यद्यपि लिखित संचार में मौखिक संचार पर कई स्पष्ट लाभ हैं, जैसे कि अर्थ में अस्पष्टता, आसान प्रतिकृति और स्थायित्व, लिखित संचार हमेशा व्यावसायिक, शैक्षणिक या व्यक्तिगत संचार के लिए सबसे अच्छा विकल्प नहीं है। किसी भी स्थिति के लिए संचार का सबसे अच्छा तरीका निर्धारित करने के लिए लिखित संचार के नुकसान को समझना।
अवैयक्तित्व
लिखित संचार मौखिक संचार की तुलना में कम व्यक्तिगत है, जिससे यह भावनात्मक संदेशों के लिए कम आदर्श है। उदाहरण के लिए, ज्यादातर लोगों को लगता है कि महत्वपूर्ण समाचार, जैसे कि निकाल दिया जाना, एक पदोन्नति प्राप्त करना, एक रिश्ते को समाप्त करना या शादी का प्रस्ताव करना व्यक्ति में संवाद होना चाहिए। व्यक्तिगत संबंधों के निर्माण में व्यक्तिगत संचार की तुलना में लेखन या ईमेल के माध्यम से संवाद करना भी कम प्रभावी होता है।
कुसंगति की संभावना
लिखित संचार में स्वर या चेहरे की अभिव्यक्ति की बारीकियों को शामिल नहीं किया जाता है, जिससे गलत संचार की संभावना अधिक होती है। हास्य और व्यंग्य विशेष रूप से लिखित संचार में व्यक्त करने के लिए मुश्किल है और अपमान के रूप में माना जा सकता है। यह लोगों को एक अधिक औपचारिक, गंभीर स्वर में लिखने के लिए मजबूर करता है, लिखित संचार के अवैयक्तिक स्वरूप में योगदान देता है।
तात्कालिक प्रतिक्रिया का अभाव
मौखिक संचार आमतौर पर तात्कालिक मौखिक और गैर-मौखिक प्रतिक्रिया उत्पन्न करता है, जो अक्सर स्पीकर की अगली टिप्पणी को सूचित करता है। लिखित संचार में इस महत्वपूर्ण तत्व का अभाव होता है, और डिजिटल संचार के कुछ रूपों जैसे टेक्स्टिंग या त्वरित संदेशों के साथ, लिखित प्रतिक्रियाओं में मौखिक संचार की सहजता का अभाव होता है। लिखित संचार को दर्शकों की जरूरतों को पूरा करने के लिए तुरंत समायोजित नहीं किया जा सकता है, एक सवाल को स्पष्ट कर सकता है या एक खंडन का जवाब दे सकता है। इसके अलावा, अगर गलतफहमी होती है, तो लेखक को इसे ठीक करने के लिए समय के बारे में पता नहीं चल सकता है।
लागत, सामग्री और भंडारण
लिखित संचार अक्सर मौखिक संचार से अधिक समय लेता है, इसलिए यह व्यवसायों के लिए अधिक महंगा हो सकता है। इसके अलावा, लिखित संचार की हार्ड कॉपी में प्रिंटर, स्याही और कागज की आवश्यकता होती है, और भंडारण स्थान भी होता है।कई मामलों में, इलेक्ट्रॉनिक संचार को भी संग्रहीत किया जाना चाहिए, हालांकि अंतरिक्ष के संदर्भ में इस तरह के भंडारण की लागत और हार्ड-कॉपी भंडारण की तुलना में लागत बहुत कम है। चाहे हार्ड-कॉपी हो या इलेक्ट्रॉनिक, संग्रहीत सामग्री अनजाने में खो सकती है या नष्ट हो सकती है।
देयता
लिखित संचार की स्थायित्व एक देयता मुद्दा बना सकता है। उदाहरण के लिए, जबकि बोले गए टिप्पणियों को आसानी से भुला दिया जाता है, ईमेल, मेमो और अन्य दस्तावेजों को अदालत में सबूत के रूप में इस्तेमाल किया जा सकता है, यहां तक कि उनके लिखे जाने के वर्षों बाद भी। इसके अलावा, लिखित संचार की आसान प्रतिकृति इसे जोखिम भरा बनाती है; जबकि एक बोल्ड ऑफ-कलर मजाक कुछ लोगों को नाराज कर सकता है, उदाहरण के लिए, एक अनुचित ईमेल हजारों प्राप्तकर्ताओं को तुरंत भेजा जा सकता है।
