प्रभावी लिखित संचार का महत्व

"बेहतर इसे लिखित रूप में प्राप्त करें" व्यापार की दुनिया में सबसे अधिक बोली जाने वाली सावधानियों में से एक है। यह ऐसा लेखन है जो इस सौदे में विश्वास दिलाता है जैसे कि वे संरक्षित हैं क्योंकि सब कुछ स्पष्ट रूप से व्यक्त किया गया है। व्यवसाय का संचालन करते समय, पृष्ठ पर अपने आप को समझाने में सक्षम होने से, न केवल व्यापार सहयोगियों के साथ, बल्कि ग्राहकों और संभावनाओं के साथ बातचीत और संचार में अंतर हो सकता है।

संचार के मूल तत्व क्या हैं?

मनुष्य तीन तरीकों से संवाद करता है: मौखिक रूप से, विश्वव्यापी और लिखित शब्द के माध्यम से। प्रभावी ढंग से बोलना और विश्वास करना अशाब्दिक भाषा एक भीड़ में दोपहर के भोजन या नेटवर्किंग पर सौदा करने में एक लंबा रास्ता तय करती है, लेकिन यह लेखन है जो नियोक्ताओं द्वारा मांगी गई नौकरी कौशल पर सूची का नेतृत्व करता है।

हर कोई एक कमरे में काम नहीं कर सकता है, और हर कोई एक पृष्ठ को कमांड नहीं कर सकता है, लेकिन यदि आप मौखिक संचार और प्रभावी लेखन दोनों में महारत हासिल कर सकते हैं, तो यह एक कैरियर एक-दो पंच है जो वास्तव में कुछ जमीन है।

चाहे व्यक्ति में, वीडियो पर, ईमेल में, फोन पर या सोशल मीडिया के माध्यम से संवाद करना, यह महत्वपूर्ण संदेश समझा जा सकता है। लेकिन संचार एक दो-तरफ़ा सड़क है। अपने आप को व्यक्त करने में सक्षम होना महत्वपूर्ण है, लेकिन सुनना सोना है, खासकर व्यापार में। अच्छी तरह से सुनना प्रभावी मौखिक संचार के लिए दिशानिर्देशों में सबसे ऊपर होना चाहिए। वास्तव में यह सुनना (या पढ़ना) कि आपके सहकर्मी, नियोक्ता और ग्राहक क्या कहते हैं, उसे अवशोषित करना और इस तरह से जवाब देना कि उनकी जरूरतों और चिंताओं को संबोधित किया जाए, यह सबसे बड़ा कौशल है जिसे आप कभी भी मास्टर करेंगे - और वह भी जो आपके निजी जीवन में समान रूप से पुरस्कृत होगा।

लिखित संचार क्या है?

मानव इतिहास में किसी भी बिंदु पर लेखन का उपयोग आज अधिक किया जाता है। फेसबुक अपडेट और ईमेल ब्लास्ट से लेकर टेक्स्ट मैसेज और बिजनेस रिपोर्ट तक, शब्द हर जगह हैं। लिखित संचार कुछ भी है जो संदेश, संदेश या भाषा का उपयोग करता है या संदेश देने के लिए स्क्रीन, दीवार या व्हाइटबोर्ड पर लिखा जाता है।

आप अपने शब्दों का उपयोग कैसे कर सकते हैं, और उस प्लेटफ़ॉर्म के आधार पर भिन्न हो सकते हैं, जिसके माध्यम से आप खुद को अभिव्यक्त कर रहे हैं। व्यापार में, इसका मतलब थोड़ा अधिक औपचारिक है। फेसबुक बिजनेस पेजों पर, इसका मतलब थोड़ा कम औपचारिक है। ईमेल में, इसका मतलब स्पष्ट है लेकिन संक्षिप्त है। प्रसिद्ध संचार लेखक मार्शल मैकलुहान ने एक बार कहा था, "माध्यम संदेश है," और आज भी यह सच है, लेकिन माध्यम संदेशों को परिभाषित करता है।

लिखित संचार को कमजोर करना

प्रत्येक पेशेवर लेखक को अक्सर अन्य लोगों द्वारा बताया जाता है कि वे "इतने भाग्यशाली" हैं कि वे अच्छी तरह से लिख सकते हैं, क्योंकि अधिकांश लोग पृष्ठ पर मस्तिष्क के बीच कुछ खो जाते हैं।

