आप चाहे जिस भी उद्योग में हों या जिस तरह का काम करते हैं, यह इस बात से अपरिहार्य है कि किसी बिंदु पर आपको व्यावसायिक बैठक में भाग लेना होगा। कुछ कार्यस्थलों, विशेष रूप से कार्यालय की सेटिंग्स में, दिन में कई बैठकें होती हैं, जबकि अन्य केवल हर कुछ हफ्तों में एक बार हो सकते हैं। इसके बावजूद, यह जानना महत्वपूर्ण है कि आपके कार्यस्थल पर होने वाली बैठकों में किस प्रकार के विषयों पर चर्चा की जाती है, एक प्रभावी बैठक कैसे आयोजित की जानी चाहिए और एक बैठक के दौरान क्या शिष्टाचार नियम का पालन करना चाहिए। यदि आप बैठक चलाने के प्रभारी हैं, तो आपको बैठक में उपस्थित लोगों के लिए आइसब्रेकर या नोट्स, या मिनट लेने की आवश्यकता हो सकती है।
बिजनेस मीटिंग क्या है?
संक्षेप में, कार्यस्थल पर चिंता करने वाले विचारों, लक्ष्यों और उद्देश्यों पर चर्चा करने के लिए एक व्यापार बैठक दो या दो से अधिक लोगों का जमावड़ा है। व्यावसायिक बैठकें किसी कार्यालय में या किसी अन्य स्थान पर, या यहाँ तक कि फोन पर और वीडियो कॉन्फ्रेंस द्वारा भी आयोजित की जा सकती हैं। बैठकें कर्मचारियों, प्रबंधकों, अधिकारियों, ग्राहकों, संभावनाओं, आपूर्तिकर्ताओं और भागीदारों और संगठन से संबंधित किसी और के साथ होती हैं। ज्यादातर मामलों में, एक बैठक की आवश्यकता होती है जब हाथ में मुद्दा कुछ ऐसा होता है जिसे फोन पर या ईमेल के माध्यम से ठीक से संवाद नहीं किया जा सकता है, और एक या अधिक लोगों के साथ आमने-सामने बातचीत की आवश्यकता होती है।
संगठन के संबंध में महत्वपूर्ण निर्णय लेने के लिए अक्सर एक व्यावसायिक बैठक का उद्देश्य होता है। चाहे वह एक विभागीय मुद्दे पर निर्णय ले रहा हो, जैसे कि विपणन बजट कैसे बढ़ाना है, या एक बड़ा संगठनात्मक मामला है, जैसे कि संक्रमण के समय कितने लोगों को लेटना है, एक बैठक विचारों को स्पष्ट रूप से व्यक्त करने में मदद करती है। जब महत्वपूर्ण हितधारकों के साथ बात कर रहे हैं, तो प्रश्न में निर्णय तक पहुंचने के लिए महत्वपूर्ण जानकारी को प्रभावी ढंग से प्राप्त करना आसान है।
बैठकों के लिए एक अन्य सामान्य उद्देश्य में महत्वपूर्ण घोषणाएं शामिल हैं। ये संगठनात्मक परिवर्तन, परिचालन योजना या कंपनी की दिशा में बदलाव के बारे में हो सकते हैं। अक्सर, बैठकें तब आयोजित की जाती हैं जब वरिष्ठ अधिकारी टीम में शामिल होते हैं या टीम छोड़ देते हैं या जब कंपनी एक प्रमुख मील का पत्थर या सफलता का जश्न मना रही होती है। इस प्रकार की बैठकें कर्मचारी की व्यस्तता और संगठनात्मक सद्भाव को बढ़ाने के लिए काम कर सकती हैं।
व्यावसायिक बैठकें संघर्ष को सुलझाने और जटिल समस्याओं को हल करने में भी मदद करती हैं। कार्यस्थल पर संघर्ष एक सामान्य घटना हो सकती है, जिसमें कई अलग-अलग व्यक्तित्व एक टीम पर एक साथ काम कर रहे हैं। जबकि कुछ संघर्ष स्वस्थ हैं और विकास को बढ़ावा दे सकते हैं, यह अवांछनीय भी हो सकता है और त्वरित समाधान की आवश्यकता होती है। एक बैठक आयोजित करने से असहमत दलों को एक समझ तक पहुंचने में मदद मिल सकती है। कई हितधारकों को शामिल करने वाली बड़ी समस्याओं को एक व्यावसायिक बैठक में हल किए जाने का एक बेहतर मौका होता है, जब प्रश्न के महत्वपूर्ण लोग सभी एक ही स्थान पर होते हैं और एक ही लक्ष्य की ओर काम करते हैं।
कंपनी या परियोजना की प्रगति की समीक्षा करना भी व्यावसायिक बैठकों का एक सामान्य उद्देश्य है। यहां, संगठन ट्रैक करता है कि टीम किसी विशेष परियोजना पर कैसे काम कर रही है या कंपनी पूरी तरह से नियोजित राजस्व लक्ष्यों के खिलाफ कैसे काम कर रही है। लगातार प्रगति चेक-इन बैठकों के बाद, संगठन यह सुनिश्चित करते हैं कि सभी संबंधित पक्ष महत्वपूर्ण डिलिवरेबल्स की स्थिति से अवगत हैं।
प्रभावी व्यावसायिक बैठकें कैसे चलाएं
