एक प्रतिधारण पत्र एक संगठन के लिए एक मूल्यवान उपकरण के रूप में काम कर सकता है जो वार्षिक शुल्क लेता है। यह पत्र सदस्यता को नवीनीकृत करने के लिए उन्हें याद दिलाकर एक ग्राहक को बचा सकता है। आप कुछ सरल चरणों का पालन करके एक प्रभावी अवधारण पत्र का मसौदा तैयार कर सकते हैं। आपकी व्यावसायिकता ग्राहक को बनाए रखने की संभावना को अधिकतम करेगी।
औपचारिकताओं के साथ शुरू करो। "प्रिय सदस्य का नाम" लिखें, सामान्य शीर्षक के बजाय सदस्य के नाम का उपयोग करने से पत्र व्यक्तिगत प्रतीत होगा।
अपने पत्र के कारण के साथ खोलें। "मुझे चिंता है कि हमें आपकी सदस्यता नवीनीकरण नहीं मिली है।"
लाभ के व्यक्ति को याद दिलाने वाला एक पैराग्राफ लिखिए। उदाहरण के लिए, "हमारे संगठन के सदस्य के रूप में, आपके पास हमारे समुदाय में अपने जीवन की गुणवत्ता में सुधार करने का मौका है।" इस पैराग्राफ को लगभग तीन प्रमुख विक्रय बिंदुओं तक सीमित रखें। यह पाठक को बांधे रखेगा।
पत्र समाप्त करें। अगर वह सदस्यता या किसी अन्य मुद्दों के बारे में कोई प्रश्न पूछना चाहता है, तो उससे संपर्क करने के लिए कहें। अपना फोन नंबर शामिल करें। "साभार" के साथ पत्र को बंद करें और इसे प्रिंट करने के बाद हस्ताक्षर करें।