लेकिन लेखन किसी भी कौशल या प्रतिभा की तरह है: जितना अधिक आप इसे करते हैं, उतना ही बेहतर होता है। यह मत करो और तुम हर बार असफल हो जाओगे। जब आप अधिक लिखना शुरू करते हैं, तो इसे धीमा और अधिक सोच-समझकर करें, और जल्द ही आपको अधिक आत्मविश्वास मिलेगा और शब्द तेजी से आएंगे। एक मस्तिष्क डंप के लिए दैनिक जर्नल क्योंकि यह आपके दिमाग को साफ करने में मदद करता है, जो बदले में अन्य लेखन प्रयासों में मदद करता है।

और हमेशा, हमेशा संपादित करें। किसी ऐसे व्यक्ति के बीच का अंतर जो सोचता है कि वे लेखन में बमुश्किल पास करने योग्य हैं और पेशेवर लेखक केवल कौशल या अभ्यास या प्रतिभा के अमूर्त उपहार के बारे में नहीं है - यह संपादन के बारे में भी है। अधिकांश पेशेवर लेखक एक या दो बार संपादित नहीं करते हैं, वे कई बार संपादित करते हैं। जब आप संपादन करते हैं, तो दिखावा करें कि आपके पास ऐसा कोई सुराग नहीं है, जिसके बारे में आपने लिखा है, और इसे ऐसे पढ़ें जैसे कि आप पहली बार इसे पढ़ रहे हैं। इसे पढ़ें ताकि आप अपने सिर में आवाज़ सुनें, और यदि आप इसे पढ़ते समय किसी भी चीज़ पर ठोकर खाते हैं, तो इसकी संभावना है क्योंकि आपने उस विचार को स्पष्ट रूप से व्यक्त नहीं किया है। वाक्य को फिर से लिखने, उसे फिर से लिखने या अधिक विशिष्ट शब्द खोजने का प्रयास करें। और फिर फिर से संपादित करें।

प्रभावी लेखन के तत्व क्या हैं?

शब्द विकल्प, वाक्य रचना, विराम चिह्न और शैली सभी प्रभावी लेखन के स्पष्ट तत्व हैं। उनके बिना, बाकी को विश्वसनीय के रूप में नहीं देखा जाता है।

लेकिन अगर लेखन के पीछे कोई अच्छा केंद्रीय विचार या उद्देश्य नहीं है तो यह सब मायने नहीं रखता। संचार क्या है और इसे समझने की क्या आवश्यकता है? या, आज की भाषा में, क्या टेकअवे है?

फिर, इसे अच्छी तरह से आयोजित किया जाना चाहिए। इस विचार को प्रारंभिक पैराग्राफ में व्यापक स्ट्रोक में पेश किया जाना चाहिए और बाद के पैराग्राफ में समझाया या प्रकट किया जाना चाहिए। मान लें कि इसे पढ़ने वाला व्यक्ति इस विषय से परिचित नहीं है और स्पष्ट रूप से समझाता है, लेकिन संरक्षण किए बिना। साक्ष्य या उदाहरणों के साथ विचार का समर्थन करें या उन उद्धरणों का उपयोग करें जो आपके द्वारा दिए गए संदेश को प्रभावित करते हैं।

आपके द्वारा उद्घाटन में व्यक्त किए गए विचार का हवाला देकर, लेकिन समापन में, जैसे "निष्कर्ष में।"

उदाहरण के लिए, मान लें कि आप कुछ के साथ एक कार्य ईमेल खोलते हैं, जैसे "हाल ही में, कुछ चर्चा संचार को बेहतर बनाने और विश्वास को बढ़ाने के लिए अधिक क्लाइंट-फेसिंग दस्तावेज़ बनाने के विचार के आसपास हुई है। मैं इस सुझाव का समर्थन करता हूं क्योंकि … "एक महान निष्कर्ष इस उद्घाटन को संदर्भित करेगा, जैसे कि," अंत में, अधिक ग्राहक-पत्राचार पत्राचार एक अन्य बोझिल जिम्मेदारी की तरह लग सकता है, लेकिन मेरा मानना ​​है कि भुगतान से अंततः कम प्रश्नों को प्राप्त करना होगा। नीला और बेहतर चल रहे संवाद और अधिक विश्वास पैदा कर रहा है। मैं इसके बारे में अधिक विस्तार से चर्चा करने के लिए उत्सुक हूं। ”

सहायक लेखन पुस्तकें और ऐप्स

विराम चिह्न जैसी चीजों पर न्याय करना दुर्भाग्यपूर्ण है क्योंकि यह आसानी से सबके सामने नहीं आता है, लेकिन वास्तविकता यह है कि लोग लिखित रूप में खुद को अच्छी तरह से व्यक्त करने पर अधिक सम्मानित और विश्वसनीय होते हैं।

