चाहे आप किसी कानूनी दावे का पालन कर रहे हों या अपने व्यक्तिगत व्यवसाय रिकॉर्ड के लिए पूर्व नियोक्ता से अपने कर्मियों की फाइल की प्रतिलिपि चाहते हों, ऐसे कुछ विशिष्ट चरण हो सकते हैं जिन्हें आपको अपनी फ़ाइल प्राप्त करने के लिए करना होगा। कोई भी संघीय कानून मौजूद नहीं है, जिससे नियोक्ताओं को पूर्व कर्मचारियों से अनुरोध करने की आवश्यकता होती है जो अपने कर्मियों की फाइलें देखना चाहते हैं; हालाँकि, कुछ राज्यों में कर्मचारी रिकॉर्ड से संबंधित कर्मचारियों की पहुंच से संबंधित कानून हैं। इसके अलावा, कई नियोक्ता अपने कर्मचारियों के रिकॉर्ड को देखने के लिए समय पर अनुरोध प्रस्तुत करने वाले पूर्व कर्मचारियों को, अच्छे विश्वास में जवाब देते हैं।
अपनी व्यक्तिगत फ़ाइलों से अपनी पूर्व कर्मचारी पुस्तिका प्राप्त करें। यदि आपने अपनी कर्मचारी पुस्तिका की एक प्रति अपने पास नहीं रखी है, तो अपने पूर्व नियोक्ता से संपर्क करके अपनी रोजगार फ़ाइल के लिए अनुरोध करें। इस बीच, आपके द्वारा वर्तमान में आपके द्वारा याद किए जा रहे रोजगार-संबंधी दस्तावेज़ों का निर्धारण करने के लिए वर्तमान में नियोजित कार्यों की समीक्षा करें। अपने कर्मियों की फाइल समीक्षा की प्रत्याशा में अपनी व्यक्तिगत रोजगार सामग्री व्यवस्थित करें। कुछ ऐसे रोजगार दस्तावेजों की सूची तैयार करें जिनकी आप समीक्षा और प्रतिलिपि करना चाहते हैं। जब आपके पूर्व नियोक्ता आपके अनुरोध को स्वीकार करते हैं, तो उसकी समीक्षा करने और प्रतिलिपि करने के लिए फ़ाइल सामग्रियों की एक सूची के रूप में इसका उपयोग करें।
यदि आपके पास तीसरे पक्ष का प्रतिनिधित्व है, तो अपने प्रतिनिधि या वकील को कार्मिक दस्तावेजों के लिए कर्मचारी के अनुरोध से संबंधित सभी जानकारी भेजें। जब पूर्व कर्मचारियों का कानूनी प्रतिनिधित्व होता है, तो यह वकील या कानूनी वकील द्वारा अनुरोध शुरू करने के लिए प्रथागत होता है। यदि कोई अटॉर्नी आपकी फ़ाइल सामग्री के लिए लिखित अनुरोध प्रस्तुत करता है, तो नियोक्ता को कर्मचारी के प्रतिनिधि को प्रतियां तैयार करनी चाहिए।
अपने राज्य के श्रम विभाग की वेबसाइट पर पहुँचें और कार्मिक फ़ाइलों के लिए कर्मचारी अनुरोधों से संबंधित कानूनों को पढ़ें। यदि आप एक निजी क्षेत्र के नियोक्ता द्वारा नियोजित किए गए थे, तो पूर्व कर्मचारियों की कार्मिक फ़ाइल की प्रतियां बनाने के लिए व्यवसायों के दायित्व से संबंधित कानूनों की खोज करें। पूर्व सार्वजनिक क्षेत्र के कर्मचारियों द्वारा उपयोग से संबंधित राज्य कानूनों को राज्य के श्रम कानूनों द्वारा या सार्वजनिक रिकॉर्ड जारी करने से संबंधित विधियों के भीतर संबोधित किया जा सकता है। सरकारी कर्मचारियों को सार्वजनिक कर्मचारी माना जाता है, इसलिए, उनके रोजगार पर लागू होने वाले नियमों को कभी-कभी खुले रिकॉर्ड कानूनों या सनशाइन कानूनों के विषय में कानून में संहिताबद्ध किया जाता है। सनशाइन कानून जनता को सार्वजनिक डोमेन में रिकॉर्ड तक पहुंच प्रदान करते हैं।
अपने कर्मियों फ़ाइल के लिए एक लिखित अनुरोध ड्राफ़्ट करें। यदि आपके पूर्व नियोक्ता के पास रोजगार फ़ाइलों के अनुरोध के लिए एक नीति है, तो संभावना है कि नीति को लिखित अनुरोध की आवश्यकता है। दूसरी ओर, यदि आपके राज्य का श्रम विभाग रोज़गार फ़ाइलों के अनुरोध के लिए कुछ कदम उठाता है, तो आपको एक लिखित अनुरोध प्रस्तुत करना पड़ सकता है। कुछ उदाहरणों में, पूर्व कर्मचारियों को प्रमाणित मेल के माध्यम से अपना लिखित अनुरोध प्रस्तुत करना होगा ताकि उनके पास अनुरोध का एक रिकॉर्ड हो।यहां तक कि अगर आपके नियोक्ता के पास मेलिंग आवश्यकताएं नहीं हैं, तो अपने अनुरोध को भेजने के लिए प्रमाणित, रिटर्न रसीद मेल का उपयोग करने पर विचार करें। यह सुनिश्चित करता है कि जब आपके अनुरोध को कंपनी द्वारा मेल और प्राप्त किया गया था, तो आपके पास उसका रिकॉर्ड होगा।
टिप्स
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भविष्य में समय बचाने के लिए, अपने वर्तमान नियोक्ता से अपने रोजगार रिकॉर्ड की एक प्रति बनाए रखें। अपने स्वयं के व्यक्तिगत रोजगार फ़ाइल को अपने रोजगार की शुरुआत से संकलित करना आसान है। अपनी कर्मचारी पुस्तिका की एक प्रति वापस लें, ताकि आपके पास नौकरी छोड़ने के बाद आपके पास रोजगार नीतियों के बारे में प्रश्न हों।
चेतावनी
जब आप अपनी फ़ाइल की समीक्षा करते हैं, तो आपको फोटोकॉपी की लागत के लिए भुगतान करना पड़ सकता है। कई नियोक्ता आपके रोजगार दस्तावेजों की प्रतियां नि: शुल्क प्रदान करेंगे; हालाँकि, नियोक्ता अपने अधिकारों के भीतर अच्छी तरह से फोटोकॉपी कर्मचारी फ़ाइल सामग्री के लिए उचित शुल्क चार्ज कर रहे हैं।
