एक लिखित प्रस्ताव हमेशा एक सेवा, उत्पाद या परियोजना के साथ एक आवश्यकता का जवाब देने की पेशकश करता है। सफल होने के लिए, प्रस्ताव को एक साथ प्रस्तावक की योग्यता, समाधान और बजट के बारे में अपने दर्शकों को सूचित करना चाहिए और उन्हें आश्वस्त करना चाहिए।एक आग्रह प्रस्ताव आमतौर पर विशिष्ट जानकारी प्रदान करता है जो पाठक एक विशेष क्रम और प्रारूप में अनुरोध करते हैं। एक अनचाहे प्रस्ताव को कभी-कभी पाठकों को समझाने की आवश्यकता होती है कि एक आवश्यकता भी मौजूद है। किसी भी तरह, एक प्रस्ताव के लिए एक सम्मोहक शुरुआत, मध्य और अंत होना चाहिए। अपने प्रस्ताव के प्रत्येक भाग को आसानी से प्रदान करें कि आपके पाठकों को विश्वास के साथ आपके प्रस्तावित समाधान को स्वीकार करने के लिए क्या जानने की आवश्यकता है।
शुरू
अपने प्रस्ताव का "सामने वाला मामला" बनाएं। आमतौर पर इसमें ट्रांसमिटेड का एक अक्षर, एक शीर्षक पृष्ठ, सामग्री की एक तालिका और एक परियोजना सारांश होता है। आपका प्रस्ताव सारांश 100 से 300-शब्द सार या एक-पृष्ठ कार्यकारी सारांश का रूप ले सकता है।
शीर्षक "परिचय" के साथ अपना प्रस्ताव शुरू करें। अपने प्रस्ताव के उद्देश्य को प्रकट करें और इसकी सामग्री का पूर्वावलोकन करें। अपने पाठकों के साथ या सूचना के विभिन्न स्रोतों के साथ अपने संबंधों का वर्णन करें। अपने पाठकों को आकर्षित करने के लिए अपने समाधान, विशेष रूप से इसके लाभों का संक्षेप में वर्णन करें।
अपने प्रस्ताव की "पृष्ठभूमि" पर चर्चा करें और समस्या का वर्णन करें और अपने दर्शकों का वर्णन करें। प्रदर्शित करें कि आपने ध्वनि समाधान के साथ आने के लिए कई कोणों से अच्छी तरह से इस मुद्दे पर शोध किया है। अपने परिसर और मान्यताओं को स्पष्ट रूप से बताएं और प्रस्ताव में आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले किसी भी मूल शब्द को परिभाषित करें।
मध्य
अपने "समाधान" का वर्णन करें। अपने पाठकों को दिखाएं कि आपका समाधान दबाव मुद्दे को संबोधित करने का सबसे अच्छा तरीका क्यों है। अपने दावों का समर्थन करने के लिए कठिन तथ्यों और आंकड़ों का उपयोग करते हुए, दृढ़ता से अपने समाधान के लाभों पर चर्चा करें।
"दृष्टिकोण" या "कार्यप्रणाली" का वर्णन करें जिसके साथ आप अपने समाधान को लागू करेंगे। आप कैसे कार्य का प्रबंधन और प्रबंधन करेंगे और गुणवत्ता के परिणाम प्रदान करने के लिए पर्याप्त श्रम और संसाधन सुनिश्चित करने के बारे में जानकारी शामिल करें। एक शेड्यूल का विस्तार करें जो प्रमुख मील के पत्थर और महत्वपूर्ण चौकियों को इंगित करता है, और एक कार्य योजना समय के माध्यम से सभी प्रतिभागियों की भागीदारी को दर्शाता है।
अपने पाठकों को अपनी क्षमताओं में सहज और आत्मविश्वास बनाने के लिए अपनी "योग्यता" को सूचीबद्ध करें। सबूत दें कि आप और आपकी टीम, यदि कोई है, तो काम को अच्छी तरह से करने के लिए अनुभव और पृष्ठभूमि है।
