यदि आप कभी भी प्रशासनिक पद पर काम करते हैं, तो मिनटों का लेन-देन करना आपका काम हो सकता है। मिनटों को ट्रांसलेट करने के बारे में सोचना जितना कठिन हो सकता है। ट्रांसक्रिप्शन मिनट का मतलब है कि आपकी मीटिंग में आपके द्वारा लिए गए बहुत कम और बहुत से नोटों के बीच सही संतुलन बनाना। इसके अलावा, आपको न केवल तेज सुनने के कौशल बल्कि एक अच्छी संपादकीय संवेदनशीलता का अभ्यास करना चाहिए। नीचे दिए गए गाइड का पालन करके, आप एक पेशेवर मिनट प्रतिलेखन का उत्पादन कर सकते हैं।
अपनी मीटिंग के बाद जितनी जल्दी हो सके अपना ट्रांसक्रिप्शन करें। आप आसानी से याद कर पाएंगे कि बैठक में क्या हुआ।
सही ढंग से अपने मिनट दस्तावेज़ को हकदार। बैठक के उपस्थितगण, बैठक के उद्देश्य (ओं) और बैठक की तारीख / अवधि को रिकॉर्ड करें। आपको एक कुंजी भी शामिल करनी चाहिए जो उपस्थितियों के प्रारंभिक नामों को उनके पूर्ण नामों के साथ सूचीबद्ध करती है, क्योंकि हर बार जब कोई सहभागी बोलता है, तो आप उनके बयानों को उनके आरंभ के साथ प्रस्तुत कर सकते हैं।
बैठक को उसके कालानुक्रमिक क्रम में बदलना। बैठक में यदि एक से अधिक विषयों पर चर्चा की गई हो, तो चर्चा / चर्चा को विषय से विभाजित करें। उदाहरण के लिए, यदि चर्चा बजटीय चिंताओं से मानव संसाधन में बदल गई, तो अगली बातचीत को इस प्रकार प्रस्तुत करें: "चर्चा मानव संसाधन विभाग के विचार से बदले …"
आपकी बैठक में महत्वपूर्ण और महत्वहीन चर्चाओं के बीच अंतर। उदाहरण के लिए, आप निश्चित रूप से उन क्षणों को प्रसारित नहीं करना चाहते हैं, जो किसी व्यक्ति के विषय में गए हों और व्यक्तिगत मामलों के बारे में बात की हो। यह उल्लेख करने के बजाय कि चर्चा ने बंद कर दिया है, या तो दीर्घवृत्त लिखें "…" या ऐसा कुछ, "लगभग एक घंटे की असंबंधित बातचीत के बाद …"
अपने दस्तावेज़ को अपनी हार्ड ड्राइव (या फ़्लैश ड्राइव) में सेव करें, इससे पहले कि आप उसे प्रिंट करें। एक मिनट प्रतिलेखन व्यवसाय के अधिकांश प्रमुख निर्णयों को रिकॉर्ड करता है, इसलिए यह आवश्यक है कि इन निर्णयों को भविष्य के संदर्भ के लिए सहेजा जाए।
टिप्स
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हमेशा अपनी वर्तनी और व्याकरण की जांच करें इससे पहले कि आप अपने बॉस को अपने मिनट प्रतिलेखन जमा करें। अपने बॉस से पूछें कि क्या कोई टेम्प्लेट है जिसका उपयोग आप अपने मिनटों को स्थानांतरित करने के लिए कर सकते हैं। यदि नहीं, तो पूछें कि क्या पिछले मिनट के ट्रांस्क्रिप्शंस हैं जिन्हें आप अपने स्वयं के लिखते समय संदर्भित कर सकते हैं।
चेतावनी
एक बैठक में किसी भी विस्फोट की रिकॉर्डिंग के बारे में बहुत सावधान रहें। प्रकोप के पीछे के व्यक्ति का उल्लेख न करें, लेकिन कुछ ऐसा बताएं, जैसे "यह दृढ़ता से प्रोत्साहित किया गया था कि.." यदि आप कभी भी एक डिसकशन के साथ नाम जोड़ने के बारे में अनिश्चित महसूस करते हैं, तो बैठक के अध्यक्ष के साथ परामर्श करें।
