जब आप एक कर्मचारी लिखते हैं, तो आप प्रबंधन के सबसे कठिन लेकिन महत्वपूर्ण कार्यों में से एक का कार्य करते हैं। कर्मचारियों को निष्पक्ष, सावधानीपूर्वक और रचनात्मक रूप से लिखें और आपके पास प्रदर्शन सुधार के साथ एक अच्छी तरह से चलने वाला विभाग होगा। एक कर्मचारी को उत्साहपूर्वक, अतिशयोक्ति के साथ या विशुद्ध रूप से दंडात्मक कारणों के लिए लिखें और आप अपने हाथों पर एक सूट के साथ समाप्त हो सकते हैं। कर्मचारी प्रदर्शन सुधार के लिए कॉर्पोरेट प्रक्रिया का उपयोग सुनिश्चित करने के लिए अपने मानव संसाधन विभाग के साथ काम करें।
एक कर्मचारी को लिखने पर कॉर्पोरेट नीतियों की जाँच करें। कई संगठनों ने एक कर्मचारी को लिखने के लिए नीतियां या रूप निर्धारित किए हैं और इनका पालन करने की अपेक्षा करते हैं। यदि आप नहीं जानते कि ऐसी पॉलिसी मौजूद है, तो अपने स्वयं के पर्यवेक्षक या एक दीर्घकालिक कर्मचारी के साथ जांच करें। लिखने से आत्मविश्वास को मत तोड़ो जो लिखेगा वह चिंता करेगा।
प्रदर्शन सुधार योजना लिखें। प्रदर्शन सुधार योजना (पीआईपी) लेबल कर्मचारी को राइट-मोड और फ़ंक्शन में राइट-अप डालता है। इसका लक्ष्य प्रदर्शन में सुधार करना है और ऐसा करने के लिए एक रचनात्मक योजना प्रदान करना है, न कि मौखिक रूप से कर्मचारी को शर्मिंदा करने या शर्मिंदा करने के लिए।
कालानुक्रमिक रूप से सूचीबद्ध करके उद्देश्यपूर्ण प्रदर्शन के मुद्दों की सूची बनाना। इन्हें यथासंभव कम से कम राय वाले बयानों के साथ पढ़ना चाहिए। याद रखें, ये कानूनी रूप से उत्तरदायी दस्तावेज बन जाते हैं। तथ्यों पर टिके रहें और बाकी को अपने दिमाग में रहने दें।
वास्तविक नौकरी विवरण के साथ प्रदर्शन के मुद्दों को कनेक्ट करें। आपके कर्मचारी के पास ठोस उद्देश्यों के साथ नौकरी का विवरण होना चाहिए। ध्यान दें कि अवलोकन प्रदर्शन के मुद्दों ने नौकरी विवरण पर सूचीबद्ध उद्देश्यों की उपलब्धि को नकारात्मक रूप से कैसे प्रभावित किया। जितना संभव हो उतना स्पष्ट, संक्षिप्त और प्रत्यक्ष हो।
सुधार के लिए एक योजना के ठोस कदम लिखें। जब आप एक कर्मचारी लिखते हैं तो उसे भविष्य की ओर सकारात्मक रूप से कार्य करना पड़ता है, न कि अतीत की ओर नकारात्मक रूप से। उस ठोस कार्रवाई को निर्दिष्ट करें जिसे आप कर्मचारी को लेना चाहते हैं। प्रक्रिया के बारे में स्पष्ट रहें, जिनके साथ पीआईपी साझा किया जाएगा और निरंतर प्रदर्शन मुद्दों के लिए परिणाम। अपने दस्तावेज़ को कई बार, इसे ज़ोर से पढ़कर और आवश्यक समायोजन करके फिर से बनाएँ। कर्मचारी की उपलब्धियों के बारे में सकारात्मक बयानों के साथ समाप्त करें और कर्मचारी को देखने की आपकी इच्छा इस तरह से योगदान करना जारी रखती है।
कर्मचारी के साथ एक निजी बैठक करें। अन्य कर्मचारियों को इंगित किए बिना कि व्यक्ति परेशानी में है या अनुशासन में है, एक निजी बैठक करें। ऐसे स्थान का उपयोग करें जहाँ कार्यालय के साथी अनदेखी या ओवरहीट नहीं कर सकते। अपने स्वर को शांत रखें और भावनात्मक प्रतिक्रियाओं से बचें। सुनिश्चित करें कि कर्मचारी समझता है कि आपने क्या लिखा है और कर्मचारी के पास प्रारंभिक दस्तावेज है जो यह दर्शाता है कि कर्मचारी जानकारी को समझता है।
टिप्स
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यह स्पष्ट करें कि यह बैठक पिछले कार्यों का बचाव करने के लिए नहीं बल्कि भविष्य के प्रदर्शन को बेहतर बनाने के लिए है। यदि कर्मचारी दस्तावेज़ को आरंभ करने या हस्ताक्षर करने से इनकार करता है, तो उस पर ध्यान दें और उसे स्वयं हस्ताक्षर करें। एक प्रति कर्मचारी को दें और एक अपने लिए रखें।
