प्रशासनिक कर्मचारियों को कभी गौरव या प्रसिद्धि नहीं मिलती है, लेकिन उनके बिना, कार्यस्थलों को अक्षमता और ठहराव के लिए बर्बाद किया जाता है। गुणवत्ता प्रशासक इस बात से फर्क पड़ता है कि दूसरे अपने काम को कितने प्रभावी ढंग से करते हैं। वे समर्थन प्रदान करते हैं और किसी भी कंपनी के कार्य करने वाले पीछे-पीछे के कार्यों की अंतहीन धारा का सामना करते हैं।
प्रशासनिक सहायक क्या है?
प्रशासनिक सहायक कार्यालय की सेटिंग में विभिन्न प्रकार की भूमिकाएँ भरते हैं। यदि वे एक कार्यकारी के लिए समर्पित हैं या वे छोटे कार्यालय में रहते हैं, जहां वे अकेले ही कॉल, कागजी कार्रवाई और पूरे कार्यबल के समर्थन में अन्य कार्यों को संभाल सकते हैं, तो उनकी नौकरियां व्यक्तिगत सहायक श्रेणी में जा सकती हैं।
अधिकांश प्रशासनिक सहायक नौकरियां ईमेल संभालना, फोन कॉल क्षेत्ररक्षण करना या ग्राहकों और अन्य कर्मचारियों को कॉल देना, कागजी कार्रवाई को पूरा करना और फाइलिंग सिस्टम को प्रबंधित करना शामिल हैं। अक्सर, वे नए कर्मचारियों को शामिल करने में शामिल होंगे। वे कार्यालय या वरिष्ठ अधिकारियों के लिए समयसीमा का प्रबंधन कर सकते हैं, नियुक्तियाँ कर सकते हैं और कैलेंडर के शीर्ष पर रह सकते हैं। वे अक्सर नियमित रूप से निर्धारित रखरखाव नियुक्तियों के साथ सौदा करेंगे, जैसे कि पानी की कंपनी को वाटर कूलर, और अन्य नियमित कामों को साफ करने के लिए सुनिश्चित करना।
एक प्रशासनिक सहायक का बारीक विवरण कंपनी और उनके द्वारा काम करने वाले लोगों पर निर्भर करता है। यदि वे एक लेखा कार्यालय में काम कर रहे हैं, तो उन्हें लेखांकन प्रक्रियाओं के काम के ज्ञान की आवश्यकता हो सकती है। यदि वे एक टेलीविजन पोस्ट-प्रोडक्शन कंपनी में हैं, तो उन्हें फिल्म और टीवी प्रोडक्शन लिंगो को जानना होगा। एक विज्ञापन कंपनी के लिए, उन्हें विज्ञापन खरीदने और क्रिएटिव और क्लाइंट के साथ काम करने का बुनियादी ज्ञान होना चाहिए।
प्रशासनिक सहायक नौकरियां एक कंपनी द्वारा किए गए कार्यों का अवलोकन करने का एक शानदार तरीका हो सकता है, और यह संभव है कि किसी एक कार्य को अन्य नौकरियों में काम करना संभव हो या यह महसूस करें कि कौन सी भूमिकाएं उनके लिए सबसे उपयुक्त हैं। दूसरी ओर, कैरियर प्रशासनिक सहायक हैं जो विभिन्न प्रसादों से प्यार करते हैं और नौकरी के लिए त्वरित गति अपने दिनों में लाते हैं।
प्रशासनिक सहायकों के कार्य क्या हैं?
