बोर्ड की बैठकों के कार्यवृत्त कानूनी दस्तावेज होते हैं और सार्वजनिक निरीक्षण के लिए उपलब्ध होते हैं, जिससे वे व्यवसाय या अन्य प्रकार के संगठन के लिए महत्वपूर्ण रिकॉर्ड बन जाते हैं। वे जितने अधिक औपचारिक हैं, उतना ही महत्वपूर्ण है कि उन्हें प्रसार से पहले बोर्ड द्वारा अनुमोदित किया जाता है। रिकॉर्डिंग और अनुमोदन मिनट के लिए कुछ सरल सर्वोत्तम प्रथाओं का उपयोग करने से आपको इस प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करने और कागजी कार्रवाई को कम करने में मदद मिलेगी।
संगठन द्वारा अनिवार्य बैठक के मिनटों की रिकॉर्डिंग की प्रक्रिया की समीक्षा करें। कई लोग रॉबर्ट के नियमों का पालन करते हैं, रिकॉर्डिंग सचिव को नोट्स लेने और अंतिम मिनट बनाने के लिए टेम्पलेट का उपयोग करने की अनुमति देता है। यह पूछें कि आपको कब और क्यों बोर्ड के सदस्यों के नाम शामिल करने चाहिए जो टिप्पणी कर रहे हैं या प्रश्न पूछ रहे हैं, या यदि आपको उनकी गोपनीयता की रक्षा करनी चाहिए। उदाहरण के लिए, आपको यह लिखने की आवश्यकता हो सकती है, "यह चर्चा की गई थी कि हमारे प्रतियोगी एक्सवाईजेड कॉर्पोरेशन भ्रामक विज्ञापन का उपयोग कर रहे थे और एफटीसी से संपर्क किया जाना चाहिए," इसके बजाय, "बॉब स्मिथ ने कहा कि उन्हें विश्वास था कि हमारे प्रतियोगी, एक्सवाईजेड कॉर्पोरेशन का उपयोग कर रहे थे।" भ्रामक विज्ञापन और FTC से संपर्क किया जाना चाहिए। डेबी जोन्स और हैंक जॉनसन सहमत हुए।"
मिनटों को सटीक रूप से रिकॉर्ड करना सुनिश्चित करें। बोर्ड के सदस्यों को बोलना बंद करने के लिए कहें या अध्यक्ष किसी भी समय नई चर्चा शुरू करने से पहले प्रतीक्षा करें कि आप अपने नोट लेने में पीछे पड़ रहे हैं। किसी भी जानकारी को स्पष्ट नहीं करने के लिए सदस्यों को दोहराने या स्पष्ट करने के लिए कहें। जब भी कोई प्रस्ताव पेश किया जाता है, तो मूल गतियों और इसके अंतिम संशोधित संस्करण दोनों को दोहराते हुए बोर्ड सदस्य बनाते हैं। इस बात की परवाह किए बिना कि क्या प्रस्ताव पारित किया गया है और क्या यह पारित हुआ है या नहीं। किसी मत को पारित करने के बजाए, किसी मत के योग रिकॉर्ड करें।
यदि आपके संगठन की प्रक्रिया है, तो उन्हें बोर्ड को भेजने से पहले बोर्ड के अध्यक्ष, कार्यकारी निदेशक या कार्यकारी समिति को मिनट भेजें। आपके द्वारा पूर्ण बोर्ड को मिनट भेजने के लिए अनुमोदन प्राप्त करने के बाद, चाहे वह बैठक में शामिल हो या नहीं, उस बैठक में जिस मिनट पर स्वीकृति दी जाएगी, उस दस्तावेज को हर बोर्ड सदस्य को भेजें, चाहे वह उपस्थित रहे या नहीं। मिनट जल्दी भेजें ताकि बोर्ड के सदस्य उन्हें पढ़ सकें, उनके बारे में सवाल पूछ सकें, शोध के विषयों पर चर्चा कर सकें और स्पष्टीकरण पूछ सकें।
अगली बोर्ड बैठक में जो कोरम का गठन होता है, उसमें अध्यक्ष या जो भी बोर्ड का सदस्य होता है, वह बोर्ड की गति को मंजूरी देने के लिए प्रस्ताव बनाने के लिए अगली बैठक चलाता है। एक कोरम आधिकारिक कार्रवाई करने के लिए आवश्यक बोर्ड सदस्यों की न्यूनतम संख्या है। प्रस्ताव के दूसरे होने की प्रतीक्षा करें और फिर बैठक के नेता को चर्चा के लिए फर्श खोलें। चर्चा के दौरान, यदि कोई परिवर्तन या सुधार मिनटों के लिए किए जाने की आवश्यकता है, तो दूसरी और पारित होने के लिए एक प्रस्ताव की आवश्यकता होती है। चर्चा के बाद, या यदि कोई चर्चा नहीं होती है, तो बैठक के नेता को प्रश्न पूछें, या मिनटों को अनुमोदित करने के लिए वोट लें।
टिप्स
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यह देखने के लिए जांचें कि क्या आपके संगठन के पास उस तारीख के संबंध में एक बाइला या अन्य नियम है जिसके द्वारा बोर्ड के सदस्यों को बैठक के मिनट मिलना चाहिए।
