एक प्रभावी ऑडिट एक कंपनी को प्रक्रियात्मक कमजोरियों को इंगित करने और सही करने की अनुमति देता है। एक प्रभावी ऑडिट रिपोर्ट निष्पक्ष रूप से निष्कर्षों को नोट करती है और सुधार के लिए सुझाव देती है। ऑडिटर परीक्षण समूह के आकार, परीक्षण मानदंड और निष्कर्षों का विवरण देता है। रिपोर्ट किए गए निष्कर्ष वैध और समर्थित सबूत द्वारा समर्थित होने चाहिए। जब प्रबंधन एक प्रतिक्रिया तैयार करने के लिए निष्कर्षों की समीक्षा करता है, तो तैयारी के दौरान ऑडिटर की मंशा पूरे दस्तावेज में स्पष्ट होनी चाहिए। यह खुले संचार और किसी भी प्रक्रियात्मक कमजोरियों को सुधारने का अवसर देता है।
एक कवर पेज बनाएं। कंपनी का नाम, और जिस विभाग का आप ऑडिट कर रहे हैं, उसे शामिल करें। उस महीने और वर्ष का लेखा-जोखा हुआ - जिस तारीख को आप वास्तव में रिपोर्ट लिख रहे हैं, वह नहीं। उदाहरण के लिए, यदि आप अप्रैल 2011 में ऑडिट पूरा करते हैं, लेकिन जुलाई तक रिपोर्ट जारी नहीं करते हैं, तो कवर पर अप्रैल 2011 टाइप करें।
समीक्षा की जा रही विभाग के प्रमुख को ऑडिट रिपोर्ट को संबोधित करें। किसी भी लागू निचले-स्तरीय प्रबंधन की प्रतिलिपि बनाएँ।
ऑडिट के लिए एक परिचय लिखें। अपने कार्य, आकार और लक्ष्यों सहित ऑडिट किए जा रहे विभाग की पृष्ठभूमि दें।
लेखापरीक्षा के उद्देश्यों की रूपरेखा। इसमें वही शामिल करें जो आप दोनों के लिए देख रहे थे। उदाहरण के लिए, आपका सामान्य उद्देश्य प्रभावी प्रक्रियाओं और नियंत्रणों को सुनिश्चित करना है। विशेष रूप से, आप व्यापक नीतियों, उचित अनुमोदन स्तरों और सटीक प्रलेखन की तलाश में हो सकते हैं।
रिपोर्ट से आपके द्वारा लिए गए निष्कर्षों का विस्तार करें। अपने विशिष्ट निष्कर्षों का विस्तार से उल्लेख करें। यदि आप दस्तावेज़ीकरण में कमियों को नोट करते हैं, तो सही दस्तावेज और खंड को इंगित करें जो कमी है। यदि कोई विशिष्ट प्रक्रिया अप्रभावी है, तो ध्यान दें कि यह क्यों काम करता है, इस बारे में साक्ष्य प्रदान करते हुए।
बताए गए किसी भी कमियों को सुधारने के लिए कदम प्रबंधन पर सिफारिशें कर सकते हैं।
लेखापरीक्षा में निष्कर्षों का जवाब देने के लिए प्रबंधन को अवसर प्रदान करें। जब आप प्रबंधक की प्रतिक्रिया प्राप्त करते हैं, तो इसे अपनी रिपोर्ट में शामिल करें।
ऑडिट पूरा करने में आपकी सहायता करने वाले किसी भी विभागीय कर्मचारी को स्वीकार करें।
अपनी संपर्क जानकारी शामिल करके समाप्त करें। अपना नाम, शीर्षक, फ़ोन नंबर और ईमेल पता शामिल करें।
