से कम पांच कॉलम होने चाहिए, जिनमें डेट, पेई, उद्देश्य या विवरण और राशि शामिल होगी। आपकी कंपनी की नीति के आधार पर, आपको इस तरह की जानकारी के लिए अतिरिक्त कॉलम जोड़ने की आवश्यकता हो सकती है जैसे अकाउंटिंग कोड, मीटिंग अटेंडर्स, और इसी तरह।
अपने प्राप्तियों और स्रोतों के रूप में सूची का उपयोग करके अपने खर्चों को अपने आदेश में सूची में शामिल करें। प्रति अवधि एक रिपोर्ट तैयार करें - चाहे साप्ताहिक, द्वि-मासिक, मासिक या अन्यथा, आमतौर पर आपकी कंपनी की नीति में निर्दिष्ट हो। यदि आपके पास एक ही दिन के लिए कई रसीदें हैं, तो यह उन्हें खर्च के प्रकार, जैसे कि भोजन खर्च और पार्किंग खर्चों के आधार पर समूह बनाने में मदद करता है।
यदि आपको किसी उद्देश्य के लिए एक फ्लैट-रेट भत्ता प्राप्त होता है, तो प्राप्त व्यय के बाद, रिपोर्ट के निचले भाग में इसे अपनी पंक्ति में दर्ज करें।
यदि आप अपने व्यक्तिगत वाहन पर लगाए गए लाभ के लिए प्रतिपूर्ति कर रहे हैं, तो आपको कंपनी की नीति के अनुसार, एक दैनिक या साप्ताहिक आधार पर एक ऑटोमोबाइल लॉग रखना चाहिए और अपनी व्यय रिपोर्ट में लाभ को स्थानांतरित करना चाहिए। एक अलग व्यय मद के रूप में अपनी स्वयं की पंक्ति पर लाभ दर्ज करें। पेई कॉलम में "व्यक्तिगत ऑटो माइलेज", विवरण कॉलम में मील और प्रति-मील की दर (यानी, "275 मील @ 58 सेंट / मील"), और राशि कॉलम में प्रतिपूर्ति की जाने वाली राशि दर्ज करें। ध्यान दें कि प्रत्येक नियोक्ता का अपना माइलेज प्रतिपूर्ति दर है।
जब सभी व्यय दर्ज किए जाते हैं, तो उन्हें राशि कॉलम में अंतिम आइटम के रूप में कुल। यदि आपको खर्चों को कवर करने के लिए नकद अग्रिम प्राप्त हुआ है, तो उस राशि को अपने कुल खर्चों से घटाएं। यह आपकी प्रतिपूर्ति की जाने वाली राशि है।
विभिन्न नियोक्ताओं के पास रसीदें जमा करने के तरीके के बारे में अलग-अलग नीतियां हैं। आपकी आवश्यकता हो सकती है कि आप मूल रसीदें जमा करें, या आप स्कैन या फोटोकॉपी जमा करें। आपको उन्हें पार करने की आवश्यकता हो सकती है इसलिए रसीद के साथ खर्चों का मिलान करने के लिए अपने प्रतिपूर्ति को संभालने वाले व्यक्ति के लिए यह आसान है। यदि आप माइलेज प्रतिपूर्ति के लिए दावा प्रस्तुत कर रहे हैं, तो आपको अवधि के लिए अपने ऑटो लॉग की एक प्रति भी जमा करनी चाहिए।
अपनी व्यय रिपोर्ट को फॉर्म में, और प्राप्तियों के साथ, अपने नियोक्ता की नीति के अनुसार जमा करें। केवल वर्कशीट को मौजूदा सप्ताह के खर्चों के साथ जमा करें, न कि पूरे स्प्रेडशीट फ़ाइल को खाली टेम्पलेट और कई हफ्तों के खर्चों के साथ।
टिप्स
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जब भी संभव हो, ऐसे क्रेडिट कार्ड के साथ प्रतिपूर्ति खर्चों का भुगतान करें जो आप ऐसे खर्चों के लिए पूरी तरह से उपयोग करते हैं। इससे आपको प्रतिपूर्ति व्यवसाय व्यय पर नज़र रखने और उनके भुगतान को समेटने में मदद मिलेगी।
एक ही रसीद पर व्यवसाय और व्यक्तिगत खर्चों को कम करने से बचें।
रिपोर्ट पर दावा की गई राशियों के विरुद्ध सभी रिपोर्ट को डबलचेक करें और व्यय रसीदों का मिलान करें। कई गलतियां तब होती हैं जब कार्य से भागते लोग रसीद से लेकर व्यय रिपोर्ट तक गलत राशि स्थानांतरित करते हैं।
हमेशा अपने नियोक्ता के एचआर, पेरोल, या लेखा विभाग के साथ जांच करें कि खर्चों की सही और समय पर प्रतिपूर्ति के लिए मार्गदर्शन किया जाए।
चेतावनी
खर्चों के बारे में कभी झूठ न बोलें। यह कंपनी से चोरी कर रहा है और समाप्ति या आपराधिक अभियोजन जैसे प्रतिकूल परिणाम दे सकता है।
किसी भी प्रतिबंध के लिए अपने नियोक्ता से जांच लें कि आप किस चीज के लिए प्रतिपूर्ति कर सकते हैं। प्रत्येक भोजन को निष्कासित करने में सक्षम नहीं हो सकता है, और आप शराब, ड्राईक्लीनिंग या वैलेट पार्किंग जैसी चीजों को खर्च करने में सक्षम नहीं हो सकते हैं। आपके नियोक्ता के पास दिशा-निर्देश होना चाहिए कि क्या प्रतिपूर्ति योग्य नहीं है।
केवल अपने स्वयं के स्वीकृत व्यावसायिक खर्चों के लिए भुगतान करें - अन्य लोगों के खर्चों का भुगतान न करें जब तक कि आपके पास ऐसा करने का अधिकार न हो। किसी अन्य कर्मचारी के खर्च का भुगतान करने से भी बचें जो प्रतिपूर्ति खर्च करता है।
