सेवा की रिपोर्ट ग्राहक सेवा प्रतिनिधियों द्वारा किसी उत्पाद या सेवा की गुणवत्ता को ट्रैक करने के लिए लिखे गए दस्तावेज़ हैं। प्रबंधन इन रिपोर्टों का उपयोग उत्पाद को बदलने या बेहतर ग्राहक अनुभव के लिए सेवा प्रोटोकॉल को संशोधित करने की योजना बनाने के लिए करता है। यह महत्वपूर्ण है क्योंकि इस तरह के अनुकूलन से बेहतर ग्राहक प्रतिधारण और रेफरल हो सकते हैं, जो बदले में व्यवसाय के लिए राजस्व में वृद्धि कर सकते हैं। जब आप एक सेवा रिपोर्ट लिखते हैं, तो इस प्रकार यह महत्वपूर्ण है कि आप ऐसी जानकारी प्रस्तुत करें जो व्यावसायिक विकास के लिए स्पष्ट और मूल्यवान दोनों हो।
यदि लागू हो तो ग्राहक का नाम और संपर्क जानकारी, उसके ईमेल पते सहित लिखें।
उत्पाद उन्मुख सेवा रिपोर्ट के लिए मेक, मॉडल नंबर, सीरियल नंबर, खरीदारी की तारीख और ग्राहक कॉल की तारीख या यात्रा का संकेत दें। यदि सेवा रिपोर्ट केवल सेवा के साथ काम कर रही है तो मेक, मॉडल और सीरियल जानकारी के बजाय सेवा शीर्षक और सेवा का विवरण प्रदान करें।
उत्पाद या सेवा के बारे में किसी भी विशिष्ट ग्राहक टिप्पणियों को देखते हुए समस्या की रूपरेखा तैयार करें। निर्दिष्ट करें कि क्या समस्या फिर से आ रही है।
ग्राहक की शिकायत को दूर करने के लिए प्रदान की गई विशिष्ट सेवाओं या उत्पादों को सूचीबद्ध करें। उदाहरण के लिए, यदि आपका व्यवसाय कंप्यूटर और सॉफ़्टवेयर में काम करता है, तो आप "खराब ड्राइव क्षेत्रों का पता लगाने के लिए रैन डिस्क जाँच" लिख सकते हैं यदि ग्राहक को संदेह है कि उसकी हार्ड ड्राइव विफल हो रही थी।
कर्मियों के साथ मुद्दों सहित समस्या के कारण को सूचीबद्ध करें। यदि लागू हो, तो कौन से भाग ख़राब थे, यह इंगित करें।
एक पैराग्राफ लिखें जिसमें आप किसी भी टिप्पणी या नोट्स को शामिल करते हैं जो भविष्य में इसी तरह की शिकायतों से बचने या निपटने में मदद कर सकता है। उदाहरण के लिए, आप ध्यान दे सकते हैं कि शिकायत को एक विशिष्ट टीम को भेज दिया गया था, जो समस्या कंपनी के लिए बड़े पैमाने पर इंगित करती है या यह कि समस्या को दीर्घकालिक हल करने के लिए एक विशिष्ट उपकरण आवश्यक होगा।
आपकी कंपनी द्वारा निर्धारित दिशा-निर्देशों का उपयोग करके ग्राहकों की संतुष्टि की एक मूल रेटिंग प्रदान करें (जैसे, 10 पूर्ण रूप से व्यंग्य के बराबर)।
रिपोर्ट पर हस्ताक्षर करें और दिनांक दें।
टिप्स
-
कई वेबसाइटें सेवा रिपोर्टों के लिए टेम्प्लेट प्रदान करती हैं, जिनमें यहां दी गई जानकारी के लिए अनुभाग हैं। इस तरह के टेम्पलेट का उपयोग करना, या अपना खुद का टेम्पलेट बनाना, कई ग्राहक सेवा प्रतिनिधियों से अधिक सुसंगत डेटा संग्रह का परिणाम होगा।
अपनी रिपोर्ट के शब्दों को यथासंभव संक्षिप्त रखें। "मैं" भाषा का पूरी तरह से उपयोग करने से बचें। अपूर्ण वाक्य जिनमें विषय को समझा जाता है और जो क्रियाओं से शुरू होते हैं वे स्वीकार्य होते हैं (जैसे, "भाग के लिए प्रदान किया गया प्रतिस्थापन"), जैसा कि गोलियां हैं। ग्राहक रिपोर्टों को पढ़ने और बनाने के लिए बहुत तेज होना चाहिए, क्योंकि एक प्रतिनिधि को एक दिन में दर्जनों तैयार करना पड़ सकता है।
उस प्रतिनिधि का नाम बताना सुनिश्चित करें जिसने कॉल या यात्रा को संभाला, भले ही वह आप थे।
