भर्ती और बनाए रखने के साथ, प्रशिक्षण प्रभावी कर्मचारी प्रबंधन के तीन प्रमुख पहलुओं में से एक है। इससे पहले कि आप बैठें कि आपके कर्मचारी प्रशिक्षण कार्यक्रम में क्या शामिल होना चाहिए, हालांकि, यह एक कर्मचारी SWOT विश्लेषण चलाने और व्यवसाय की ताकत, कमजोरियों, अवसरों और खतरों को देखने के लिए सहायक है।
सबसे पहले, SWOT विश्लेषण बनाने के लिए अपनी टीम को इकट्ठा करें। यह कंपनी के विभिन्न क्षेत्रों के प्रबंधकों की एक क्रॉस-फंक्शनल टीम हो सकती है, जिनमें से सभी के पास एक महान कर्मचारी प्रशिक्षण कार्यक्रम विकसित करने में कुछ हिस्सेदारी है। टीम में वे कर्मचारी शामिल हो सकते हैं जो प्रशिक्षण के माध्यम से आए हैं, सफल टीम के सदस्य जो जानते हैं कि अवसर कहां हैं या कंपनी के प्रशिक्षण विशेषज्ञ कहां हैं। या SWOT टीम एक छोटा समूह हो सकता है, शायद सिर्फ एक व्यक्ति, जो दोनों कर्मचारियों और कंपनी की प्रशिक्षण आवश्यकताओं से परिचित है। एक बड़ी टीम आम तौर पर बेहतर होती है (बहुत बड़ी होने के बिना), क्योंकि अधिक विचारों को तालिका में लाया जाएगा।
शुरुआत करने से पहले, यह महत्वपूर्ण है कि हर टीम का सदस्य यह समझे कि आप क्या कर रहे हैं और क्यों कर रहे हैं। सभी टीम के सदस्यों को न केवल स्वॉट प्रक्रिया से परिचित होना चाहिए, बल्कि प्रक्रिया का विशिष्ट वांछित परिणाम और समग्र कर्मचारी प्रशिक्षण पहल भी होनी चाहिए। सभी को पृष्ठभूमि दें, और शुरू करें।
अधिकांश SWOT समूह ताकत के साथ शुरू करना सबसे सरल पाते हैं। ये आपके वर्तमान कर्मचारी आधार की ताकत हैं, जो चीजें, हालांकि वे हमेशा बेहतर हो सकती हैं, आपके कर्मचारी वर्तमान में बहुत अच्छा करते हैं। यदि आपके कर्मचारी आउटगोइंग और फ्रेंडली हैं, तो यह एक ताकत है। यदि वे लगातार आवश्यक रिपोर्ट समय पर जमा करते हैं, तो यह एक ताकत है। ताकत वे आइटम हैं जिन्हें संभवतः आपके नए कर्मचारी विकास कार्यक्रम में प्रशिक्षण के लिए एक उच्च प्राथमिकता देने की आवश्यकता नहीं है, इससे परे कि उन कौशल को प्रशिक्षित करने के लिए पहले से ही क्या किया जा रहा है। अपने कर्मचारियों की ताकत की एक व्यापक सूची बनाएं, और यह सुनिश्चित करें कि टीम के सभी सदस्य इस बात से सहमत हों कि ये वास्तव में ताकत हैं।
ताकत के बाद, स्थानांतरित करने के लिए तार्किक जगह कमजोर है। ये आपके कर्मचारियों में सुधार की सबसे अधिक आवश्यकता वाले क्षेत्र हैं, संभवत: आपकी कंपनी बनाने वाले क्षेत्र पहले स्थान पर कर्मचारी प्रशिक्षण और विकास प्रक्रिया की जांच करने का निर्णय लेते हैं। यदि कोई ग्राहक सेवा टीम आपके व्यवसाय के साथ रहने के लिए ग्राहकों को रद्द करने के लिए लुभाने में असमर्थ है, तो यह एक कमजोरी है। यदि कोई संचालन प्रबंधक लाभ और हानि रिपोर्ट नहीं पढ़ सकता है, तो यह एक कमजोरी है। कमजोरी वे आइटम हैं जिन्हें आपकी टीम अंततः कर्मचारी प्रशिक्षण प्रक्रिया में उच्च प्राथमिकताओं के रूप में रखना चाहेगी। फिर से, कर्मचारी कमजोरियों की एक व्यापक सूची बनाएं, और स्पष्ट रहें।
