हार्वर्ड बिजनेस स्कूल के पूर्व डीन रॉबर्ट केंट ने इसे सबसे अच्छा कहा: "व्यापार में, संचार सब कुछ है।" अक्सर एक नरम कौशल कहा जाता है, संचार एक संगठन में सभी मुख्य कार्यों के बीच एक आवश्यक लिंक प्रदान करता है। जब कर्मचारी और प्रशासन प्रभावी रूप से लिखित और मौखिक संचार के सभी रूपों में संलग्न होते हैं, तो संगठन व्यवसाय समुदाय के भीतर अपनी लाभप्रदता और विश्वसनीयता में सुधार करता है।
संचार विधियों का मानकीकरण करें। एक संगठन के भीतर प्रत्येक व्यक्ति की पसंदीदा संचार शैली होती है: ईमेल, वॉइस मेल, मेमो, कंपनी इंट्रानेट या आमने-सामने की बातचीत। समस्या तब होती है जब कर्मचारी एक विशेष विधि पर निर्भर होते हैं, जैसे कि मेमो, और सहकर्मियों के साथ सीधे व्यवहार करने से बचते हैं। यदि आप एक प्रबंधक या पर्यवेक्षक हैं, तो स्पष्ट रूप से सभी कर्मचारियों के लिए विशिष्ट स्थितियों के लिए पसंदीदा संचार पद्धति का संकेत दें।
अधिक आमने-सामने संचार को बढ़ावा देना। कर्मचारी ईमेल, इंट्रानेट, फैक्स और वॉयस मेल का उपयोग करके इलेक्ट्रॉनिक रूप से तथ्यात्मक जानकारी संवाद कर सकते हैं। लेकिन मानवीय भावनाओं से निपटने के लिए उन्हें अधिक प्रत्यक्ष दृष्टिकोण का उपयोग करना चाहिए; उदाहरण के लिए, पदोन्नति, विध्वंस, फटकार, राय के मतभेद और बधाई संदेश।
सक्रिय सुनने का अभ्यास करें। केवल एक व्यक्ति के भाषण की सामग्री को सुनने से परे जाएं। चेहरे के भाव, हावभाव और आसन में परिवर्तन को ध्यान से देखकर पूरे व्यक्ति को सुनें। निर्णय के बिना सुनो और हस्तक्षेप करने से बचना। उचित अंतराल पर, आप जो सोचते हैं उसे सुन लें और कर्मचारी से आगे स्पष्टीकरण के लिए पूछें।
सम्मान विविधता। कार्यस्थल अब एक सजातीय नहीं है; कर्मचारी उम्र, नस्ल, जातीयता, शारीरिक क्षमताओं और यौन अभिविन्यास में अंतर को दर्शाते हैं। प्रबंधक या पर्यवेक्षक के रूप में, आपको विभिन्न संचार और कार्य शैलियों के बारे में पता होना चाहिए। उदाहरण के लिए, कुछ एशियाई कर्मचारी प्रत्यक्ष नेत्र संपर्क के साथ सहज नहीं हो सकते हैं। इन मामलों में, आमने-सामने संचार अजीब और तनावपूर्ण हो सकता है।
बैठकों के दौरान कर्मचारी की भागीदारी बढ़ाएं। प्रत्येक बैठक में एक अलग सूत्रधार नामित करें; इससे प्रत्येक कर्मचारी को अपने नेतृत्व और संचार कौशल में सुधार करने का अवसर मिलेगा। प्रत्येक बैठक को एक अलग आइसब्रेकर के साथ शुरू करें और शांत कर्मचारियों की राय को सक्रिय रूप से हल करें।
