एक खरीद की आवश्यकता व्यापार, गैर-लाभकारी एजेंसियों और सरकारी कार्यालयों द्वारा माल और सेवाओं की खरीद के लिए संगठनात्मक अनुरोधों को समन्वित करने के लिए उपयोग किया जाता है। ये प्रपत्र किसी संगठन के मानक और सुव्यवस्थित रूप से आइटम खरीदने की प्रक्रिया बनाते हैं।
आवश्यकताएँ
अधिकांश खरीद आवश्यकताओं में सामान्य घटक होते हैं जैसे कि एक क्षेत्र जहां खरीदी जाने वाली कई वस्तुओं को सूचीबद्ध किया जाता है। संगठन की संरचना के आधार पर, बजटीय प्राधिकरण के साथ एक प्रमुख कर्मचारी से एक हस्ताक्षर या प्राधिकरण आमतौर पर आवश्यक होता है। इसके अलावा, फॉर्म में अक्सर कार्यालय उपयोग के लिए निर्दिष्ट क्षेत्र होते हैं जो केवल खरीद विभाग नोट या आंतरिक संचार के लिए उपयोग कर सकते हैं।
अवयव
खरीदारी की आवश्यकता के लिए एक ऐसा क्षेत्र होना चाहिए जो ऑर्डर की जाने वाली वस्तुओं को सूचीबद्ध करता है। इस सूची में यूनिट की कीमतों और अनुरोधित मात्राओं की भी आवश्यकता होगी। ऐसी खाता जानकारी के लिए भी एक क्षेत्र निर्दिष्ट किया जा सकता है, जैसे कि कौन सा बजट खरीद और अन्य लेखांकन जानकारी से प्रभावित होगा।
विचार
कई संगठन मूल्य और मात्रा छूट प्राप्त करने के लिए विशिष्ट कंपनियों को कार्यालय की आपूर्ति या अन्य आवश्यक सामानों की खरीद का अनुबंध करते हैं। ऐसे संगठनों को अपने कर्मचारियों को केवल ऐसे विक्रेताओं के साथ खरीद की आवश्यकता प्रस्तुत करने की आवश्यकता होती है। एक बार अनुमोदित होने के बाद, खरीद आदेश को खरीद के आदेश के रूप में प्रस्तुत किया जाता है।