स्वॉट विश्लेषण में, जहां ताकत और कमजोरियां आमतौर पर आंतरिक होती हैं, अवसर और खतरे समूह के बाहर देखने से मिलते हैं। यद्यपि ताकत और कमजोरियां वही हैं जो आपने अतीत में देखी हैं और अब देख रहे हैं, अवसर और खतरे वही हैं जो आप अभी देखना शुरू कर रहे हैं लेकिन भविष्य में और अधिक देखेंगे। उदाहरण के लिए, बिक्री टीम के लिए एक अवसर, एक नया उत्पाद, सुविधा या मूल्य बिंदु हो सकता है जो प्रतिनिधि बेच सकता है (जो इस मामले में, जाहिर है कि एक कर्मचारी प्रशिक्षण अवसर प्रदान करेगा)। लेखांकन प्रभाग के लिए एक अवसर नया कर सॉफ्टवेयर या नई ऑनलाइन फाइलिंग उपलब्धता हो सकता है, जो फिर से एक प्रशिक्षण अवसर पैदा करेगा।
अंत में, SWOT को समाप्त करने के लिए बाहरी खतरों की एक यथार्थवादी और गहन परीक्षा पर विचार किया जाना चाहिए। धमकी वे कार्यक्रम हैं, जो आपके कर्मचारियों के पास आने वाले गुण या घटनाएँ हैं जो व्यवसाय की प्रभावशीलता या दक्षता में बाधा डाल सकते हैं। वह नया कर सॉफ्टवेयर जो अधिक कुशल लेखांकन के लिए एक अवसर था, उदाहरण के लिए एक खतरा भी हो सकता है; आखिरकार, यदि लेखाकार पर्याप्त रूप से यह नहीं समझते हैं कि इसका उपयोग कैसे किया जाए, तो यह उन्हें धीमा कर सकता है। एक प्रतियोगी जो एक नया, कम मूल्य बिंदु पेश करता है, बिक्री कर्मचारियों के लिए खतरा पैदा कर सकता है, क्योंकि वे बिक्री कम कर सकते हैं यदि वे उस कम कीमत के खिलाफ बेचने के लिए पर्याप्त रूप से प्रशिक्षित नहीं हैं।
जब आपके पास SWOT पूरी तरह से इकट्ठा हो जाता है और आपकी टीम इस पर सहमत हो जाती है, तो सबसे कठिन भाग शुरू होता है: आपको वास्तव में अपने प्रशिक्षण कार्यक्रम को पुनः बनाने और पुनर्निर्माण करने के लिए दस्तावेज़ का उपयोग करना होगा। SWOT कागज पर बहुत अच्छा लगता है, लेकिन यह बेकार है अगर इसका उपयोग कंपनी के सबसे अधिक दबाव वाले जरूरतों के साथ कर्मचारी प्रशिक्षण को संरेखित करने के लिए ठीक से नहीं किया गया है। ताकतें प्रबलित होने वाले क्षेत्र हैं लेकिन प्राथमिकता के रूप में प्रशिक्षित नहीं हैं, जबकि कमजोरियों का उपयोग आपके सबसे महत्वपूर्ण प्रशिक्षण विषयों को उत्पन्न करने के लिए किया जा सकता है। यद्यपि ताकत और कमजोरियां दिखाती हैं कि आपके कर्मचारी क्या प्रशिक्षण देते हैं और उन्हें अब जरूरत नहीं है, अवसरों और खतरों को इंगित करना चाहिए कि प्रतिक्रियाशील, भूमिका के बजाय अपने व्यवसाय को सक्रिय रखने के लिए क्या प्रशिक्षण लागू किया जाना चाहिए।
चेतावनी
यह बहुत आसान है, विशेष रूप से समूह सेटिंग्स में, ताकत को कम करने और कमजोरियों को कम करने के लिए। कर्मचारी लक्षणों और दृष्टिकोणों के एक यथार्थवादी मूल्यांकन के स्पष्ट चर्चा का महत्व, पर्याप्त जोर नहीं दिया जा सकता है।