एक "बजट" का विस्तार करें जो आपके लिए आवश्यक सभी संसाधनों और उनकी संबंधित लागतों को सूचीबद्ध करता है। प्रयास की कुल लागत की गणना करें, जिसमें श्रम, सामग्री, उपकरण, आपूर्ति और आगे शामिल हैं।
समाप्त
एक "निष्कर्ष" के साथ अंत करें जो आपके समाधान के लाभों को दोहराता है और उजागर करता है। उत्साहपूर्वक अनुमोदन, आत्मविश्वास और सम्मोहक रूप से आग्रह। आवश्यकतानुसार अतिरिक्त जानकारी देने का प्रस्ताव।
अपने "संदर्भ" को सूचीबद्ध करें। उन स्रोतों का हवाला दें, जिनका उपयोग आपने अपने प्रस्ताव को विकसित करने के लिए किया था।
एक "परिशिष्ट" खंड को पूरक दस्तावेजों में शामिल करें जो आपके प्रस्ताव में किए गए दावों का समर्थन करते हैं या बयान करते हैं। इनमें स्प्रेडशीट, फ्लोचार्ट, समान प्रोजेक्ट या केस स्टडी, रिज्यूमे, सिफारिश के पत्र, श्वेत पत्र और इसके आगे शामिल हो सकते हैं।
टिप्स
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आपके दर्शकों की जानकारी की जरूरत है कि आपके प्रस्ताव में क्या शामिल या बाहर रखा जाए।
किसी समस्या के बारे में अपने पाठकों से अपने समाधान के बारे में उत्तेजना के लिए नेतृत्व करें। अपनी लागत जानकारी को अपनी आश्वस्त योग्यताओं के साथ पूर्ववर्ती करें, और अपने समाधान के रोमांचक अवसरों और लाभों की पुनरावृत्ति के साथ इसका पालन करें।
आपको उपर्युक्त सभी वर्गों की आवश्यकता नहीं हो सकती है और यहां तक कि कई खंडों को एक में जोड़ सकते हैं। इसके विपरीत, आप अपने पाठकों की आवश्यकता को जानने के लिए नए अनुभाग बना सकते हैं। उदाहरण के लिए, "पृष्ठभूमि की समीक्षा" के बाद एक "काम की समीक्षा" अनुभाग जोड़ें जो आपके प्रस्ताव से निकटता से संबंधित काम का वर्णन करने के लिए है; या, अपनी संविदा मान्यताओं, अपेक्षाओं या अपवादों को इंगित करने के लिए "योग्यता" के बाद "अनुबंध" अनुभाग जोड़ें।
आसान पढ़ने के लिए अपने प्रस्ताव को प्रारूपित करें। विवरण या उदाहरण के लिए मध्य भाग को जलाकर, अपने मुख्य बिंदु के साथ शुरू करने या समाप्त करने के लिए प्रत्येक पैराग्राफ को शिल्प करें। सुनिश्चित करें कि प्रत्येक पैराग्राफ 10 लाइनों से अधिक लंबा नहीं है। मुख्य बिंदुओं को व्यवस्थित या रेखांकित करें और पाठकों को जल्दी से जानकारी का पता लगाने में मदद करने के लिए हेडिंग और सबडिडिंग का उपयोग करें। जब तक अन्यथा निर्देश न दिया जाए, 10 से 12-पॉइंट फ़ॉन्ट आकार का उपयोग करें।
वर्तनी और व्याकरण त्रुटियों के लिए अपने प्रस्ताव की जाँच करें। जहां भी संभव हो, मुद्रण और सबमिट करने से पहले अपने प्रस्ताव की समीक्षा करने के लिए आँखों का एक नया सेट प्राप्त करें।
टेम्पलेट बनाएं और भविष्य के प्रस्तावों में सफल प्रस्तावों के लागू वर्गों को अनुकूलित करें।