केवल उच्च विद्यालय की डिग्री के साथ एक महान प्रशासनिक सहायक नौकरी प्राप्त करना संभव है, लेकिन कुछ कॉलेज मदद करते हैं, खासकर अधिकारियों के अधीन नौकरियों के लिए। अधिक महत्वपूर्ण नौकरी-विशिष्ट कौशल हैं, जैसे कि लेखन में अच्छा संचार होना और बोलते समय चूंकि बहुत ईमेल और फोन हैंडलिंग शामिल है। अक्सर, व्यवस्थापक को अच्छी चाल और कूटनीति करनी पड़ती है, क्योंकि उन्हें अपने ग्राहकों के साथ या उनके कार्यालय में कर्मचारियों के बीच तटस्थ पार्टी से निपटने की आवश्यकता होगी। लेकिन उनके सभी संचार कौशल मूक हो जाएंगे यदि वे विवरण के लिए सिर के साथ अच्छे श्रोता नहीं हैं।
Microsoft कौशल, Microsoft वर्ड, एक्सेल और आउटलुक जैसे कार्यक्रमों का उपयोग करना जानने सहित एक कंप्यूटर कौशल होना चाहिए। डेटा प्रविष्टि एक आवश्यक कार्य हो सकता है, और कंपनी द्वारा उपयोग किए जाने वाले किसी भी प्रोग्राम, जैसे डेटाबेस प्रबंधन या टीम सहयोग एप्लिकेशन को जल्दी से मास्टर करने में सक्षम होना, एक व्यवस्थापक को उनकी भूमिका में सफल होने में मदद करेगा।
मेलिंग के सभी पहलुओं को समझना आमतौर पर आवश्यक होगा और यूएसपीएस के आसपास दिन-प्रतिदिन मेल से निपटने के लिए और डाक मशीनों को काम करने के लिए लेकिन यह भी FedEx, UPS जैसे कूरियर सिस्टम और यहां तक कि स्थानीय बाइक कोरियर को कैसे बुलाना है, यह जानने के लिए प्रवेश कर सकता है।
कम शानदार प्रशासनिक कर्तव्यों में आपूर्ति के साथ कार्यालय को अच्छी तरह से रखना शामिल है। कागज से लेकर प्रिंटर की स्याही और पेन तक, ये चीजें एक कार्यालय के कामकाज की आपूर्ति की रीढ़ हैं, और यह व्यवस्थापक सहायक का डोमेन है। इसलिए भी कापियर, कंप्यूटर और अधिक जैसे कार्यालय उपकरणों के रखरखाव और रखरखाव को संभाल रहा है। उन्हें इन चीजों को ठीक करने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन थोड़ी समस्या-समाधान बहुत दूर हो जाता है, और बाकी समय वे आईटी विभाग को कॉल कर सकते हैं या लोगों की मरम्मत के लिए पहुंच सकते हैं।
प्रशासनिक कर्मचारियों को क्या योग्यता चाहिए?
एक पेशेवर प्रदर्शन और उपस्थिति है कि कंपनी की छवि के साथ meshes इस काम में एक लंबा रास्ता तय करता है क्योंकि प्रशासनिक सहायक अक्सर किसी कंपनी के "सामने का चेहरा" होते हैं या पहली छाप एक कार्यकारी को मिलती है क्योंकि वे उन डेस्क पर काम कर रहे हैं।
संगठित होना महत्वपूर्ण है। उन सभी शेड्यूल को प्रबंधित करना, कॉल वापस करना, मेमो जारी करना, स्प्रैडशीट अपडेट करना, फाइलिंग सिस्टम को बनाए रखना - इन सभी के लिए अच्छे संगठनात्मक कौशल और निरंतर आधार पर कई चीजों के शीर्ष पर रहने की क्षमता की आवश्यकता होती है। संबंधित, निश्चित रूप से, समय प्रबंधन कौशल हैं क्योंकि समय सीमा एक स्थिर है, और यदि कोई अनुबंध बहुत देर से भेजा जाता है या तुरंत कॉल नहीं किया जाता है, तो यह अमूल्य व्यावसायिक सौदों के पतन का कारण बन सकता है।
टीम वर्क में महान होना महत्वपूर्ण है, क्योंकि स्टाफिंग भूमिकाओं का समर्थन सभी के बारे में है, लेकिन ऐसा अकेले काम कर रहा है। परियोजनाओं के शीर्ष पर बने रहना और स्व-स्टार्टर होना आवश्यक है, और व्यस्त माहौल में लगातार व्यवधान के साथ ऐसा करना अनिवार्य है। दिन कॉल से भरे होते हैं, लोगों को तत्काल समाधान की आवश्यकता वाले मदद और पॉप-अप कार्यों की आवश्यकता होती है, लेकिन अभी भी चल रही परियोजनाएं हैं जिन्हें सभी को पूरा करने की आवश्यकता है, और व्यवस्थापक कर्मचारियों को दोनों को उत्कृष्टता देने की आवश्यकता है।
क्या कौशल सेट मूल्यवान हैं?
