एक संगठन के लेखा विभाग के महत्वपूर्ण सदस्यों के रूप में, देय कर्मचारियों के खाते में कई लक्ष्य और उद्देश्य होते हैं जो सुनिश्चित करते हैं कि कंपनी का भुगतान ठीक से संभाला जाए। यद्यपि, लेखा विभाग का प्राथमिक लक्ष्य यह सुनिश्चित करना है कि विक्रेता और कर्मचारी भुगतान समयबद्ध तरीके से संभाले जाते हैं, खाते के देय कर्मचारी भी रास्ते में पाई जाने वाली त्रुटियों की जाँच और सुधार के लिए जिम्मेदार होते हैं। वे अन्य लेखांकन कर्तव्यों के साथ मदद करने में सक्षम हैं, जैसे कि फाइलों को व्यवस्थित करना और रिपोर्ट की समीक्षा करना, जो लेखांकन विभाग को अधिक कुशलता से संचालित करने की अनुमति दे सकते हैं।
समय पर प्रवेश
देय कर्मचारियों के लिए एक महत्वपूर्ण लक्ष्य भुगतान के लिए चालान की समयबद्ध प्रविष्टि है। अधिकांश कंपनियों में लेखा विभाग कर्मचारियों को अपने लक्ष्यों और उद्देश्यों को निर्धारित करने की अनुमति देता है जो विभाग के समग्र लक्ष्यों और उद्देश्यों के अनुरूप हैं। मेल खोलने वाला व्यक्ति चालान पर प्राप्त तिथि दर्ज करेगा। भुगतान करने वाले व्यक्ति भी तारीख को मुहर लगाते हैं और भुगतान के लिए इसे संसाधित करते समय चालान को आरंभ करते हैं। ये चरण उस समय की समीक्षा की अनुमति देते हैं, जब तक कि यह एक चालान की प्राप्ति से नहीं लेता है जब तक कि इसे लेखा प्रणाली में दर्ज नहीं किया जाता है। यह खातों को उनके लक्ष्यों के संबंध में उनकी गतिविधियों को मापने के लिए एक योग्य व्यक्ति या अन्य को प्रदान करता है।
कम हो गई त्रुटियाँ
जबकि त्रुटियां होती हैं, विचार यह है कि उन्हें कम करें या जितना संभव हो उतना उन्हें समाप्त करें। त्रुटियों को कम करने के लिए काम, बेहतर टाइपिंग और 10-कुंजी प्रविष्टि कौशल पर ध्यान देने की आवश्यकता है। इसमें लेखा प्रणाली में प्रवेश के बाद दर्ज किए गए कार्य की जाँच करना और आवश्यक सुधार को तुरंत करना शामिल है। यदि आप समाप्त होने पर प्रीपोस्टिंग रिपोर्ट के खिलाफ तुलना करके सिस्टम में काम करने की समीक्षा करते हैं, तो यह आपको सही करने और किसी भी त्रुटि को तुरंत खोजने की अनुमति देता है।
टर्नअराउंड समय की जाँच करें
जबकि चेक टर्नअराउंड समय हमेशा देय कर्मचारियों के खातों के नियंत्रण में नहीं होता है, उनके नियंत्रण में क्या है कि वे प्राप्त होते ही कितनी तेजी से चेक मेल करते हैं। ज्यादातर कंपनियों में, देय देय चेक सप्ताह में कम से कम एक बार मुद्रित किए जाते हैं। लक्ष्यों और उद्देश्यों को पूरा करना या प्राप्त करना लिफाफे को रसीद पर चेक के साथ भराई करना और उन्हें जितनी जल्दी हो सके मेल करना आवश्यक है। मेलिंग तिथियों को चालान वाउचर या चालान प्रतियों पर नोट किया जाता है।
अतिरिक्त सहायता
देय खातों का एक और लक्ष्य और उद्देश्य अन्य लेखांकन कार्यों का समर्थन करना है। इसका मतलब है कि न केवल खर्चों को रिकॉर्ड करना और चेक को जल्दी से प्रिंट करना, बल्कि लेखांकन के अन्य क्षेत्रों को सहायता प्रदान करना, जिसमें खरीद ऑर्डर क्लोजआउट, सिस्टम में बजट इनपुट, फ़ाइल संगठन या अधिक शामिल हो सकते हैं। देय खाते रिपोर्ट की समीक्षा भी कर सकते हैं और आवश्यकतानुसार त्रुटियों या सुधारों के लिए लेखांकन पोस्टिंग की दोहरी जांच कर सकते हैं।