हालांकि व्यावसायिक बैठकें संगठनों को निर्णय लेने में मदद करती हैं और जटिल मुद्दों को हल करने में मदद करती हैं, वे कभी-कभी ठीक से नहीं चलने पर समय का अप्रभावी उपयोग कर सकते हैं। जब लोग बिना तैयारी के मीटिंग करते हैं, तो ध्यान नहीं देते हैं और एक्शन आइटम्स का पालन नहीं करते हैं, इसे समय की बर्बादी के रूप में देखा जा सकता है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि समय का प्रभावी ढंग से उपयोग किया जाता है, आयोजक और व्यावसायिक बैठकों के प्रतिभागियों को सक्रिय रूप से शामिल होने की आवश्यकता है। यदि आप मीटिंग का आयोजन कर रहे हैं, तो मीटिंग एजेंडा तैयार करें, जो कि कवर किया जाएगा। यदि ऐसे आइटम हैं जो उपस्थित लोगों को तैयार करना चाहिए, तो उन्हें ऐसा करने के लिए पर्याप्त समय देना सुनिश्चित करें। कुछ बैठकें नियमित रूप से आयोजित की जाती हैं, जैसे साप्ताहिक टीम स्पर्श बिंदु। इस प्रकार की बैठकों के लिए, एजेंडा के लिए एक खाका बनाएं और प्रत्येक सप्ताह अद्वितीय वस्तुओं को भरें।
सहभागी सूची की सावधानीपूर्वक समीक्षा करें और केवल प्रमुख हितधारकों को बैठक में आमंत्रित करें। अगर किसी को बैठक में शामिल होने की आवश्यकता नहीं है, तो आपको उन्हें समायोजित करने के लिए पुनर्निर्धारित करने की आवश्यकता हो सकती है। अन्यथा, निर्णय लेने के लिए आवश्यक एक लापता हितधारक के साथ बैठक चलाना अप्रभावी हो सकता है।
समय मूल्यवान है, और यह सम्मान करना महत्वपूर्ण है कि आपकी बैठक में शामिल होने वाले लोग ऐसा करने के लिए अपने दिन का समय निकाल रहे हैं। परिणामस्वरूप, यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि बैठक शुरू हो और समय पर समाप्त हो। एजेंडा तैयार करते समय, यह तय करें कि आपको प्रत्येक आइटम पर कितना समय बिताना होगा और बैठक को घड़ी से चलाना होगा। यदि आपको लगता है कि बैठक बंद हो रही है, तो इसे एजेंडे पर विषयों से चिपके रहने के लिए लोगों से पूछकर शासन करें। यदि अन्य महत्वपूर्ण मुद्दे सामने आते हैं, तो उन्हें किसी अन्य बिंदु पर आगे की चर्चा के लिए तालिका दें।
यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपकी बैठक में लाया गया कोई भी महत्वपूर्ण सामान छूट नहीं गया है, नोट्स लें, जिसे मिनट भी कहा जाता है। आप बैठक के दौरान उन्हें या तो स्वयं लिख सकते हैं या उन्हें टाइप कर सकते हैं या बैठक में किसी और को सौंप सकते हैं ताकि वे आपके लिए नोट्स ले सकें। इस तरह आप चर्चा पर ध्यान केंद्रित कर पाएंगे। बैठक के बाद, नोटों की समीक्षा करना सुनिश्चित करें, कोई भी लापता आइटम जोड़ें और उन्हें महत्वपूर्ण हितधारकों को भेजें। बैठक में जो चर्चा की गई थी, उसका लिखित रिकॉर्ड होने पर भविष्य में समस्याएँ उत्पन्न होने पर मदद मिल सकती है।
व्यवसाय मीटिंग समाप्त होने के बाद, उन किसी भी कार्रवाई आइटम का पालन करना सुनिश्चित करें, जिन पर निर्णय लिया गया था। आपको यह सुनिश्चित करने के लिए कि वे अपने कार्यों को पूरा करने के लिए अपने सहयोगियों को रिमाइंडर भेज सकते हैं या उनके साथ संपर्क कर सकते हैं।यदि कोई बकाया मुद्दे हैं जो समय सीमा तक पूरे नहीं हुए हैं, तो आपको उस व्यक्ति के साथ एक अतिरिक्त चर्चा करने की आवश्यकता हो सकती है।
बिजनेस मीटिंग आइसब्रेकर
कुछ व्यावसायिक बैठकें, विशेष रूप से वे, जहाँ उपस्थित लोग एक-दूसरे को अच्छी तरह से नहीं जानते हैं, उन्हें बर्फ तोड़ने वालों की आवश्यकता होती है। मजेदार सवाल या छोटी टीम-निर्माण गतिविधियां तनाव को कम करने और सभी को एक स्तर के खेल के मैदान पर रखने में मदद कर सकती हैं। एक बैठक में बर्फ तोड़ने के सबसे आसान तरीकों में से एक सवाल पूछना है जो प्रत्येक व्यक्ति के बारे में एक अद्वितीय या दिलचस्प विचित्रता प्रकट करता है। इस प्रकार के प्रश्नों के उत्तर लोगों को एक दूसरे से संबंधित होने में मदद करते हैं। कुछ उदाहरणों में शामिल हैं:
- यदि आप एक जानवर थे, तो आप कौन से होंगे और क्यों?
