एक प्रतिष्ठित व्यक्ति को पत्र लिखना एक बहुत ही जटिल मामला हो सकता है। आपको बिना जम्हाई लिए सम्मान के सही स्वर पर प्रहार करना चाहिए। इसके अलावा, आपको यह सुनिश्चित करने और उपयोग करने के लिए उचित सलाम होना चाहिए कि व्यक्ति का शीर्षक पत्र में और लिफाफे पर सही है। समान पद के सभी गणमान्य व्यक्तियों के साथ समान व्यवहार नहीं किया जाता है। उदाहरण के लिए, गणतंत्र के राष्ट्रपति को अभिवादन में "महामहिम" के रूप में संबोधित किया जाता है, जबकि संयुक्त राज्य के राष्ट्रपति को "श्री राष्ट्रपति" के रूप में संबोधित किया जाता है।
प्राप्तकर्ता के शीर्षक पर शोध करें। वह एक राज्य सीनेटर, एक प्रतिनिधि या कुछ और है? आप गलत नहीं होना चाहते हैं, क्योंकि इससे आप बेख़बर दिखेंगे और आपकी विश्वसनीयता कम होगी।
अपना पता नहीं बल्कि अपना नाम लिखकर पत्र शुरू करें। एक पंक्ति छोड़ें, और पूर्ण तिथि लिखें। एक अतिरिक्त पंक्ति छोड़ें, और गणमान्य व्यक्ति का आधिकारिक पता और उसका भौतिक पता लिखें। उदाहरण के लिए, यदि आप इंग्लैंड की रानी को लिख रहे थे, तो आप उसके घर के पते के बाद लिखेंगे: "मेजर द क्वीन द क्वीन"। 2011 तक, संवैधानिक सम्राट क्वीन एलिजाबेथ द्वितीय है। उसका नाम वास्तव में एलिजाबेथ एलेक्जेंड्रा मैरी है, लेकिन कभी भी उसे संबोधित नहीं किया जाता है।
प्रणाम शुरू करो। अक्सर यह पते से अलग होता है। उदाहरण के लिए, यदि आप इंग्लैंड की रानी को लिख रहे थे, तो आप "मैडम" या "मेय प्लीज योर मेजेस्टी" का उपयोग करेंगे। एक बृहदान्त्र के साथ दोनों का पालन करें।
अपने पत्र का मुख्य भाग लिखें। पूरे समय एक सम्मानजनक स्वर बनाए रखने के लिए सावधान रहें। आप गणमान्य व्यक्ति के शासनकाल या कार्यकाल के तहत एक विषय या नागरिक हैं या नहीं, उसे सम्मान के साथ स्थिति के अनुसार व्यवहार करें।
पत्र को उस समापन कथन के साथ समाप्त करें जो गणमान्य उपाधि से मेल खाता है। रानी के लिए, किसी विषय पर "मेरे पास रहने के लिए सम्मान है, मैडम, योर मेजेस्टीज सबसे विनम्र और आज्ञाकारी विषय" के साथ साइन अप करना चाहिए, इसके बाद विषय के टाइप किए गए पूर्ण नाम और उसके ऊपर हस्ताक्षर। हालांकि, संयुक्त राज्य अमेरिका के राष्ट्रपति के लिए, आपको केवल अपने टाइप किए गए नाम और हस्ताक्षर के बाद "सम्मानपूर्वक" लिखना होगा। जब एक पूर्व राष्ट्रपति को लिखते हैं, "ईमानदारी से"।
पत्र में दिखाई देने वाले समान औपचारिक पते का उपयोग करके लिफाफे को संबोधित करें। उदाहरण के लिए, संयुक्त राज्य के एक पूर्व राष्ट्रपति के लिए, आप "माननीय (नाम)" लिखेंगे, उसके बाद भौतिक पता होगा। इंग्लैंड की रानी के लिए, आप भौतिक पते के बाद "उसकी महिमा महारानी" टाइप करेंगे।