प्रशासनिक सहायता कार्य में एक सफल कैरियर के लिए आवश्यक मानक दिन-प्रतिदिन के कौशल से परे, कई अन्य कौशल हैं जो पैक से अलग कर सकते हैं और उन्हें उच्च-भुगतान, अधिक-मायावी व्यवस्थापक नौकरियों पर बढ़त दे सकते हैं।
द्विभाषी या बहुभाषी होना एक शानदार कौशल है। स्पैनिश, जर्मन, चीनी, भारतीय या अन्य भाषाओं को राष्ट्रीय या अंतर्राष्ट्रीय व्यवसाय में सामान्य जानना एक प्रशासक को बहुत मूल्यवान बना सकता है, और ये भूमिकाएँ अक्सर उच्च भुगतान भी करती हैं।
कुछ अन्य संभावित मूल्यवान कौशल में सोशल मीडिया को जानना, लेखांकन में मूल बातें रखना, रिपोर्ट लिखने में कुशल होना और डेटा का विश्लेषण करना और कानूनी और अनुबंधों की कुछ कार्यशील समझ होना शामिल है।
अंत में, प्रशासनिक सहायकों को उनके लिए कैरियर के क्षेत्रों में नौकरियों की तलाश करनी चाहिए। कोई व्यक्ति जो कानून से प्यार करता है, उसे एक कानून कार्यालय में काम करना चाहिए क्योंकि उन्हें वहां प्रभावी रूप से प्रदर्शन करने के लिए पेशे के बारे में थोड़ा सीखना होगा। इसी तरह, एक व्यक्ति जो दवा को नापसंद करता है, उसे डॉक्टर के कार्यालय में काम करने की इच्छा नहीं होनी चाहिए। कार्यस्थल पर किए गए व्यवसाय के बारे में जितना अधिक पता होगा, उतना ही मूल्यवान वे एक सहायक के रूप में बन जाएंगे और उच्चतर उनकी संभावनाओं को बढ़ावा दिया जाएगा।
प्रशासनिक सहायक क्या कमाते हैं?
प्रशासनिक सहायक नौकरियां काफी भिन्न होती हैं और उनकी नौकरी की जिम्मेदारियों, उनके अनुभव और सहायता करने वालों की वरिष्ठता के आधार पर मुआवजा बढ़ता है। तो, एक छोटे से कार्यालय के लिए एक व्यवस्थापक सहायक एक विज्ञापन घर की उच्च कमाई, तेजी से पुस्तक विभाजन के लिए एक से भी कम कमाएगा, और वे दोनों एक कार्यकारी प्रशासनिक कर्मचारी से कम कमाएंगे जो कि सीईओ के लिए विशेष रूप से काम करेंगे।
Fact.com के अनुसार, जब अक्टूबर 2018 के लिए नौकरी लिस्टिंग में पेश किए गए वेतन का औसत निकला, तो प्रवेश-स्तर के व्यवस्थापक सहायकों को प्राप्त हुआ $13.05 प्रति घंटे या लगभग $28,000 सालाना। दूसरी ओर, Salary.com की रिपोर्ट है कि एक अनुभवी जूनियर प्रशासनिक सहायक, औसतन, $40,588, सितंबर 2018 तक। एक ही साइट के सीईओ के प्रशासनिक सहायक के लिए औसत वेतन रिपोर्ट करता है $77,913, लेकिन लाभ पैकेज सहित शीर्ष-श्रेणी के वेतन उतने ही अधिक थे $95,219.
प्रशासनिक सहायकों के लिए भविष्य
प्रौद्योगिकी तेजी से बदल रही है, हमारे जीवन को पहले से कहीं अधिक उत्पादक, संगठित और तेज-तर्रार बना रही है। कोई सोच सकता है कि इससे भविष्य में प्रशासनिक सहायक नौकरियों को खतरा है, लेकिन ऐसा नहीं है। वास्तव में, कुछ मायनों में, यह उन्हें और भी अधिक अवसर प्रदान कर रहा है।
आज, "वर्चुअल असिस्टेंट" एक उभरता हुआ करियर है। दूर से काम करने और अपने नियोक्ताओं के साथ फोन और वीडियो के संपर्क में रहने की क्षमता सहायकों के लिए दुनिया भर के लोगों के लिए काम करना संभव बनाती है। यह उन लोगों के लिए एक बढ़ती हुई कैरियर का अवसर है जो घर या विदेश से काम करना चाहते हैं। कुछ वीए सीधे कंपनियों के लिए काम करते हैं, कुछ तीसरे पक्ष द्वारा नियोजित होते हैं और कई अब सप्ताह में दो या अधिक नियोक्ताओं के लिए स्व-नियोजित और काम करने का अंशकालिक हैं। एक सफल वीए बनने के लिए और भी अधिक आत्म-शुरुआत और परिश्रम की आवश्यकता होती है क्योंकि दूरस्थ रूप से काम करने का मतलब है कि किसी एक के लिए प्रेरित रहना।
पारंपरिक कार्यालयों में भी, प्रशासनिक सहायकों को डरने की कोई बात नहीं है - उनकी नौकरियां किसी भी कार्यस्थल की सफलता की कुंजी बनी रहेंगी। कंप्यूटर की प्रवीणता का स्तर क्या बदल सकता है, क्योंकि उनके पास ऑटोमेशन और डिजिटल निर्भरता बढ़ने की उम्मीद है, इसलिए ट्रेंड और प्रौद्योगिकियों पर रहने वालों को अपने साथियों पर फायदा होगा।
