चाहे आप एक कॉर्पोरेट वापसी, सम्मेलन या किसी अन्य विशेष कार्यक्रम की मेजबानी कर रहे हों, अतिथि वक्ता आपके दर्शकों को नए दृष्टिकोण और विशेषज्ञता का लाभ दे सकते हैं। एक चेकलिस्ट व्यवस्था को व्यवस्थित करने में मदद कर सकती है ताकि सब कुछ सुचारू रूप से चले। संगठन के लिए, चेकलिस्ट को उन क्षेत्रों में विभाजित करें: यात्रा, वित्तीय, प्रौद्योगिकी, पते और स्पीकर की जरूरत। मेजबान और स्पीकर इन श्रेणियों में चेकलिस्ट बना सकते हैं ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि घटना में कोई जटिलता न हो।
यात्रा की व्यवस्था
अतिथि वक्ताओं, चाहे वे भुगतान किए गए हों या स्वयंसेवक, आमतौर पर बोलने वाले सगाई की यात्रा अवश्य करते हैं। इसमें हवाई यात्रा और होटल, या एक साधारण कार की सवारी जैसी प्रमुख यात्रा योजनाएं शामिल हो सकती हैं। यह व्यवस्था बनाने के लिए मेजबान संगठन पर निर्भर है। पता करें कि स्पीकर कहां से आ रहा है, उसे किस तरह के परिवहन की आवश्यकता होगी और आगमन समय और प्रस्थान के लिए उसकी प्राथमिकताएं।इसके अलावा, स्पीकर की प्रासंगिक जानकारी प्राप्त करें, जैसे कि जन्म तिथि, जो कुछ बुकिंग के लिए आवश्यक है। फिर, चेकलिस्ट में बुकिंग यात्रा - यदि आवश्यक हो तो होटल बुक करना और कार जैसे जमीनी परिवहन की व्यवस्था करना शामिल है। सगाई से कई दिन पहले सभी व्यवस्थाओं की पुष्टि करने के लिए एक नोट जोड़ें। वक्ताओं के चेकलिस्ट में मेजबान को जानकारी प्रदान करना और विवरणों की पुष्टि करना शामिल होना चाहिए।
वित्तीय व्यवस्था
होस्ट की चेकलिस्ट पर आइटम में यह पुष्टि करना शामिल है कि भुगतान स्पीकर को किया गया था। अक्सर, एक प्रकार का अनुचर के रूप में घटना से पहले एक हिस्से का भुगतान किया जाता है और सगाई को सफलतापूर्वक पूरा करने के बाद एक भाग। यदि ऐसा है, तो दो चेकलिस्ट आइटम बनाएं ताकि आप भूल न जाएं। स्पीकर की वित्तीय चेकलिस्ट में होस्ट को सभी प्रासंगिक विवरणों के साथ प्रदान करना चाहिए, जैसे प्रत्यक्ष जमा के लिए पता या खाता संख्या, साथ ही यह पुष्टि करना कि भुगतान किया गया है।
प्रौद्योगिकी की जरूरत है
कई अतिथि वक्ता अपने पते के हिस्से के रूप में प्रौद्योगिकी को रोजगार देते हैं। अतिथि वक्ताओं को लैपटॉप, ओवरहेड प्रोजेक्टर और स्क्रीन, केबल, पॉइंटर, माइक्रोफोन इत्यादि सहित उन सभी चीजों की एक सूची बनानी चाहिए जो उन्हें चाहिए। मेजबान को इस जानकारी का अनुरोध करना चाहिए और किसी भी समस्या को दूर करने के लिए व्यावहारिक वस्तुओं, जैसे पावर कॉर्ड, बैकअप लैपटॉप और हाथ पर एक तकनीकी व्यक्ति को जोड़ना चाहिए।
भाषण और सामग्री
होस्ट संगठनों को यह स्पष्ट करना चाहिए कि वे स्पीकर से क्या देख रहे हैं। इसमें पता करने के लिए एक विशिष्ट विषय या अधिक व्यावहारिक विवरण शामिल हो सकते हैं, जैसे पते की लंबाई। सब कुछ की एक सूची बनाएं और इसे स्पीकर को भेजें। स्पीकर के लिए, इस चेकलिस्ट में एड्रेस को फिनिशिंग और एडिट करना शामिल होना चाहिए। स्पीकर को एक PowerPoint जैसे भाषण और सहायक सामग्री की डुप्लिकेट प्रतियां बनाने से भी रोकना चाहिए। मेजबान और स्पीकर को पहले से ही यह निर्धारित करने के लिए एक साथ काम करना चाहिए कि क्या स्पीकर पते की एक अग्रिम प्रति प्रदान करेगा, शायद मीडिया के लिए या साइन लैंग्वेज इंटरप्रेटर के लिए।
अध्यक्ष की देखभाल
चेकलिस्ट का यह भाग होस्ट के लिए है, स्पीकर के लिए नहीं। आपके स्पीकर को ईवेंट के लिए वीआईपी माना जाना चाहिए। एक व्यक्ति को स्पीकर के लिए एक संपर्क और हैंडलर के रूप में कार्य करने के लिए असाइन करें, और स्पीकर को निर्दिष्ट व्यक्ति की संपर्क जानकारी दें। घटना के दिन, सुनिश्चित करें कि हैंडलर जानता है कि स्पीकर को कहां से अभिवादन करना है और घटना और महत्वपूर्ण विवरण के लिए कोई आवश्यक अपडेट प्रदान करता है। हैंडलर को वक्ता को संगठन में महत्वपूर्ण लोगों से परिचित कराना चाहिए। चेकलिस्ट में आइटम जोड़ें जो घटना के दौरान स्पीकर के आराम को सुनिश्चित करता है, जैसे कि पोडियम पर पानी की बोतलें। अंत में, घटना के बाद स्पीकर को धन्यवाद देने के लिए खुद को याद दिलाने के लिए चेकलिस्ट आइटम जोड़ें - शायद हस्तलिखित नोट या पुष्प व्यवस्था के साथ - और किसी भी भुगतान को अंतिम रूप देने के लिए।
