जब कोई कंपनी किसी खर्च का भुगतान करने के लिए पैसा खर्च करती है, चाहे वह नकद, चेक, इलेक्ट्रॉनिक हस्तांतरण या किसी अन्य विधि से हो, तो इसे लेखांकन की दुनिया में नकद संवितरण के रूप में जाना जाता है। नकद संवितरण रिपोर्ट में हर लेनदेन का रिकॉर्ड होता है जिसमें किसी भी कारण से कंपनी द्वारा नकद भुगतान शामिल होता है। रिपोर्ट आमतौर पर कंपनी के अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर पैकेज, जैसे क्विकबुक से उत्पन्न होती है।
टिप्स
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नकद संवितरण रिपोर्ट सभी व्यक्तिगत लेनदेन का रिकॉर्ड है जिसमें किसी कंपनी द्वारा नकद भुगतान किया जाता है।
नकद संवितरण क्या है?
नकद संवितरण व्यक्तिगत व्यय लेनदेन का प्रतिनिधित्व करते हैं जो किसी कंपनी के आय विवरण पर दिखाए गए व्यय योग बनाते हैं। इसमें वेतन और वेतन, इन्वेंट्री, कानूनी सेवाओं के बाहर, भवन किराया और कंपनी द्वारा खर्च किए जाने वाले अन्य सभी खर्चों का भुगतान शामिल है। जब कंपनी चालान का भुगतान करती है, तो वह अपने लेखा सॉफ्टवेयर सिस्टम में नकद संवितरण पत्रिका को भुगतान रिकॉर्ड करती है।
कंपनी के लाभ और हानि का बयान उच्च स्तर पर नकद संवितरण को दर्शाता है, और खर्च अलग-अलग समय अवधि में दिखाए जाते हैं, इस पर निर्भर करता है कि कंपनी नकदी का उपयोग करती है या आकस्मिक-आधार लेखा।
नकद संवितरण जर्नल
लेखांकन में, "पत्रिका" शब्द का उपयोग रिकॉर्ड किए गए लेनदेन की एक सूची का वर्णन करने के लिए किया जाता है जिसे प्रकार द्वारा अलग किया गया है। एक व्यवसाय आम तौर पर अपने लेखांकन प्रणाली में कई पत्रिकाओं का उपयोग करता है, जैसे कि बिक्री के लिए एक पत्रिका, नकद रसीदें, नकद संवितरण और एक सामान्य पत्रिका। कई लेखांकन सॉफ्टवेयर पैकेजों में, उपयोगकर्ता व्यक्तिगत पत्रिकाओं को नहीं देखते हैं।
ये लेन-देन कंपनी की सामान्य पत्रिका में पोस्ट किए जाते हैं क्योंकि जब कोई उपयोगकर्ता सिस्टम में चेक बनाता है या इनवॉइस भेजता है, तो प्रविष्टियां स्वचालित रूप से प्रत्येक विशिष्ट पत्रिका में बनाई जाती हैं और फिर सामान्य जर्नल में स्थानांतरित कर दी जाती हैं। इसने व्यक्तिगत रूप से नकद संवितरण पत्रिका जैसे लेनदेन को मैन्युअल रूप से रिकॉर्ड करने की आवश्यकता को समाप्त कर दिया है। जब लेखांकन लेनदेन हाथ से रिकॉर्ड किए जाते थे, तो प्रविष्टियों को मैन्युअल रूप से नकद संवितरण पत्रिका में दर्ज किया जाता था और फिर एक सामान्य पत्रिका में स्थानांतरित कर दिया जाता था।
कंपनी के कैश की सुरक्षा करना
नकदी संवितरण रिपोर्ट के लिए सबसे महत्वपूर्ण उपयोग कंपनी को छोड़ने वाले नकदी पर तंग आंतरिक नियंत्रण बनाए रखने में सहायता करना है ताकि यह गलत हाथों में समाप्त न हो। यह नकद आंतरिक नियंत्रणों की एक बड़ी प्रक्रिया का हिस्सा है, जिसमें कई चरण शामिल हैं, जैसे कि कर्तव्यों का पृथक्करण, जिसका अर्थ है कि कोई भी वित्तीय लेनदेन शुरू से अंत तक केवल एक कर्मचारी द्वारा नियंत्रित नहीं किया जाता है।
नकद संवितरण रिपोर्ट व्यवसाय मालिकों को समय पर प्रबंधन में मदद करने के लिए व्यय पर आवश्यक जानकारी दे सकती है। उदाहरण के लिए, यह दर्शाता है कि महीने के लिए इन्वेंट्री पर कितना खर्च किया गया था, कर्मियों की मजदूरी, किराए और पट्टों पर खर्च की गई राशि और किसी भी बाहरी सेवाओं के लिए खर्च। नकद संवितरण पत्रिका का उपयोग भविष्य के नकदी प्रबंधन निर्णयों की योजना बनाने के लिए एक संसाधन के रूप में किया जा सकता है। रिपोर्ट में विस्तार का एक स्तर भी दिया गया है जो कंपनी के किसी भी व्यक्ति को नकदी के दुरुपयोग या गलत तरीके से रोकने में मदद करने के लिए आवश्यक है। उदाहरण के लिए, समय के साथ रिपोर्ट की समीक्षा करने से भुगतान गतिविधि को असामान्य गतिविधि के लिए ट्रैक करने में मदद मिल सकती है या वे वैध हैं यह सुनिश्चित करने के लिए बड़े संवितरणों को स्पॉट और सत्यापित कर सकते हैं।
जब कंपनी नकद का वितरण करती है, तो उसे हमेशा पहले से अंकित, क्रमांकित चेक का उपयोग करना चाहिए और उन नीतियों को लागू करना चाहिए, जिन पर कंपनी चेक भुगतानों को अधिकृत कर सकती है। इसके अलावा, जब कोई कंपनी चालान का भुगतान करती है, तो उसे बेईमान या गलत दोहरे भुगतान को रोकने के लिए भुगतान के रूप में चिह्नित करना चाहिए। हर महीने नकद संवितरण रिपोर्ट की समीक्षा करना इस और अन्य मुद्दों को पकड़ने का एक कारगर तरीका है।
एक कंपनी के लिए बहुत ही सीमित लोगों की संख्या होना आवश्यक है, शायद तीन या चार अधिकतम, जिनके पास कंपनी के चेक पर हस्ताक्षर करने का अधिकार है। यदि एक असामान्य संवितरण एक नकद संवितरण रिपोर्ट पर दिखाता है, तो चेक कॉपी को ट्रैक करने और उस व्यक्ति के साथ बात करना एक सरल मामला बन जाता है जिसने लेनदेन को सत्यापित करने के लिए चेक पर हस्ताक्षर किए थे। चेक हस्ताक्षरकर्ताओं के पास कंपनी के भीतर एक महत्वपूर्ण और उचित प्राधिकरण स्तर होना चाहिए।
