एक साथ एक साल की किताब डाल समय और पैसा दोनों लेता है। इसलिए, कई कर्मचारी कर्मचारियों की वित्तीय जरूरतों के साथ मदद करने के लिए व्यावसायिक विज्ञापन, धनराशि और प्रायोजकों को देखते हैं। प्रायोजक एक वर्ष के लिए धन का एक अभिन्न हिस्सा हो सकते हैं, लेकिन वित्तीय सहायता के लिए पूछने के लिए उनसे संपर्क करने से पहले पहले संभावित संभावित प्रायोजकों के लिए एक अच्छा विचार है। अच्छे संपर्क सालाना बुक स्टाफ़ के सदस्यों, स्कूल के फ़ैकल्टी और स्टाफ़ के सदस्यों, या व्यवसाय के सदस्यों जैसे सामुदायिक सदस्यों के माता-पिता हो सकते हैं।
प्रारंभिक योजना
लिखने से पहले, एक कर्मचारी के रूप में मिलते हैं और वित्तीय जरूरतों का आकलन करते हैं। स्कूल की शुरुआत से पहले, वित्त वर्ष की जरूरतों की सूची बनाने के लिए, अधिकांश कर्मचारी देर से गर्मियों में मिलते हैं। उदाहरण के लिए, वर्ष के शिविर पर विचार करें, दिन की घटनाओं या कर्मचारियों की टी-शर्ट पर हस्ताक्षर करें। ये सभी लागत पैसे, एक साल की पुस्तक को प्रकाशित करने की वास्तविक लागत से अलग हैं। एक बार आपकी सूची और बजट क्रम में होने के बाद, अपनी वार्षिक पुस्तक को प्रायोजित करने और अपनी आवश्यकताओं का आर्थिक रूप से समर्थन करने के लिए स्थानीय व्यवसायों के लिए इंटरनेट पर चारों ओर ड्राइव करें या खोजें। कर्मचारी स्कूल और कर्मचारियों के माता-पिता को मेल भेज सकते हैं, लेकिन प्रायोजन पत्रों को अधिक व्यक्तिगत रखना एक अच्छा विचार है।
सलाम और परिचय
हर महान पत्र विनम्र अभिवादन और आप कौन हैं, इसकी शुरूआत के साथ शुरू होता है। यदि किसी विशिष्ट व्यवसाय को लक्षित करते हैं, तो अपना शोध करें और उस व्यवसाय के प्रबंधक या स्वामी को पत्र को संबोधित करें। वित्तीय सहायता या प्रायोजन का अनुरोध करते समय इसे यथासंभव व्यक्तिगत बनाना महत्वपूर्ण है। अभिवादन के बाद, अपने आप को पेश करने का समय, वार्षिक पुस्तक स्टाफ और आपके द्वारा प्रस्तुत स्कूल। आप अभी तक अनुरोध प्राप्त नहीं करना चाहते हैं; बस तुम कौन हो के बारे में बात करो। समुदाय में अपनी भूमिका का उल्लेख करने के लिए यह एक अच्छा समय हो सकता है, किसी भी वर्ष में पुस्तक पुरस्कार या पुस्तक का संभावित विषय।
स्पष्ट आशय
परिचय के बाद, पत्र के उद्देश्य के लिए मिलता है। उन्हें बताएं कि आपको क्या चाहिए और आप पैसे के साथ क्या करना चाहते हैं। आप दान के लिए विशिष्ट मात्रा का सुझाव देना चाह सकते हैं, जैसे $ 20, $ 50, $ 100 या $ 200। यह उनके उपहार के लाभों का उल्लेख करने में सहायक है, जैसे कर कटौती और कर्मचारियों और समुदाय को सहायता। आप यह भी उल्लेख कर सकते हैं कि आप उनके दान का सम्मान कैसे करना चाहते हैं, जैसे कि उन्हें अपने व्यवसाय के विज्ञापन के लिए अपनी सालाना किताब में जगह दिखाने या भेंट करने के लिए एक छोटी पट्टिका देना।
थैंक यू एंड फॉलो अप
आपके पत्र का अंतिम पैराग्राफ आपकी संपर्क जानकारी प्रदान करना चाहिए, जिसमें आप तक पहुंचने का सबसे अच्छा समय भी शामिल है। एक पंक्ति या दो को भी शामिल करें जो इंगित करता है कि जब आप उन्हें वापस नहीं सुनते हैं तो उनसे संपर्क करने की योजना बनाएं।अपने कर्मचारियों के आधार पर, आप उन्हें फोन, ईमेल या व्यक्तिगत रूप से संपर्क करने का विकल्प चुन सकते हैं, लेकिन सुनिश्चित करें कि वे जानते हैं कि कब और कैसे वे आश्चर्यचकित नहीं हैं। अंत में, उन्हें अपने समय और विचार के लिए धन्यवाद दें और उल्लेख करें कि आप अपने समुदाय के लिए उनकी सराहना करते हैं। अपने हस्ताक्षर के साथ कर्मचारियों और स्कूल के नाम के बाद अपने नाम के साथ पत्र पर हस्ताक्षर करें, हालांकि कुछ कर्मचारी मानते हैं कि पूरे समूह पर हस्ताक्षर करने के लिए यह अधिक व्यक्तिगत है।
