अधिक से अधिक कंपनियां इस कार्य को संभालने के लिए या तो परियोजना प्रबंधन को आउटसोर्स कर रही हैं या पेशेवरों को काम पर रख रही हैं। उद्योग में बदलाव के साथ, उन लोगों को ढूंढना मुश्किल हो सकता है जो नवीनतम रुझानों और रणनीतियों के शीर्ष पर हैं। केवल 2.5 प्रतिशत संगठन ही अपनी सभी परियोजनाओं को सफलतापूर्वक पूरा करते हैं। एक चौंका देने वाली 70 प्रतिशत परियोजनाएँ विफल हो जाती हैं। इन नंबरों को देखते हुए, आप आश्चर्यचकित हो सकते हैं कि यह परियोजना प्रबंधक को काम पर रखने के लायक है या नहीं। हर चीज की तरह, विचार करने के भी फायदे और नुकसान हैं। एक कुशल परियोजना प्रबंधक आपके खर्चों को कम कर सकता है, वर्कफ़्लो प्रबंधन को व्यवस्थित कर सकता है और आपके व्यवसाय को विकसित करने में मदद कर सकता है।
परियोजना प्रबंधन पेशेवरों
चाहे आप एक छोटा व्यवसाय या एक स्थापित संगठन चला रहे हों, आप शुरू से अंत तक सभी प्रकार की परियोजनाओं को संभालने में सक्षम नहीं हो सकते हैं। कुछ परियोजनाएं बेहद जटिल हैं और एक तंग समय सीमा है या विशेष कौशल की आवश्यकता होती है जो आपकी टीम के पास नहीं हो सकती है। एक योग्य परियोजना प्रबंधक आपको सबसे अधिक समय लेने वाले कार्यों को व्यवस्थित और प्रबंधित करने में मदद कर सकता है। एक अनुभवी प्रोजेक्ट मैनेजर आपकी टीम को भी प्रेरित करेगा, संसाधनों का प्रबंधन करेगा, परिणामों को मापेगा, फीडबैक प्रदान करेगा और गुणवत्ता और कटौती लागत या समय बढ़ाने के तरीके खोजेगा। अन्य परियोजना प्रबंधन कौशल में उन्नत शेड्यूलिंग तकनीक, परिवर्तन का जवाब, संचार में सुधार, गुणवत्ता नियंत्रण और जोखिम प्रबंधन शामिल हैं।
कुशल लक्ष्य निर्धारण
अधिकांश परियोजनाएं केवल इसलिए असफल हो जाती हैं क्योंकि प्रबंधकों के पास स्पष्ट लक्ष्य नहीं होता है। 2013 में, सभी परियोजनाओं के एक तिहाई से भी कम समय पर और आवंटित बजट के भीतर वितरित किए गए थे। इस कारण से, SMART लक्ष्य निर्धारित करना सर्वोपरि है। स्मार्ट लक्ष्य विशिष्ट, औसत दर्जे का, प्राप्य, यथार्थवादी और समयबद्ध हैं। यह संक्षिप्त SMART के लिए है। स्मार्ट लक्ष्य यह सुनिश्चित करेंगे कि बजट से अधिक समय के बिना आपकी परियोजनाएँ समय पर वितरित हों। व्यावसायिक परियोजना प्रबंधकों के पास पूर्वानुमान बनाने, परियोजना लागत का प्रबंधन करने और संपूर्ण परियोजना जीवन चक्र में जोखिमों का निर्धारण करने के लिए आवश्यक विशेषज्ञता और उपकरण होते हैं।
बेहतर संचार
परियोजना प्रबंधन परियोजना में शामिल नेताओं और अन्य कर्मचारियों के बीच अधिक कुशल संचार की अनुमति देता है। अनुभवी परियोजना प्रबंधक ऐसे हितधारकों के प्रबंधन में प्रभावी हैं जो परियोजना की सफलता के लिए महत्वपूर्ण हैं। प्रोजेक्ट मैनेजर टीम सामंजस्य बनाए रखते हैं, बैठकों की सुविधा देते हैं, विषय-वस्तु के जानकारों को सलाह देते हैं, विचार मंथन करते हैं और वास्तविक समय में फीडबैक की निगरानी करते हैं। संचार आसानी से किसी भी परियोजना का सबसे महत्वपूर्ण पहलू है, और हर परियोजना पेशेवर के लिए एक आवश्यक कौशल है।
