यदि आप एक भावुक कर्मचारी हैं और आप नोटिस करते हैं कि आपके काम की कुछ प्रक्रियाओं में सुधार किया जा सकता है, तो आप नई प्रक्रियाओं को शुरू करने के प्रस्ताव पर विचार कर सकते हैं। इस तरह के प्रस्ताव पत्र (या ईमेल) को आंतरिक प्रस्ताव के रूप में वर्गीकृत किया जा सकता है। आंतरिक प्रस्ताव लिखना बाहरी लोगों के लेखन की तुलना में थोड़ा अलग है। क्योंकि आप उन लोगों को लिख रहे हैं जो उसी संगठन में काम कर रहे हैं जैसा आप करते हैं, आप अपने आंतरिक शब्दजाल का उपयोग कर सकते हैं और गोपनीय जानकारी का उपयोग करने के बारे में कम संवेदनशील हो सकते हैं।
अपने प्रस्ताव के लिए एक योजना बनाएं। उन दर्शकों को निर्धारित करें जिन्हें आप प्रस्ताव को संबोधित करेंगे। यदि आप चाहते हैं कि आपका संगठन एक नई लेखा प्रणाली पेश करे, उदाहरण के लिए, लेखा विभाग से संपर्क करें, तो शायद मुख्य लेखाकार का कार्यालय। इसके अलावा, अपने प्रस्ताव के उद्देश्य को निर्धारित करें - उदाहरण के लिए, एक निश्चित लेखा प्रणाली का कार्यान्वयन। इसके अलावा, अपने आप को पाठकों के जूते में रखो। इससे आप बेहतर तरीके से समझ पाएंगे कि आप दर्शकों को कैसे मना सकते हैं कि आपका प्रस्ताव स्वीकार कर लिया जाए।
प्रस्ताव लिखना शुरू करें। बहुत शुरुआत में, स्पष्ट रूप से और स्पष्ट रूप से आपके पत्र का उद्देश्य बताता है। उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं, "मैं यह पत्र लेखा विभाग से एबीसी लेखा प्रणाली को लागू करने पर विचार करने के लिए कहने के लिए लिख रहा हूं।"
अपने संगठन में वर्तमान प्रक्रियाओं का वर्णन करें। वर्तमान प्रक्रियाओं में कोई भी अक्षमता दिखाएं। उदाहरण के लिए, चालू लेखा प्रणाली संचालित करने के लिए बहुत समय लेने वाली हो सकती है। इसके अतिरिक्त, यह महंगा त्रुटियां कर सकता है।
नई प्रक्रियाओं का एक संक्षिप्त विवरण प्रदान करें। यह रेखांकित करें कि वे पुराने से कैसे भिन्न होंगे। सबसे पहले, कुछ ही वाक्यों में अपने प्रस्ताव का वर्णन करें। उसके बाद, जितना आवश्यक हो उतना विवरण दें। हालाँकि, प्रस्ताव पत्र को संक्षिप्त और संक्षिप्त रखें।
वे तर्क दें जो प्रस्तावित नई प्रक्रियाओं के कार्यान्वयन का समर्थन करते हैं। उन लाभों को स्पष्ट रूप से सूचीबद्ध करें जो नई प्रक्रियाओं को संगठन में ला सकते हैं। संभावित लाभों में उच्च उत्पादकता, उत्पादित वस्तुओं या सेवाओं की बेहतर गुणवत्ता, कच्चे माल की अधिक बचत और कर्मचारी मनोबल में वृद्धि शामिल हो सकती है।
यदि लागू हो तो किसी भी दस्तावेज के साथ अपने प्रस्ताव का बैकअप लें। उदाहरण के लिए, नई प्रक्रियाओं का आपके संगठन में या आपके उद्योग में कहीं और परीक्षण किया गया हो सकता है। सभी सहायक दस्तावेजों को स्पष्ट रूप से चिह्नित करें और प्रस्ताव पत्र के पाठ में उनके अर्थ को इंगित करें।
आपके संगठन में प्रस्तावित प्रक्रियाओं को कैसे लागू किया जा सकता है, इस पर विवरण दें। यदि आप एक नई लेखा प्रणाली शुरू करने का प्रस्ताव करते हैं, तो कार्यान्वयन चरणों में किया जा सकता है। कुछ समय के लिए, नई और पुरानी प्रणालियों को एक साथ संचालित किया जा सकता है। नई प्रणाली का परीक्षण करने के बाद, पुरानी प्रणाली को चरणबद्ध किया जा सकता है।
सबमिट करने से पहले प्रस्ताव पत्र को पढ़ने के लिए किसी और को प्राप्त करें। आलोचना के लिए पूछें। प्रस्ताव पर चर्चा करें और उन बिंदुओं की पहचान करें जहां इसे बेहतर बनाया जा सकता है। प्रस्ताव में कुछ वाक्यों को बदलने के लिए इसे और अधिक ठोस बनाएं।
अपना प्रस्ताव प्रस्तुत करें।
टिप्स
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सरल भाषा का प्रयोग करें। यदि आपको कुछ शर्तों का उपयोग करने की आवश्यकता है, तो उनकी परिभाषा दें, जब तक कि आप निश्चित न हों कि प्रस्ताव पढ़ने वाला व्यक्ति उनसे परिचित है। इसके अलावा, छोटे वाक्यों को प्राथमिकता दें जो स्पष्ट और बिंदु पर हों।
