किसी ऐसे व्यक्ति को एक व्यावसायिक पत्र लिखना जिसे आप नहीं जानते हैं, आमतौर पर किसी ऐसे व्यक्ति को पत्र लिखने से ज्यादा मुश्किल नहीं है जिसे आप पहले से परिचित हैं। हालांकि, पत्र का प्रारूप अभी भी पेशेवर होना चाहिए और व्यापार में संचार शिष्टाचार के उचित मानकों का पालन करना चाहिए। एक व्यवसाय पत्र शुरू करने से पहले, सुनिश्चित करें कि आप जानते हैं कि प्राप्तकर्ता के नाम को सही तरीके से कैसे लिखा जाए और व्यक्ति का सही शीर्षक और कंपनी का पता हो।
किसी अज्ञात व्यक्ति के लिए उचित व्यवसाय परिचय के साथ पत्र शुरू करें, जैसे "प्रिय श्री स्मिथ" या "प्रिय सुश्री जॉनसन," व्यक्ति के स्वयं के अंतिम नाम का उपयोग करके। यदि पत्र एक ऐसी महिला को संबोधित किया जाता है जिसकी वैवाहिक स्थिति अज्ञात है, तो उपसर्ग "सुश्री" का उपयोग करें यदि पत्र प्रकृति में अधिक औपचारिक है, तो अल्पविराम के बजाय एक बृहदान्त्र के साथ परिचय समाप्त करें।
जब तक आप अभी तक नहीं मिले हैं, तब तक प्राप्तकर्ता का परिचय दें। समझाएं कि आप पत्र के पहले पैराग्राफ में क्यों लिख रहे हैं।एक पेशेवर आवाज़ में कॉनवे अपनी जांच का उद्देश्य और यह वह है जो आप प्राप्तकर्ता से पूछ रहे हैं।
पत्र को व्यावसायिक उपयुक्त प्रारूप में लिखें। उन पैराग्राफ का उपयोग करें, जो पेज के किनारे पर बचे हुए हैं और पैराग्राफ इंडेंटेशन से बचें। प्रत्येक पैराग्राफ के बाद एक एकल स्थान शामिल करें। "उपयुक्त" या "सर्वश्रेष्ठ सादर" जैसे व्यवसाय-उपयुक्त हस्ताक्षर के साथ पत्र को समाप्त करें।
पत्र के शरीर में एक पेशेवर और उद्देश्यपूर्ण आवाज का उपयोग करें। सम्मान व्यक्त करते हुए भी निष्पक्ष और मैत्रीपूर्ण रहें। अपने समय के लिए धन्यवाद का एक नोट शामिल करें।
