जब आपको एक पेशेवर रिपोर्ट लिखने की आवश्यकता होती है, तो आप शामिल करने की जानकारी के बारे में भ्रमित हो सकते हैं। व्यवसाय लेखन, विशेष रूप से रिपोर्टों के लिए, अक्सर एक प्रारूप और शैली होती है जिसका पालन किया जाना चाहिए। जब आप पेशेवर रिपोर्ट के लिए आवश्यक प्रारूप और शैली में लिखने के आदी हैं, तो आपको जल्दी और आसानी से एक रिपोर्ट लिखने में सक्षम होना चाहिए।
रिपोर्ट लेखन की शैली की समीक्षा करें। कथा या निबंध लेखन के विपरीत, रिपोर्ट लेखन अत्यधिक कुशल है। किसी भी शानदार शब्द को हटा दिया जाना चाहिए, और भाषा सरल और प्रत्यक्ष है। सक्रिय आवाज़ का उपयोग करें और अनावश्यक जानकारी से बचें।
जब भी आप कर सकते हैं बुलेट आइटम जोड़ें। वाक्य रूप में कुछ समझाने के बजाय, एक रिपोर्ट इसे बुलेट सूची के साथ समझाएगी। उदाहरण के लिए, एक व्यावसायिक परियोजना की विशेषताएं अनुच्छेद रूप में नहीं लिखी जाएंगी, बल्कि गोलियों के साथ सूचीबद्ध की जाएंगी।
पैराग्राफ को तोड़ दें ताकि हर एक केवल कुछ पंक्तियों का हो। रिपोर्ट लेखन में लंबे पैराग्राफ शामिल नहीं हैं।
उन जानकारियों को शामिल करने से बचें जिन्हें आपके दर्शक पहले से जानते हैं। एक निबंध के साथ, आप अक्सर मान लेते हैं कि पाठक को विषय का कुछ भी पता नहीं है। एक रिपोर्ट लिखने में, उन सभी सूचनाओं को हटा दें जो आपके दर्शक पहले से जानते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप प्रबंधन कर्मचारियों के लिए एक नई कंपनी नीति के बारे में रिपोर्ट लिख रहे हैं, तो अपनी कंपनी के बारे में सामान्य जानकारी शामिल न करें, जो प्रबंधकों को पहले से पता होगी। हालाँकि, यह जानकारी शामिल हो सकती है यदि रिपोर्ट नए कर्मचारियों के समूह के लिए है।
व्यवसाय रिपोर्ट के साथ पूरक सामग्री शामिल करें। रिपोर्ट को बढ़ाने और अर्थ को स्पष्ट करने के लिए चार्ट, ग्राफ, फोटोग्राफ, टेबल, आरेख और अन्य दृश्यों जैसी चीजों का उपयोग किया जा सकता है।
पाठक के लिए विभिन्न वर्गों को संदर्भित करना आसान बनाने के लिए पूरी रिपोर्ट में शीर्षासन करें।
