वकीलों का समर्थन करने के लिए एक कार्यालय का आयोजन पैरालीगल, कानूनी सचिवों और कानूनी सहायकों के लिए एक शानदार तरीका है। छोटे कानून कार्यालयों में, वकीलों को खुद को व्यवस्थित करना पड़ सकता है। अधिकांश कानून कार्यालयों में एक केंद्रीकृत फाइलिंग सिस्टम होता है, और केस फाइलों को केस वर्क के लिए आवश्यक होने पर ही वकीलों को चेक आउट किया जाता है। क्योंकि वकील अपना समय ग्राहकों के साथ बैठक, अदालती कार्यवाही में भाग लेने, जमा राशि लेने और अन्य मामले के काम करने में बिताते हैं, वे जरूरत पड़ने पर कागजी कार्रवाई खोजने के लिए कार्यालय संगठन पर निर्भर होते हैं।
भावी मामले
कानून कार्यालय में प्रत्येक वकील को भावी मामलों से संबंधित जानकारी पर नज़र रखने के लिए एक प्रणाली की आवश्यकता होती है।जिम विर्केन, सिविल ट्रायल अटॉर्नी और कैनसस सिटी में विरकेन लॉ ग्रुप के बोर्ड के अध्यक्ष, एक प्रॉस्पेक्टिव न्यू मैटर रिपोर्ट नामक फॉर्म का उपयोग करने की सलाह देते हैं। यह मानक रूप एक वकील को एक संभावित ग्राहक की जानकारी को ट्रैक करने में मदद करता है, इस मामले के बारे में बातचीत के बारे में नोट्स रखें और मामले पर परामर्श के लिए रिकॉर्ड किए गए समय को रिकॉर्ड करें। यदि बाद में कोई केस फाइल खोली जाती है, तो एक वकील या सपोर्ट पर्सन इस फॉर्म का इस्तेमाल पेपर फाइल और केस मैनेजमेंट डेटाबेस सिस्टम में एक नई फाइल बनाने के लिए कर सकता है।
फ़ाइल संगठन
फ़ाइल संगठन एक कानून कार्यालय के आयोजन की कुंजी है। यह प्रक्रिया केस फाइलों को व्यवस्थित करने और लेखा अभिलेखों को व्यवस्थित करने के लिए महत्वपूर्ण है। फ़ाइल संगठन भी मदद करता है एक लॉ ऑफ़िस पर ग्राहक की धारणाओं पर अंकुश लगाने और ग्राहक प्रतिधारण को सुविधाजनक बनाने में मदद करता है। पेपर फ़ाइलों के लिए, प्रत्येक फ़ाइल फ़ोल्डर को व्यवस्थित करने के लिए एक कानून कार्यालय को एक प्रणाली विकसित करनी चाहिए। उदाहरण के लिए, किसी फ़ाइल के प्रत्येक अनुभाग में, उसी प्रकार के दस्तावेज़ हर बार रखे जाने चाहिए। प्रत्येक अनुभाग में, दस्तावेज़ों को रंगीन टैब (संख्याओं या तिथियों के साथ) की आवश्यकता हो सकती है ताकि यह इंगित किया जा सके कि प्रत्येक दस्तावेज़ कहाँ से शुरू और समाप्त होता है। पत्रों को कालानुक्रमिक क्रम में दर्ज किया जाना चाहिए, या तो हाल ही में सबसे ऊपर के दस्तावेज़ के साथ या प्रत्येक अनुभाग के पीछे।
एक कानूनी फर्म एक फ़ाइल फ़ोल्डर गाइड विकसित कर सकती है और इसे सभी कर्मचारियों को प्रदान कर सकती है। नए फाइलिंग क्लर्कों को फाइल गाइड को समझने के लिए प्रशिक्षण की आवश्यकता हो सकती है। अधिकांश दाखिल कार्यों के लिए वकीलों और कानूनी सहायता कर्मचारियों को पेशेवर दाखिल कर्मचारियों पर भरोसा करना चाहिए।
इलेक्ट्रॉनिक डाटा स्टोरेज
एक संगठन मामले और लेखा जानकारी को ट्रैक करने के लिए एक केस मैनेजमेंट डेटाबेस सिस्टम का भी उपयोग कर सकता है। कुछ डेटाबेस प्रबंधन प्रणालियों में फ़ैक्स, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ और स्कैन किए गए दस्तावेज़ों को इलेक्ट्रॉनिक डेटाबेस में केस फाइल करने की क्षमता शामिल है। कुछ डेटाबेस सिस्टम गैर-नियमित कार्यों के लिए विशेष रूप से उपयोगी होते हैं, जैसे कि अगर किसी वकील के पास क्लाइंट का प्रतिनिधित्व करने में हितों का टकराव हो (जो नैतिक उल्लंघन हो सकता है)।
कर्मचारियों और वकीलों को इस डेटाबेस प्रबंधन प्रणाली का उपयोग इलेक्ट्रॉनिक रूप से जानकारी संग्रहीत करने के तरीके का प्रशिक्षण प्राप्त करना चाहिए। एक कानून कार्यालय उन उपयोगकर्ताओं के प्रोफाइल को सीमित करना चाह सकता है जो महत्वपूर्ण ग्राहक जानकारी खोने से रोकने के लिए रिकॉर्ड सम्मिलित या हटा सकते हैं।
