स्टार्टअप के दौरान निगमों को bylaws का मसौदा तैयार करने की आवश्यकता होती है जो कंपनी के समग्र प्रबंधन के लिए प्रक्रियाओं को निर्धारित करता है। बाईलाव आमतौर पर बोर्ड के सदस्यों की अधिकतम संख्या की स्थापना करते हैं जो निगम के निदेशक मंडल में बैठ सकते हैं, प्रत्येक की लंबाई और सदस्यों को जोड़ने या बदलने की प्रक्रिया हो सकती है। एक बार जब उपनियमों को प्रारंभिक निदेशक मंडल द्वारा अनुमोदित कर दिया जाता है, तो उनके प्रावधानों को केवल संशोधन द्वारा, या तो संशोधन प्रक्रिया के माध्यम से या फिर बहुसंख्यक वोट द्वारा परिवर्तित किया जा सकता है।
निदेशक मंडल की संरचना के प्रबंधन के लिए प्रक्रियाओं को निर्धारित करने के लिए निगम के उपनियमों से परामर्श करें। यदि कम सदस्य वर्तमान में बायलॉज को प्राधिकृत करने की तुलना में बोर्ड पर बैठे हैं, तो नए सदस्य को जोड़ने के लिए बायलाज़ द्वारा स्थापित नामांकन और वोटिंग प्रोटोकॉल का पालन करें। विशिष्ट bylaws को वर्तमान बोर्ड द्वारा नामांकित और वीटो किए जाने वाले संभावित बोर्ड सदस्य की आवश्यकता होगी, जिसके सदस्य बाद में उम्मीदवारी पर मतदान करेंगे। नए सदस्य को निदेशक मंडल में जोड़ा जा सकता है यदि वर्तमान सदस्यों का बहुमत समर्थन में मतदान करता है।
यदि बोर्ड वर्तमान में अनुमत सदस्यों की अधिकतम संख्या पर है, तो उपनियमों में संशोधन का प्रस्ताव करें। एक सामान्य बोर्ड बैठक के पहले संशोधन किया जाना चाहिए, बैठक में चर्चा की गई और मतदान किया गया। यदि बोर्ड के अधिकांश सदस्य परिवर्तन के लिए सहमत होते हैं, तो संशोधन की पुष्टि की जाएगी और नए निदेशक साधारण प्रक्रियाओं के अनुसार संसाधित किए जाएंगे। कुछ निगमों की आवश्यकता होती है कि बोर्ड के बहुमत के बजाय शेयरधारकों के बहुमत से परिवर्तनों को सत्यापित किया जाना चाहिए, इस मामले में मामले को सामान्य शेयरधारकों की बैठक के एजेंडे में जोड़ा जाना चाहिए और वहां मतदान करना चाहिए।
संभावित निदेशक की वर्तमान बोर्ड के लिए उम्मीदवारी पेश करें और इस मामले पर मतदान करें यदि निगम ने उपचुनाव नहीं अपनाया है। कुछ निगम निगमों के बिना काम करते हैं। हालांकि यह सलाह-मशविरा है और ज्यादातर राज्यों में कॉर्पोरेट गठन क़ानून के खिलाफ जाता है, लेकिन कोई नियामक संस्था नहीं है जो यह देखती है कि क्या वास्तव में निगम ने लिखित रूप से उपचुनाव कराए हैं। जब कोई नियंत्रण प्रक्रिया मौजूद नहीं होती है तो एक बोर्ड नए सदस्य को जोड़ने के लिए वोट कर सकता है।
कॉरपोरेट रिकॉर्ड में नए निदेशक को शामिल करना। क्या बोर्ड सचिव में वोट के परिणाम और चर्चा के प्रासंगिक विवरण बोर्ड की बैठक में मिनट में उम्मीदवार को शामिल करना है। निदेशक की संपर्क जानकारी जोड़ें और निगम के कार्मिक फ़ाइलों को फिर से जमा करें। भविष्य में कानूनी मुद्दे होने के अलावा इसके अतिरिक्त होने की तारीख को नोट करने के लिए आधिकारिक बोर्ड के इतिहास को समायोजित करें और निगम को वापस संदर्भित करना होगा कि कौन एक विशेष समय पर बोर्ड में बैठा था। वर्तमान बोर्ड के सदस्यों को सूचीबद्ध करने वाले सभी सार्वजनिक संचारों में परिवर्तन करें।
टिप्स
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निदेशक मंडल में सदस्यों को जोड़ने या उपनियमों में संशोधन के बदले एक सलाहकार बोर्ड स्थापित करने पर विचार करें। एक सलाहकार बोर्ड समर्थकों को निगम के मामलों की देखरेख के लिए बाध्य किए बिना संलग्न करता है। यह उप निदेशक के तहत निदेशक मंडल के सदस्यों के लिए आवश्यक औपचारिकताओं का पालन किए बिना स्टाफ किया जा सकता है। सलाहकार बोर्ड के सदस्य नियमित बोर्ड के सदस्यों के रूप में निगम के लिए सहायक हो सकते हैं।