- सबसे दिलचस्प जगह आप कहाँ हैं?
- यदि आप किसी ऐतिहासिक व्यक्ति से मिल सकते हैं, तो यह कौन होगा और क्यों?
मीटिंग के विषय से आइसब्रेकर के सवालों का सामना नहीं करना पड़ता है। वे लोगों को एक दूसरे से बात करने और सुनने के लिए डिज़ाइन किए गए हैं। एक और शानदार मीटिंग आइसब्रेकर में प्रत्येक सहभागी को दो सच और झूठ को बताने वाला शामिल होता है, और बाकी उपस्थित लोगों को यह अनुमान लगाना होता है कि कौन सा आइटम झूठ है। बैठक में लोगों को जानने के लिए यह एक शानदार तरीका है। आइसब्रेकर समूह की गतिविधियों के रूप में भी आ सकते हैं। उदाहरण के लिए, बैठक में उन लोगों से पूछें जो बैठक में किसी ऐसे व्यक्ति को ढूंढते हैं जो उनके साथ कुछ विशिष्ट है, जैसे पालतू जानवर या कार का ब्रांड। यह लोगों को अपनी सीट छोड़ने के लिए मजबूर करता है और दूसरों से बात करता है जो वे आम तौर पर नहीं बोल सकते हैं।
कुछ आइसब्रेकर गतिविधियों में बैठक के आयोजक की ओर से तैयारी की एक बिट शामिल है। एक गतिविधि में कागज के छोटे टुकड़ों पर मशहूर हस्तियों का नाम लिखना और प्रत्येक सहभागी की पीठ पर एक नाम चिपकाना शामिल है। इस खेल में, प्रत्येक सहभागी को उस व्यक्ति के बारे में हाँ या कोई सवाल नहीं पूछना है, जिसका नाम उनकी पीठ पर है, यह अनुमान लगाने की कोशिश कर रहा है कि यह कौन है।
व्यापार बैठक शिष्टाचार
जबकि आपके संगठन की संस्कृति यह बताएगी कि आपको व्यावसायिक बैठकों में कैसे व्यवहार करना चाहिए, शिष्टाचार बैठक के कुछ पहलू हैं जो सार्वभौमिक हैं। बैठक में भाग लेने के सर्वोत्तम तरीकों में से एक तैयार किया जाना है। इसका मतलब यह है कि एजेंडे में क्या है और जिन वस्तुओं के लिए आप जिम्मेदार हैं, उनके साथ जाने की तैयारी या शोध किया है। उदाहरण के लिए, यदि किसी एजेंडा आइटम में एक मार्केटिंग योजना पर चर्चा करना शामिल है, जिस पर आप काम कर रहे हैं, तो हाथ में योजना नोटों के साथ बैठक में जाना महत्वपूर्ण है, उन पर विस्तार से चर्चा करने के लिए तैयार हैं। समय पर पहुंचना भी उतना ही महत्वपूर्ण है।
अपने स्मार्टफ़ोन या लैपटॉप के बजाय मीटिंग पर ध्यान केंद्रित करना आपके व्यावसायिकता को प्रदर्शित करने का एक और तरीका है, इसलिए मीटिंग के दौरान अपना फ़ोन बंद करें और अपना लैपटॉप बंद कर दें। यदि आपको मीटिंग के लिए अपने लैपटॉप पर किसी भी फ़ाइल का उपयोग करने की आवश्यकता है, तो अपने ईमेल को बंद करना सुनिश्चित करें ताकि आप आने वाले संदेशों से विचलित न हों। याद रखें कि बैठक में आपके ध्यान की आवश्यकता होती है और इसे आपके फोन या लैपटॉप के बीच विभाजित करने से प्रभावी चर्चा नहीं होगी।
