यदि आपने कभी भी एक नई खरीद को इकट्ठा करने या संचालित करने के लिए मैनुअल पढ़ा है और जब आप शुरू करते हैं, तो आप अधिक भ्रमित नहीं होते हैं। तकनीकी लेखन सबसे अनुभवी पेशेवर के लिए भी मुश्किल हो सकता है। हालाँकि, तकनीकी रिपोर्ट लिखते समय, प्रासंगिक विषय को शामिल करना, स्पष्ट और संक्षिप्त होना और अपनी जानकारी को व्यवस्थित करना महत्वपूर्ण है ताकि पाठक इसे आसानी से समझ सकें।
विषय विषय चुनना
लोग आम तौर पर तकनीकी रिपोर्ट लिखते हैं जब उन्होंने किसी तरह का शोध किया होता है और परिणाम को एक विशिष्ट दर्शकों के सामने पेश करने की आवश्यकता होती है। यह शोध क्षेत्र अनुसंधान - सर्वेक्षण, साक्षात्कार और अवलोकन - या पुस्तक अनुसंधान हो सकता है। आपके द्वारा किए गए शोध के प्रकार के बावजूद, आप एकत्र की गई सभी जानकारी को साझा नहीं कर पाएंगे। यूनिवर्सिटी ऑफ मैरीलैंड, बाल्टीमोर काउंटी के एलन शेरमन ने "तकनीकी रिपोर्ट लिखने पर कुछ सलाह" में कहा कि आपकी रिपोर्ट में महत्वपूर्ण निष्कर्षों पर ध्यान केंद्रित करना चाहिए जो आपके शोध के विषय को रोचक और महत्वपूर्ण बताते हैं। यदि आवश्यक हो तो आपको अनुसंधान डिजाइन और सिफारिशों जैसे तत्वों को भी शामिल करना चाहिए।
स्पष्ट और संक्षिप्त होना
लोग फूलों की भाषा या कल्पना के लिए तकनीकी रिपोर्ट नहीं पढ़ते हैं। इसके बजाय, लोग तकनीकी रिपोर्ट पढ़ते हैं क्योंकि वे एक विशिष्ट प्रकार की जानकारी की तलाश में हैं। अपनी रिपोर्ट लिखते समय स्पष्ट और संक्षिप्त रहें। अपने दर्शकों और उद्देश्य के बारे में सोचें, और इस तरह से लिखें जो पाठकों को यह समझने की अनुमति देगा कि आप क्या संवाद करने की कोशिश कर रहे हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप कई लोगों को जानते हैं जो दूसरी भाषा के रूप में अंग्रेजी बोलते हैं, तो आपकी रिपोर्ट पढ़ेगी, क्लिच और मुहावरों से बचें। जब भी संभव हो, इस बिंदु पर रहें, शब्दों, वाक्यों और पैराग्राफों को काटकर, आपके द्वारा एकत्रित की गई जानकारी को रिपोर्ट करने की आवश्यकता नहीं है।
आपकी जानकारी का आयोजन
तकनीकी रिपोर्ट में संगठन महत्वपूर्ण है। चाहे आप एक लेख कैसे लिखें या कार्यस्थल राजकोषीय रिपोर्ट, अव्यवस्थित जानकारी पाठकों के लिए उस जानकारी का उपयोग करना कठिन बना सकती है। ऑडियंस और उद्देश्य भारी रूप से प्रभावित करते हैं कि आप अपनी रिपोर्ट को कैसे व्यवस्थित करते हैं। विषय के बारे में आपके दर्शकों को पहले से ही पता है कि क्या आप को निर्दिष्ट करने से पहले पृष्ठभूमि की जानकारी शामिल करने की आवश्यकता होगी। यदि आपकी रिपोर्ट का उद्देश्य पैसे के उपयोग को उचित ठहराना है या किसी कार्रवाई के लिए वकालत करना है, तो एक प्रस्ताव या अपील के साथ समाप्त करें और इस कार्रवाई के लिए अपने समर्थन के चारों ओर अपनी रिपोर्ट का मुख्य भाग व्यवस्थित करें। टाइप-टू-पीस के टुकड़ों को लिखने वाले व्यक्तियों को यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि चरणों को एक उचित, कालानुक्रमिक क्रम में रखा जाए।
बाहरी स्रोतों का हवाला देते हुए
क्योंकि सूचनात्मक तकनीकी रिपोर्टों में अक्सर शोध के परिणाम सामने आते हैं, आप अपने ग्रंथों में दूसरों के विचारों का हवाला दे सकते हैं। चाहे आप इन स्रोतों को उद्धृत कर रहे हों या पैराफ़्रास्टिंग कर रहे हों, आपको उन्हें उद्धृत करके उन्हें क्रेडिट देना होगा। यदि आप काम के लिए अपनी रिपोर्ट लिख रहे हैं, तो इस उद्धरण के लिए एक पैर या एंडनोट की सिफारिश की जा सकती है। हालाँकि, यदि आप स्कूल के लिए रिपोर्ट लिख रहे हैं, तो आपके शिक्षक या प्रोफेसर को आमतौर पर आवश्यकता होगी कि आप एक मौजूदा उद्धरण शैली का उपयोग करें, जैसे कि मॉडर्न लैंग्वेज एसोसिएशन या अमेरिकन साइकोलॉजिकल एसोसिएशन शैली।
