एक चिकित्सा कार्यालय या क्लिनिक के लिए नीतियां और प्रक्रियाएं स्वास्थ्य देखभाल और प्रशासनिक मानकों को पूरा करने के लिए महत्वपूर्ण हैं जो चिकित्सकों को मिलने की उम्मीद है। एक नीति और प्रक्रिया मैनुअल डॉक्टरों, नर्सों और अन्य कार्यालय कर्मचारियों को बताता है कि कुछ कर्तव्यों का पालन कैसे किया जाए ताकि वे रोगियों को गुणवत्ता देखभाल प्रदान कर सकें। चूंकि स्वास्थ्य देखभाल उद्योग जटिल है और कई नियमों द्वारा प्रबंधित किया जाता है, इसलिए एक नीति और प्रक्रिया मैनुअल यह भी निर्धारित करता है कि किन कानूनों का पालन किया जाना चाहिए। चिकित्सा नीतियों और प्रक्रियाओं को लिखना एक सतत अभ्यास है, क्योंकि स्वास्थ्य सेवा में बदलते कानूनों में अक्सर यह कहा जाता है कि आपके चिकित्सा कार्यालय की नीतियां भी बदलती हैं।
उन श्रेणियों या वर्गों की सूची बनाएं जिन्हें आप अपनी नीति और प्रक्रिया नियमावली में रखना चाहते हैं। आमतौर पर चिकित्सा नीति और प्रक्रिया पुस्तकों में पाए जाने वाले श्रेणियों के उदाहरणों में शामिल हैं, लेकिन इन तक सीमित नहीं हैं, बीमा, मेडिकल फाइलिंग, दावे प्रस्तुत और बिलिंग, रोगी सुरक्षा, कर्मचारी सुरक्षा, क्रेडेंशियल और विशेषाधिकार, फार्माकोलॉजी, ग्राहक अधिकार, गोपनीयता और कर्मचारी प्रशिक्षण।
कानूनी आवश्यकताओं - या लाइसेंसिंग आवश्यकताओं की पहचान करें - जो आपके चिकित्सा कार्य की रेखा से संबंधित हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप एक कार्डियोलॉजी कार्यालय के लिए नीतियां और प्रक्रियाएँ लिख रहे हैं, तो आपके क्लिनिक के पास नियमों का एक विशिष्ट सेट हो सकता है, जिनका पालन करना एक पैथोलॉजी कार्यालय के पालन करने की आवश्यकता से भिन्न है। प्रभावी नीतियों और प्रक्रियाओं को लिखने के लिए, आपकी नीतियों को संघीय नियमों के अनुरूप होना चाहिए।
अपनी नीतियों और प्रक्रियाओं के लिए एक खाका बनाएँ। टेम्पलेट आपको प्रत्येक नीति को संगत और मानकीकृत रखने में मदद करेंगे। टेम्प्लेट में पॉलिसी का शीर्षक या संख्या, पॉलिसी का उद्देश्य, प्रयोज्यता और प्रक्रियाओं के चरण शामिल होने चाहिए जिन्हें किया जाना चाहिए। यदि पॉलिसी विशेष रूप से चिकित्सा के साथ हाथ में जाती है, तो आप एक परिशिष्ट सूचना भी शामिल कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप "रोगी के सेवन" के लिए एक नीति और प्रक्रिया लिख रहे हैं, तो आप पॉलिसी के अंत तक रोगी के इनटेक फॉर्म को संलग्न करेंगे।
व्यक्तिगत नीतियों के साथ आने के लिए अपनी मुख्य नीति श्रेणियों का उपयोग करें। यदि आपकी मुख्य नीति श्रेणी गोपनीयता है, तो आपकी उस अनुभाग के भीतर दो अलग-अलग नीतियाँ हो सकती हैं, जैसे इलेक्ट्रॉनिक सुरक्षा और रोगी स्वास्थ्य सूचना प्रकटीकरण। आपकी मेडिकल फाइलिंग श्रेणी के तहत आपके पास टाइमली फाइलिंग और मेडिकल रिकॉर्ड अनुरोध के लिए नीतियां हो सकती हैं।
प्रत्येक नीति के लिए प्रक्रियाओं को लिखना शुरू करें जिसे आप अपनी पुस्तक में शामिल करना चाहते हैं। उन्हें सीधे टेम्प्लेट में लिखें और उन्हें अभी के लिए ड्राफ्ट लेबल करें। आपके द्वारा लिखी गई प्रत्येक नीति के लिए जितना हो सके उतना विशिष्ट रहें। सभी चरणों को स्पष्ट रूप से रेखांकित किया जाना चाहिए और समझने में आसान होना चाहिए।
अपनी चिकित्सा नीति और प्रक्रिया पुस्तक के लिए सामग्री तालिका बनाएँ। सामग्री की एक तालिका चीजों को व्यवस्थित रखने में मदद करती है ताकि पाठक उस नीति और प्रक्रिया को पा सकें जो वे आसानी से देख रहे हैं।
सुनिश्चित करें कि आपकी नीतियां HIPAA के अनुरूप हैं। स्वास्थ्य बीमा पोर्टेबिलिटी और जवाबदेही अधिनियम, HIPAA, एक संघीय विनियमन है जो रोगी की सहमति के बिना रोगी की स्वास्थ्य सूचना जारी करने के लिए स्वास्थ्य देखभाल संस्थाओं के लिए अवैध बनाता है। HIPAA मानकों का पालन करने में विफलता के परिणामस्वरूप आपके संगठन में गैर-अनुपालन के लिए जुर्माना लगाया जा सकता है, और यदि कोई मरीज अपनी गोपनीयता भंग होने की तरह महसूस करता है तो कानून का मामला बन सकता है।
समीक्षा और अंतिम अनुमोदन के लिए अपनी मसौदा नीतियों और प्रक्रियाओं को अपने संगठन में उपयुक्त प्राधिकारी, जैसे चिकित्सा निदेशक या मुख्य चिकित्सा अधिकारी, को भेजें।
अपनी नीतियों और प्रक्रियाओं की वार्षिक आधार पर समीक्षा करें ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि आपको उनमें कोई बदलाव नहीं करना है। अपनी पुस्तक में नई नीतियों को जोड़ें जैसे वे आते हैं, और पुराने को हटा दें जो अब लागू नहीं होते हैं।
