संगठनात्मक संरचना को लामर विश्वविद्यालय द्वारा "कार्य की औपचारिक प्रणाली और संबंधों को नियंत्रित करने, समन्वय करने और समन्वय करने वाले संबंधों की औपचारिक प्रणाली के रूप में परिभाषित किया गया है ताकि वे संगठन के लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए सहयोग करें।" कार्यालय का प्रशासन व्यवसाय के प्रकार के आधार पर विभिन्न संगठनात्मक संरचनाओं का उपयोग कर सकता है। यह चल रहा है। कार्यालय प्रशासन में उपयोग की जाने वाली प्रत्येक संरचना के फायदे और नुकसान हैं। अपने कार्यालय का आकलन करें और निर्धारित करें कि कौन सी संरचना आपकी आवश्यकताओं के लिए सबसे उपयुक्त है।
कार्यात्मक संरचना
एक कार्यात्मक संरचना समान पदों, कौशल सेट और कार्यों के साथ लोगों को विभिन्न समूहों में रखती है। एक सामान्य कार्यात्मक संरचना एक ग्राहक सेवा कॉल सेंटर है। प्रत्येक व्यक्ति एक ही कार्य कर रहा है, एक ही उपकरण का उपयोग कर रहा है और ग्राहक के मुद्दों को संभालने का एक सामान्य लक्ष्य है। इस संरचना में लाभ यह है कि एक विशिष्ट समूह से संवाद करना आसान है, निर्णय जल्दी से किए जाते हैं, और प्रशिक्षण और विकास अधिक प्रभावी होते हैं क्योंकि हर कोई एक ही समय में एक ही चीज सीख रहा है। इस संरचना के नुकसान यह हैं कि यह कर्मचारियों के बीच विविधता को सीमित करता है, और बदलती जरूरतों को पूरा करना अधिक कठिन है।
प्रभागीय संरचना
कार्यात्मक संरचनाओं की तुलना में मंडल संरचनाएं व्यापक हैं। एक कार्यात्मक संरचना समान कार्य वाले लोगों के समूह पर आधारित होती है, जबकि विभाजन संरचना एक बड़ी कंपनी के भीतर उप-विभाग होती है। उदाहरण के लिए, यदि कोई निगम विभिन्न ब्रांडों का मालिक है, तो एक ब्रांड को अपना विभाग माना जा सकता है और उसकी अपनी मानव संसाधन टीम, विपणन टीम, जनसंपर्क और कार्यकारी समूह के विभाजन पर हो सकता है। यह उत्पादों और सेवाओं की बेहतर गुणवत्ता, अनुकूलित प्रबंधन, टीम के काम में वृद्धि और त्वरित निर्णय लेने की अनुमति देता है। हालाँकि, इस संरचना के लिए उच्च परिचालन लागतों की आवश्यकता होती है, यह डिवीजनों के बीच संचार को बढ़ावा नहीं देता है और संघर्ष को बढ़ाता है।
सपाट संरचना
कार्यालय प्रशासन में एक फ्लैट संरचना निर्णय लेने, विचार-मंथन और प्रतिक्रिया देने की प्रक्रियाओं में प्रशासन और टीम के सदस्यों को शामिल करती है। एक फ्लैट संगठन में प्रशासनिक स्तरों की बात करने पर सीमित स्तर की पदानुक्रम होती है। यह संरचना खुले संचार को प्रोत्साहित करती है और लोकतांत्रिक और प्रतिनिधि प्रशासनिक शैलियों को शामिल करती है।
लंबा ढांचा
एक लंबी संगठनात्मक संरचना में प्रशासनिक नेतृत्व के कई स्तर हैं। एक लंबा संगठन कार्यालय के सदस्यों को प्रशासन के साथ बातचीत करने से रोकता है। प्रतिक्रिया को प्रोत्साहित नहीं किया जाता है, और कर्मचारियों से बिना किसी सवाल के प्रशासन के आदेशों का पालन करने की अपेक्षा की जाती है। एक आधिकारिक प्रशासनिक शैली आमतौर पर लंबे संगठनात्मक कार्यालय संरचनाओं में उपयोग की जाती है, और आमतौर पर कानून प्रवर्तन और सेना में देखी जाती है।
