लागत बचत और लागत परिहार रिकॉर्ड करने के लिए एक ट्रैकिंग स्प्रेडशीट बनाना आपके संगठन को "हार्ड" और "सॉफ्ट" बचत दोनों की सही रिपोर्ट करने की अनुमति देता है। पिछले वर्ष की तुलना में कठिन बचत को कम लागत के रूप में दिखाया गया है। नरम बचत कम मूर्त होती है और इसमें आपूर्तिकर्ता से लागत में कम वृद्धि या "मुक्त" प्रशिक्षण शामिल हो सकता है जो दर में वृद्धि के साथ आता है। बचत को ट्रैक करने के लिए एक स्प्रेडशीट विकसित करना खरीद के लिए जिम्मेदार लोगों को प्रोत्साहन प्रदान करने के लिए महत्वपूर्ण है।
आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी
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स्प्रेडशीट कार्यक्रम
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पिछले परिचालन खर्च
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ठेके
तार्किक श्रेणियों में समूह संचालन खर्च। श्रेणियां प्रकार से हो सकती हैं, जैसे सभी उपयोगिताओं को एक साथ समूहित करना। यदि कई कर्मचारी जिम्मेदार व्यक्ति द्वारा खरीद, समूह व्यय के लिए जिम्मेदार हैं।
स्प्रेडशीट के पहले सेल में शीर्षक "खर्च" में टाइप करें। नीचे, किसी श्रेणी का नाम दर्ज करें, फिर नीचे दिए गए कक्षों में व्यय नामों को सूचीबद्ध करें। प्रत्येक श्रेणी के लिए दोहराएं।
अगले कॉलम में, "वास्तविक" और वर्ष शीर्षक वाले कॉलम में टाइप करें। इसके नीचे प्रत्येक खर्च नाम के दाईं ओर सेल में खर्च किए गए डॉलर दर्ज करें। अगले कॉलम "एडजस्टमेंट" को लेबल करें और किसी भी संविदात्मक वृद्धि या उसी व्यय पंक्ति में घटें, जिसमें यह लागू होता है। अगले कॉलम "बेंचमार्क" को लेबल करें और वास्तविक राशि को एक से अधिक गुणा करके समायोजन के लिए एक सूत्र दर्ज करें: (वास्तविक * (1 + समायोजन))।
पिछले वर्ष उत्पादित वस्तुओं की मात्रा और अगले वर्ष के लिए नियोजित उत्पादन की पहचान करें। अगली पंक्ति के शीर्ष पर, "प्रति यूनिट।" सभी लागू खर्चों जैसे सामग्री और श्रम के लिए, बेंचमार्क को नई मात्रा में समायोजित करने के लिए एक सूत्र दर्ज करें: (बेंचमार्क / मात्रा पिछले वर्ष * मात्रा इस वर्ष)।
"वास्तविक" में टाइप करें और अगले कॉलम की शीर्ष पंक्ति में चालू वर्ष और वास्तविक व्यय मात्रा ज्ञात होने तक इसे खाली छोड़ दें। अगले कॉलम को "अंतर" शीर्षक दें। प्रत्येक खर्च के लिए, बेंचमार्क कॉलम में संख्या से इस वर्ष के वास्तविक व्यय को घटाते हुए एक सूत्र दर्ज करें।
प्रत्येक श्रेणी के बाद, दो रिक्त लाइनें डालें। पहली पंक्ति में, "सबटोटल" टाइप करें। इसके आगे वाले सेल में, उस श्रेणी के सभी खर्चों को एक साथ जोड़ने के लिए सूत्र में टाइप करें और इसे स्प्रेडशीट के सभी कॉलमों में कॉपी करें। अंतिम श्रेणी के बाद, पहले कॉलम में “टोटल” टाइप करें और उसके बगल वाले सेल में, सभी श्रेणी के सबटाइटल को एक साथ जोड़ने के लिए एक सूत्र दर्ज करें। स्प्रेडशीट के सभी कॉलमों में इसे कॉपी करें।
नए अनुबंधों पर हस्ताक्षर किए जाने या वास्तविक चालान प्राप्त होने पर खर्च दर्ज करें। किसी भी नए खर्च के लिए अतिरिक्त लागत डालें या लागत परिहार बचत लॉग करें।
टिप्स
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अग्रिम में कुल लागत स्वामित्व को बढ़ाकर निर्णय लें कि बचत को कैसे पुरस्कृत किया जाएगा। मुख्य निर्णयों में शामिल है कि क्या कर्मचारियों को उनके सभी खर्चों के लिए शुद्ध बचत पर इनाम दिया जाएगा और दूसरी श्रेणी को प्रभावित करने वाली अमूर्त बचत को संभालने के लिए। समायोजन कॉलम का उपयोग लक्ष्य निर्धारित करने के लिए भी किया जा सकता है। प्रत्येक श्रेणी के लिए वांछित बचत प्रतिशत में डालने से प्रत्येक खर्च के लिए बेंचमार्क लक्ष्य बनेंगे। कम परिचालन खर्च या श्रम घंटों में कमी के परिणामस्वरूप प्रक्रिया में सुधार शामिल करना सुनिश्चित करें।
