यदि आप कोई व्यवसाय शुरू करने की योजना बना रहे हैं, तो आपको उस कार्यालय की स्थापना के लिए कुछ विचार करने की आवश्यकता होगी जहां से उस व्यवसाय की योजना और प्रबंधन किया जा सके। कंप्यूटर से लेकर कापियर तक, आधुनिक कार्यालयों को कुशलतापूर्वक कार्य करने के लिए कई विभिन्न प्रकार के उपकरणों, फर्नीचर और आपूर्ति की आवश्यकता होती है। कार्यालय उपकरण अपने कार्यालय में कार्य के आधार पर कुछ श्रेणियों में आते हैं।
कार्यालय उपकरण क्या है?
"कार्यालय उपकरण" शब्द में किसी भी दीर्घकालिक संपत्ति शामिल है जो प्रशासनिक या कार्यालय से संबंधित कार्यों का संचालन करने के लिए उपयोग की जाती है। तो, श्रेणी बहुत व्यापक है। वास्तव में, कार्यालय उपकरण से बाहर रखा गया है, इस पर विचार करने के लिए लेखांकन और कर उद्देश्यों के लिए अक्सर आसान होता है। विशेष रूप से, कार्यालय की आपूर्ति और कार्यालय फर्नीचर को आमतौर पर वर्गीकृत किया जाता है और कार्यालय उपकरण से अलग से ट्रैक किया जाता है। कार्यालय की आपूर्ति में ऐसी सामग्रियां शामिल होती हैं, जिन्हें आप आमतौर पर उपभोग करने और अधिक नियमित रूप से बदलने की अपेक्षा करते हैं। उदाहरणों में लेटरहेड और अन्य स्टेशनरी, बिजनेस कार्ड और पसंद जैसे आइटम शामिल होंगे। डेस्क, मेज कुर्सियों, अतिथि या ग्राहक बैठने, टेबल और अन्य फर्नीचर कार्यालय फर्नीचर श्रेणी में शामिल हैं।
कंप्यूटर उपकरण
आधुनिक कार्यालय कंप्यूटर उपकरणों में पर्याप्त निवेश करते हैं क्योंकि आंतरिक और दुनिया दोनों से जुड़े रहना आमतौर पर एक मिशन-महत्वपूर्ण आवश्यकता है। अधिकांश कार्यालयों को पत्रों, समझौतों और अन्य दस्तावेजों की हार्ड कॉपी बनाने के लिए कई डेस्कटॉप और लैपटॉप कंप्यूटर, साथ ही प्रिंटर की आवश्यकता होगी। कार्यालयों को दस्तावेजों की हार्ड कॉपी को डिजिटल फाइलों में बदलने की भी आवश्यकता हो सकती है। इस तरह के कार्यों के लिए डिवाइस को कंप्यूटर से जोड़ने के लिए स्कैनर और केबल की आवश्यकता होती है। डिजिटल कैमरा, प्रस्तुतियों के लिए प्रोजेक्टर और छवि प्रिंटर की भी आवश्यकता हो सकती है।
संचार उपकरण
व्यावसायिक कार्यालय एक ही व्यवसाय के अन्य विभागों या स्थानों के साथ-साथ अन्य व्यवसायों, ग्राहकों और विक्रेताओं के साथ संवाद करने की उनकी क्षमता पर बहुत अधिक निर्भर करते हैं। टेलीफोन कार्यालय कर्मचारियों को आंतरिक रूप से एक-दूसरे से जोड़ने में मदद करते हैं, जो त्वरित संदेशों को रिले करने के लिए चलने के समय में कटौती करके उत्पादकता बढ़ाने में मदद करता है। Interoffice संचार भी कार्यालय आगंतुकों के लिए एक अधिक पेशेवर छवि को बढ़ावा देने में मदद करता है।
जबकि फैक्स मशीनों का उपयोग व्यावसायिक कार्यालयों में अतीत की तुलना में कम किया जाता है, कुछ व्यवसायों को अभी भी हार्ड-कॉपी दस्तावेजों के संचारण के लिए उनके उपयोग की आवश्यकता होती है जिन्हें स्कैन नहीं किया जा सकता है। यह आमतौर पर कार्यालयों में पाया जाता है जो सुरक्षित, संवेदनशील या गोपनीय पेपर रिकॉर्ड जैसे कानून फर्म और चिकित्सा कार्यालय संभालते हैं।
यदि किसी कार्यालय को पर्याप्त मात्रा में दस्तावेज़ तैयार करने की आवश्यकता होती है, विशेष रूप से पत्राचार, तो प्रशासनिक सहायता के लिए पत्रों और अन्य निर्धारित दस्तावेजों की हार्ड कॉपी बनाने और संसाधित करने के लिए आसान बनाने के लिए डिक्टेशन उपकरण में निवेश करना समझदारी हो सकती है। अन्य संचार उपकरणों में एक व्यावसायिक कार्यालय की आवश्यकता हो सकती है जिसमें ताररहित टेलीफोन, उत्तर देने वाली मशीनें, ब्लूटूथ हेडसेट, सेलुलर डिवाइस या स्मार्टफोन, टेप रिकार्डर, वीडियो रिकॉर्डिंग और प्रदर्शन उपकरण और टीवी या डिस्प्ले मॉनिटर शामिल हो सकते हैं।
सामान्य कार्यालय उपकरण
अन्य उपकरण भी कार्यालयों द्वारा आवश्यक हो सकते हैं। फ़ाइल अलमारियाँ उन दस्तावेजों की प्रतियों को बनाए रखने के लिए महत्वपूर्ण हैं जिन्हें परिसर में रखा जाना चाहिए, या तो सुरक्षित रखने या आसान संदर्भ के लिए। उसी कारण से, एक अग्निरोधक सुरक्षित कीमती सामान और संवेदनशील मूल दस्तावेजों को सुरक्षित कर सकता है।
उपकरणों के कुछ टुकड़े इतने सर्वव्यापी हैं कि लगभग सभी कार्यालयों को उनकी आवश्यकता होगी और उनका नियमित उपयोग करना होगा। उदाहरण के लिए, फोटोकॉपियर कार्यालयों को दस्तावेजों के आवश्यक डुप्लिकेट बनाने में मदद करता है जो व्यवसाय को साझेदारों और ग्राहकों के लिए बनाना चाहिए, जैसे पत्राचार और समझौते या अनुबंध। एक सुरक्षित तरीके से संवेदनशील, मालिकाना या अन्यथा गोपनीय जानकारी को ठीक से निपटाने के लिए पेपर श्रेडर भी आवश्यक है।
कार्यालयों को आउटगोइंग मेल को संसाधित करने के लिए डाक मीटर जैसे अन्य सामान्य उपकरणों की भी आवश्यकता हो सकती है, नियोजन और रणनीति सत्रों के लिए भंडारण जरूरतों और व्हाइटबोर्ड के लिए एक लेबल निर्माता।
