व्यापार और विज्ञान में संचार के सामान्य रूपों में से एक रिपोर्ट लेखन है। लेखन व्यवसाय और तकनीकी रिपोर्टों के लिए लेखन और संगठनात्मक कौशल, अनुसंधान क्षमताओं और डेटा की व्याख्या करने की क्षमता की आवश्यकता होती है और इसे इस तरीके से प्रस्तुत करना चाहिए कि विशेषज्ञ सराहना कर सकें फिर भी एक layperson समझ सकता है। व्यावसायिक और तकनीकी रिपोर्टों में कई समान तत्व होते हैं, इसलिए, व्यावसायिक रिपोर्टों और तकनीकी रिपोर्टों के बीच मुख्य अंतर आम तौर पर विषय होता है।
अपने दर्शकों को निर्धारित करें और आपके व्यवसाय और तकनीकी जानकारी को कैसे प्रसारित किया जाएगा। चाहे आप विशेषज्ञों के समूह के लिए लिख रहे हों या छात्रों के समूह के साथ अपनी व्यावसायिक विशेषज्ञता साझा कर रहे हों, आपके दर्शकों को जानने से सूचनात्मक, अच्छी तरह से प्राप्त रिपोर्ट बनाने में मदद मिलेगी। तय करें कि क्या आपकी रिपोर्ट केवल संचार का एक लिखित रूप या मल्टीमीडिया प्रस्तुति है। यदि आपके पास ऐसी तकनीक का उपयोग है, जो आपकी रिपोर्ट के कुछ बिंदुओं को चित्रित करने के लिए चार्ट, स्लाइड, वीडियो या अन्य तरीकों को शामिल करके, प्रस्तुति को लाभ पहुंचाती है।
व्यावसायिक रिपोर्ट और तकनीकी रिपोर्ट के प्रकारों पर अनुसंधान का संचालन करना। अपने स्वयं के व्यवसाय संचार में अपेक्षित जानकारी के प्रकार से परिचित होने के लिए नमूना रिपोर्ट और टेम्पलेट की समीक्षा करें।
अपने विषय को रेखांकित करें और अनुसंधान प्रक्रिया में सहायता के लिए उप-विषयक शामिल करें। प्रत्येक अनुभाग पर अपना ध्यान केंद्रित रखने के लिए एक रूपरेखा तैयार करें और आपको शोक से बचने में मदद करें, जो एक अव्यवस्थित प्रस्तुति का उत्पादन कर सकता है। विशिष्ट व्यवसाय या तकनीकी रिपोर्टों में निम्नलिखित अनुभाग शामिल हैं: परिचय; योग्यता और विषय पृष्ठभूमि; अनुसंधान डेटा; निष्कर्ष; और भविष्य के विचार।
अपने व्यवसाय या तकनीकी रिपोर्ट के पहले मूल भाग को ड्राफ़्ट करें। अपनी योग्यता, रुचि और कारणों का वर्णन करने के साथ शुरू करें, क्योंकि आपकी जानकारी मूल्यवान है। बताएं कि आपके दर्शक आपकी जानकारी का उपयोग कैसे कर सकते हैं या आपके डेटा की व्याख्या कैसे की जानी चाहिए। आप अपने दर्शकों को यह नहीं बता रहे हैं कि अपने निष्कर्षों को कैसे देखें या अपनी रिपोर्ट के बारे में राय कैसे बनाएं। इसके बजाय, आपकी रिपोर्ट आपकी जानकारी के संदर्भ से शुरू होनी चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि आप दूरसंचार के विषय में कार्यस्थल के रुझानों के बारे में लिख रहे हैं, तो बताएं कि कैसे कंपनियां आपके निष्कर्षों का उपयोग करके दूरसंचार व्यवस्था तैयार कर सकती हैं।
अनुसंधान निष्कर्षों और डेटा को इकट्ठा करें। अपने शोध को व्यवस्थित करना बेहद महत्वपूर्ण है क्योंकि आपके दर्शक आपकी विशेषज्ञता पर सवाल उठाएंगे यदि आप अविश्वसनीय, पुराने या अमान्य निष्कर्ष प्रस्तुत करते हैं। सुनिश्चित करें कि आपका डेटा विशेष रूप से आपके विषय के लिए प्रासंगिक है और इसे एक तरह से पुनर्गठन कर सकता है जो समझ में आता है।जब तक आपके दर्शकों में केवल तकनीकी और व्यावसायिक शब्दजाल के गहन ज्ञान वाले विशेषज्ञ शामिल हैं, अपने शोध को सरल रखें। उन शब्दों के साथ जार्गन को रखें जो लेपर्सन से परिचित हों, और अपने शोध को आकर्षक तरीके से संक्षेप में प्रस्तुत करें।
अपने निष्कर्षों सहित, अपने निष्कर्षों की चर्चा तैयार करें और अपनी रिपोर्ट को व्यवसाय या तकनीकी प्रक्रियाओं में शामिल करने के तरीके सुझाए। असंतुष्ट होने के बिना, अपने निष्कर्षों को एक अभिनव और रचनात्मक तरीके से स्पष्ट करें। व्यापार और तकनीकी रिपोर्टों में कभी-कभी मंचन और रूढ़िवादी होने के लिए एक प्रतिष्ठा होती है। आप डेटा दिखाने के माध्यम से अपनी रिपोर्ट के रचनात्मक उपयोग को प्रेरित कर सकते हैं जो कि आगे की सोच वाले दर्शकों का उपयोग कर सकते हैं।
अपने दस्तावेज़ के अनुभागों को तार्किक क्रम में इकट्ठा करें। हर अनुभाग को पूरा करने के बाद एक संक्षिप्त परिचय लिखें - जब आपके पास अपने समग्र मसौदे की समीक्षा करने का मौका होता है, तो अक्सर परिचय लिखना आसान होता है। आपका परिचय संक्षिप्त होना चाहिए - आपके परिचय का उद्देश्य बस अपने दर्शकों को आपके व्यवसाय या तकनीकी रिपोर्ट विषय की झलक प्रदान करना है।
अपनी रिपोर्ट को परिष्कृत और संपादित करने के लिए खुद को समय दें। रिपोर्ट को एक तरफ रखना और एक या दो दिन बाद आँखों के ताज़ा सेट के साथ वापस आना एक अच्छा विचार है। यदि संभव हो, तो किसी सहकर्मी से अपने मसौदे की समीक्षा करने के लिए कहें। किसी भी सुझाव को शामिल करें जो आपको लगता है कि आपकी जानकारी की विश्वसनीयता और प्रयोज्य में जोड़ा गया है।