अधिक से अधिक ग्राहक संतुष्टि
परियोजनाएँ नई सुविधाएँ प्रदान कर सकती हैं और ग्राहकों को प्रसन्न करने के लिए नई सेवाएँ या उत्पाद खोल सकती हैं या परियोजनाएँ ग्राहकों के लिए लागत कम करने में योगदान कर सकती हैं। चूंकि परियोजना प्रबंधन कार्यप्रणाली गुणवत्ता कारकों को प्राथमिकता देती है, जैसे कि ग्राहक जो सुविधाएँ चाहते हैं, सफल परियोजना प्रबंधन वाली कंपनियां अधिक ग्राहक संतुष्टि का अनुभव करती हैं। यह अधिक राजस्व और व्यवसाय वृद्धि में तब्दील होता है। आपका संगठन उत्कृष्ट परिणाम देने के लिए जाना जाएगा।
विशेषज्ञता का उच्च स्तर
प्रोजेक्ट मैनेजर या आउटसोर्सिंग परियोजनाओं को किराए पर लेने से, आपकी कंपनी उच्च स्तर की विशेषज्ञता से लाभान्वित होगी। आपके संगठन के लोग नई चीजें सीखेंगे और एक नया दृष्टिकोण हासिल करेंगे जो उनके पेशेवर विकास में योगदान देगा। इसके अतिरिक्त, परियोजना प्रबंधन आपके समय को खाली कर देगा ताकि आप अपने व्यवसाय के मुख्य पहलुओं पर ध्यान केंद्रित कर सकेंगे। एक अनुभवी परियोजना प्रबंधक परियोजना प्रक्रिया को स्पष्ट करने और कर्मियों और अनुपालन सहित परियोजना के सभी क्षेत्रों का प्रबंधन करने में सक्षम होगा।
सटीक जोखिम मूल्यांकन
75 प्रतिशत से अधिक कंपनियों को परियोजना की सफलता में विश्वास की कमी है। अत्यधिक पुनरावृत्ति, गुंजाइश रेंगना, खराब संचार और अस्पष्ट उद्देश्य अक्सर अपराधी होते हैं। प्रोजेक्ट प्रबंधन आपको गणना किए गए जोखिमों को लेने और संसाधनों को अधिक कुशलता से आवंटित करने की अनुमति देता है। आप पहचानेंगे कि जोखिम क्या शुरू होने से पहले भी हैं। इस तरह, आप प्रारंभिक अवस्था में किसी भी समस्या के लिए योजना बना सकते हैं और परियोजना के जीवन चक्र में जोखिम उत्पन्न होने के कारण बेहतर निर्णय ले सकते हैं। प्रभावी जोखिम प्रबंधन आपको सकारात्मक जोखिमों या अवसरों पर उभरने की अनुमति देता है जब वे उत्पन्न होते हैं।
परियोजना प्रबंधन विपक्ष
यदि किसी प्रोजेक्ट मैनेजर के पास सही अनुभव या ज्ञान नहीं है, तो बहुत सारी समस्याएं हो सकती हैं। संसाधनों का नुकसान, शेड्यूलिंग समस्याएं, सुरक्षा मुद्दे और पारस्परिक संघर्ष परियोजना प्रबंधन के प्रमुख नुकसान हैं। इसके अतिरिक्त, आपका संगठन कार्य को पूरा करने या परियोजना को पूरा करने के लिए नए कर्मचारियों को काम पर रखने के द्वारा उच्च लागत का जोखिम उठा सकता है। कभी-कभी, परियोजना प्रबंधन आपके दैनिक कार्यों में हस्तक्षेप कर सकता है या अत्यधिक गलत हो सकता है।
ऊंची कीमतें
