एक प्रचारित भुगतान योजना, जिसे अन्यथा PAPP के रूप में जाना जाता है, आपके ग्राहकों के साथ-साथ आपके बिलिंग विभाग को भी सुविधा प्रदान करता है। अपनी कंपनी को एक पूर्व निर्धारित तिथि पर चेकिंग या बचत खाते से एक निश्चित राशि हस्तांतरित करने के लिए अधिकृत करके, आपके ग्राहकों को आवधिक भुगतान करने की परेशानी से नहीं जूझना पड़ेगा। इसी तरह, व्यवस्था आपके बिलिंग विभाग को चालान और कुछ भुगतान प्रसंस्करण जारी करने से मुक्त करती है। क्योंकि आपको किसी अन्य ग्राहक द्वारा रखे गए खाते तक पहुंचने के लिए लिखित प्राधिकरण की आवश्यकता है, इसलिए आपको PAPP फॉर्म का उपयोग करके खाते तक पहुंच को सुरक्षित करना होगा।
मूल ग्राहक जानकारी एकत्र करें। PAPP फॉर्म पर ग्राहकों के लिए अपना नाम, कंपनी का टेलीफोन नंबर और बिलिंग पता दर्ज करने के लिए फॉर्म पर अनुभागों को प्रारूपित करें। उन सभी ग्राहकों की जानकारी के लिए एक फ़ील्ड शामिल करें जिन्हें आपका बिलिंग विभाग प्रत्येक ग्राहक के लिए रखता है।
उस चेकिंग खाते की जानकारी एकत्र करें जिससे ग्राहक भुगतान को अधिकृत करता है। होम बैंक का नाम और पता, इसकी रूटिंग संख्या - चेक के निचले बाएँ कोने में स्थित पहला नौ अंकों की संख्या - और बैंक खाता संख्या - रूटिंग नंबर का अनुसरण करने वाली संख्याओं की श्रृंखला। बैंक अपने स्वयं के खाता नंबर प्रणाली को तैयार करते हैं, इसलिए वे किसी भी लंबाई के हो सकते हैं।
चेकिंग खाता जानकारी की पुष्टि करने के लिए ग्राहक से एक शून्य चेक एकत्र करें।
एक लिखित विवरण प्रदान करें जो आपकी कंपनी को आवश्यकतानुसार निर्दिष्ट खाते से निकासी करने के लिए अधिकृत करता है। यदि बिलिंग तिथि और राशि बिल स्थिर रहती है, तो ग्राहक या बिलिंग एजेंसी को पूरा करने के लिए खाली छोड़ दें। एक नमूना बयान में लिखा होगा, "मैं इसके लिए (कंपनी का नाम) प्राधिकृत करता हूं ताकि $ ** के लिए मेरा खाता डेबिट हो सके _ पर** प्रत्येक माह का _। मैं प्रमाणित करता हूं कि मेरे पास ऊपर सूचीबद्ध खाते से डेबिट को प्राधिकृत करने का अधिकार है, और इस समझौते द्वारा प्रस्तुत नियमों और शर्तों से सहमत हैं।"
अपने खाते को अधिकृत करने के लिए ग्राहकों को हस्ताक्षर करने और वक्तव्य देने के लिए एक स्थान प्रदान करें।
"नियम और शर्तें" अनुभाग में आपको किसी भी नियम और शर्तों को शामिल करना होगा। इन मदों में ऐसे प्रावधान शामिल हो सकते हैं जिनके लिए ग्राहक को किसी भी लौटी या अस्वीकृत फीस के लिए जिम्मेदारी संभालने की आवश्यकता होती है और बिलिंग तिथि से एक सप्ताह पहले खाते के विवरण में बदलाव की सूचना प्रदान की जाती है, साथ ही आपकी कंपनी या ग्राहक के लिए समझौते को रद्द करने के प्रावधान भी उल्लिखित किए जाते हैं। लिखित सूचना के साथ
चेतावनी
हालांकि आपको PAPP समझौते की मूल प्रति को बनाए रखना चाहिए, लेकिन इसे उपयोग करने के लिए प्राधिकरण के बिना अपने ग्राहकों की वित्तीय जानकारी को सुरक्षित रखने के लिए इसे सुरक्षित स्थान पर रखा जाना चाहिए।