यदि आप अक्सर शब्दों के लिए एक नुकसान महसूस कर रहे हैं क्योंकि आप अपने व्याकरण, वाक्यविन्यास या विराम चिह्न के बारे में असुरक्षित हैं, तो आप अकेले दूर हैं।

आज, माइक्रोसॉफ्ट वर्ड जैसे सॉफ्टवेयर में व्याकरण और वाक्यविन्यास के लिए बुनियादी संपादन है, इसलिए पहले ड्राफ्ट के लिए उन का उपयोग करें। लेकिन हेमिंग्वे संपादक ऐप जैसे ब्लॉक पर नए खिलाड़ी हैं, जिसमें एक डेस्कटॉप साइट भी है, जहां आप स्पष्ट हाइलाइट किए गए अनुभागों को देखने के लिए अपने लेखन की प्रतिलिपि बना सकते हैं और पेस्ट कर सकते हैं, यह दर्शाता है कि आप इसे सुधारने के सुझावों के साथ कहां गलत हैं। यहां तक ​​कि पेशेवर लेखक भी इस ऐप का उपयोग करते हैं।

बहुत सी पुस्तकों को पेशेवरों को लिखकर प्यार किया जाता है, जैसे कि विलियम स्ट्रंक की "एलीमेंट्स ऑफ स्टाइल" और स्टीफन किंग की "ऑन राइटिंग _"।

बेसिक बिजनेस राइटिंग टिप्स

1. रुको और सोचो। लेखक लिखने से पहले सोचते हैं, और यह स्पष्ट होने में सभी अंतर बनाता है। शुरू करने से पहले एक योजना बनाएं। इसे दफनाना नहीं है अपने मुख्य विचार को सामने और केंद्र में रखें। वहां से शुरू करें, इसे तीन पैराग्राफ से नीचे न रखें।
2. इसे सस्ता और सरल रखें। $ 5 शब्दों का उपयोग करना बंद करें - बस और स्पष्ट रूप से बोलकर अपने पैसे का मूल्य प्राप्त करें। "उपयोग", "नहीं" कहें। शब्दजाल का उपयोग न करें, स्मार्ट ध्वनि करने की कोशिश न करें, चलो आपके सुझाव होशियार बनो। हर दिन भाषा आपके विचारों को बेहतर ढंग से व्यक्त करेगी और आप लिखते समय अधिक सहज महसूस करेंगे - और यह तब दिखाई देगा जब अन्य इसे पढ़ेंगे।
3. व्यर्थ शब्द नहीं। जितना संभव हो उतना कम शब्दों का उपयोग करें और बहु-शब्द वाक्यांशों को मार दें। "अंतिम परिणाम" सिर्फ "परिणाम" होना चाहिए, और बहुत सारे उदाहरण हैं। (माइक्रोसॉफ्ट वर्ड इन शब्द-बर्बाद वाक्यांशों को इंगित करने के लिए बहुत अच्छा है)
4. विशेषण और क्रिया विशेषण कम करें। विशिष्ट शब्दों का प्रयोग करें। "फोर-डोर कार" एक सेडान है। तेज दौड़ना "स्प्रिंटिंग" है। अपनी पसंद को व्यापक बनाने के लिए थिसॉरस का उपयोग करें।
5. अधिक लिखें और बेहतर होने के लिए अधिक पढ़ें। अधिक किताबें पढ़ना आपके सिर को लिखने के लिए बेहतर जगह दिलाने में मददगार होगा। दैनिक लेखन, चाहे वह किसी पत्रिका में हो या आपके व्यवसाय के लिए एक लंबी फेसबुक पोस्ट में, आपको खुद को व्यक्त करने में अधिक आत्मविश्वास बनाने में मदद करेगा।
6. हमेशा अपने दर्शकों को जानते हैं। आप किसके लिए लिख रहे हैं, और आपको क्या कहना है और कैसे बदलना चाहिए। आप कौन पढ़ रहे हैं, इस बात का ध्यान रखें।
7. अपना पहला ड्राफ्ट कभी न भेजें। यहां तक ​​कि पेशेवर लेखक अपने ईमेल को फिर से पढ़ने और पुन: प्रकाशित करने के लिए रुक जाते हैं। पहला ड्राफ्ट कभी सही नहीं होता है।
8. संपादित करें, संपादित करें, संपादित करें, संपादित करें। संपादन से आपका जीवन बदल जाएगा।