जिस तरह मीटिंग शुरू करने और चलाने के लिए एक निश्चित प्रोटोकॉल होता है उसी तरह मीटिंग खत्म करने के लिए एक निश्चित प्रोटोकॉल होता है। चाहे इसकी एक प्रशिक्षण बैठक, बोर्ड की बैठक, या अन्य घटना, जानें कि इसे कैसे ठीक से और प्रभावी ढंग से समाप्त किया जाए।
भले ही आपने प्रशिक्षण या बैठक के चरणों को एक एजेंडे में शामिल किया हो, जो कि आयोजन की शुरुआत में प्रतिभागियों को दिया गया था, प्रतिभागियों को मौखिक रूप से बताएं कि संवाद बंद होने वाला है।
घटना के उद्देश्य पर जाएं और प्रतिभागियों को बताएं कि आपने बैठक या प्रशिक्षण के माध्यम से क्या हासिल करने की उम्मीद की थी।
रिकॉर्डर या सचिव के नोट्स का उपयोग करते हुए, बैठक या प्रशिक्षण के परिणामस्वरूप प्रतिभागियों के साथ एकत्रित की गई किसी भी जानकारी की समीक्षा करें।
मीटिंग या प्रशिक्षण प्रतिभागियों को जानकारी जोड़ने या सही करने का अवसर दें, उनके पास मौजूद किसी भी प्रश्न का उत्तर दें और बताएं कि जानकारी का उपयोग कैसे किया जाएगा। इस तरह, कर्मचारी या अन्य प्रतिभागी प्रशिक्षण या अन्य कार्यक्रम को सुरक्षित और आरामदायक महसूस करने से दूर चले जाएंगे।
यदि आपके प्रशिक्षण या बैठक में कोई भी निजी जानकारी शामिल है, जिसे कमरे के बाहर साझा नहीं किया जाना चाहिए, तो जानकारी की गोपनीय प्रकृति के बारे में बताएं और कर्मचारियों या अन्य प्रतिभागियों से विशिष्ट टिप्पणियों या विशेषाधिकार प्राप्त जानकारी के बारे में बात न करने के लिए कहें।
आप प्रतिभागियों को रेटिंग शीट भरने के लिए, या मीटिंग या प्रशिक्षण सामग्री पर टिप्पणी कार्ड रेटिंग भरने के लिए कहना चाह सकते हैं। कुछ सूत्रधार अपनी ताकत और कमजोरियों का पता लगाने और आत्म-सुधार के लिए उनकी मदद करने के लिए ऐसा करते हैं।
प्रतिभागियों को उनके इनपुट के लिए धन्यवाद, आपके साथ धैर्य रखने के लिए और यह सुनिश्चित करने के लिए कि वे प्रशिक्षण या अन्य कार्यक्रम में शामिल हुए।