यदि आप एक परियोजना प्रबंधक को काम पर रख रहे हैं, तो विशेष सॉफ़्टवेयर में निवेश करने की अपेक्षा करें। इन कार्यक्रमों को लागू करना महंगा और मुश्किल हो सकता है। चूंकि आपकी टीम उनका भी उपयोग करेगी, इसलिए उन्हें प्रशिक्षण की आवश्यकता हो सकती है। अपनी आवश्यकताओं के आधार पर, आपको किसी परियोजना में मदद करने के लिए विषय विशेषज्ञ या विशेषज्ञों को नियुक्त करना पड़ सकता है। अक्सर, हितधारकों से उन विशेषताओं को शामिल करने के लिए एक धक्का होगा जो शुरू में योजनाबद्ध नहीं थे। ये सभी मुद्दे जल्दी से एक परियोजना की लागत को जोड़ सकते हैं।
बढ़ी हुई जटिलता
परियोजना प्रबंधन कई चरणों के साथ एक जटिल प्रक्रिया है। कुछ विशेषज्ञों में हर प्रक्रिया को जटिल बनाने की प्रवृत्ति होती है, जो आपकी टीम को भ्रमित कर सकती है और परियोजना के वितरण में देरी का कारण बन सकती है। वे अपनी योजनाओं में कठोर या सटीक भी बन सकते हैं, जिससे संगठन के भीतर तनावपूर्ण वातावरण बन सकता है। आमतौर पर, बड़े दायरे वाली परियोजनाएं वितरित करने के लिए अधिक जटिल होंगी, खासकर यदि परियोजना पर काम करने के लिए पूरी तरह से समर्पित टीम नहीं है। क्रॉस-फ़ंक्शनल टीम के सदस्य अपने दैनिक कार्य में पिछड़ सकते हैं, जिससे जटिलता की एक और परत जुड़ जाएगी।
संचार ओवरहेड
जब आप किसी प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टीम को हायर करते हैं, तो नए कर्मचारी आपकी कंपनी से जुड़ते हैं। यह संचार की एक अतिरिक्त परत जोड़ता है और हमेशा आपकी संगठनात्मक संस्कृति से मेल नहीं खा सकता है। इसलिए विशेषज्ञ आपकी टीम को यथासंभव छोटा रखने की सलाह देते हैं। एक टीम जितनी बड़ी होगी, संचार ओवरहेड उतना अधिक होगा। कभी-कभी, एक परियोजना के लिए एक बड़ी टीम की आवश्यकता होती है, इसलिए परियोजना प्रबंधकों को ढूंढना महत्वपूर्ण है जिनके पास विविध लोगों में मजबूत संचार कौशल है।
रचनात्मकता का अभाव
कभी-कभी, परियोजना प्रबंधन रचनात्मकता के लिए बहुत कम या कोई जगह नहीं छोड़ता है। टीम के नेता या तो प्रबंधन प्रक्रियाओं पर अत्यधिक ध्यान केंद्रित करते हैं या सख्त समय सीमा निर्धारित करते हैं, जिससे उनके कर्मचारी सख्त मापदंडों के भीतर काम करने के लिए मजबूर हो जाते हैं। यह रचनात्मक सोच को हतोत्साहित कर सकता है और नवाचार को बाधित कर सकता है जिससे परियोजना को लाभ मिल सकता है। प्रोजेक्ट मैनेजर के लिए यह जानना महत्वपूर्ण है कि रचनात्मकता को कब प्रेरित करना है और कब प्रोजेक्ट योजना का सख्ती से पालन करना है।
एक संगठन जगह में एक परियोजना प्रबंधन टीम के बिना सफलता प्राप्त और विकसित कर सकता है। हालांकि, इन पहलुओं को संभालने के लिए एक कुशल पेशेवर को काम पर रखने से नए अवसर खुल सकते हैं और आपकी कंपनी को अपने लक्ष्यों तक तेजी से पहुंचने में मदद मिल सकती है।