एक अच्छा श्रोता और एक सक्रिय भागीदार होना एक व्यावसायिक बैठक में भाग लेने के केंद्रीय पहलू हैं। लोग जो भी कह रहे हैं, उसका अनुसरण करना सुनिश्चित करें, ऐसे प्रश्न पूछें जब आप किसी चीज़ के बारे में सुनिश्चित न हों और उन मदों पर उत्तर या जानकारी प्रदान करें जिनके लिए आप जिम्मेदार हैं। आपकी शारीरिक भाषा भी एक सक्रिय भागीदार होने का हिस्सा है; इसका मतलब यह है कि अपनी कुर्सी पर थप्पड़ मारने और आप जिन लोगों से बात कर रहे हैं, उनसे संपर्क करने के बजाय लंबा बैठें।
आप जिस प्रकार की बैठक में भाग लेते हैं, उसके आधार पर, आप मीटिंग आयोजक या आपके साथ मिले लोगों को धन्यवाद नोट भेज सकते हैं। यदि आप किसी महत्वपूर्ण ग्राहक या संभावना से मिल रहे हैं तो यह उचित हो सकता है। आप अपने समय के लिए उन्हें धन्यवाद दे सकते हैं और अपने उत्साह को दिखाने के लिए बैठक में चर्चा की गई कुछ महत्वपूर्ण बातों को दोहरा सकते हैं।
बिजनेस मीटिंग मिनट्स टेम्पलेट
जब आप मीटिंग के मिनटों को रिकॉर्ड करने का काम करते हैं, तो यह एक तनावपूर्ण काम की तरह लग सकता है। कुछ टिप्स आपको मीटिंग में सभी महत्वपूर्ण बिंदुओं को बिना कुछ याद किए नोट करने में मदद कर सकते हैं। मिनटों के उद्देश्य को समझना महत्वपूर्ण है किसी मीटिंग के दौरान लिए गए नोट्स का मतलब होता है कि वहां क्या हुआ था। ये नोट उपस्थित लोगों के लिए याद रखने में मददगार हो सकते हैं कि क्या कहा गया था या वे उन लोगों के लिए बैठक का टूटना प्रदान कर सकते हैं जो उपस्थित नहीं हो पाए थे। नतीजतन, बैठक के दौरान चर्चा किए गए सभी महत्वपूर्ण वस्तुओं को लेना महत्वपूर्ण है, जिसमें किए गए निर्णय, कार्य या अगले चरण की योजना बनाई गई और प्राप्त किए गए संकल्प शामिल हैं।
मीटिंग में भाग लेने से पहले, एक सरल टेम्पलेट लिखें, जिसे आप नोट्स लेते समय भर सकते हैं। बैठक के लिए एजेंडे की एक प्रति प्राप्त करें और इसे एक गाइड के रूप में उपयोग करें। एजेंडा के शीर्ष पर, मीटिंग के सभी उपस्थित लोगों के नाम नोट करने के लिए एक स्थान जोड़ें। यदि कुछ महत्वपूर्ण हितधारक लापता हैं, तो आप ध्यान देना चाहेंगे कि बाद में आपको उनके साथ पालन करने की आवश्यकता है। बैठक के प्रकार और चर्चा किए जाने वाले विषयों के आधार पर, कई आइटम हैं जिन्हें आप मिनट टेम्पलेट में जोड़ सकते हैं:
- बैठक की तिथि और समय।
- अगली बैठक की तिथि और समय, यदि कोई निर्धारित किया जा रहा है।
- उपस्थित लोगों के नाम और किसी भी प्रमुख लापता हितधारकों के नाम।
- निर्णय जो किए गए थे या प्रत्येक एजेंडा आइटम के लिए चर्चा की गई थी।
- प्रत्येक एजेंडा आइटम के लिए अगले चरण।
- एजेंडा आइटम जो बैठक में चर्चा नहीं किए गए थे, लेकिन उन्हें अगली बैठक में ले जाया जाएगा।
- कोई भी नया व्यवसाय जो मूल एजेंडे पर इंगित नहीं किया गया था।
- कार्य या कार्य आइटम और निर्दिष्ट किए गए दिनांक सहित, जिन व्यक्तियों को उन्हें सौंपा गया था।
मीटिंग मिनट के लिए एक टेम्पलेट विकसित करके, आप महत्वपूर्ण takeaways रिकॉर्ड करने के लिए बेहतर स्थिति में होंगे और बैठक के बाद किसी भी आवश्यक व्यवसाय का पालन करेंगे।
