व्यवसाय पत्र लिखते समय, "अटेंशन" लाइन का उपयोग करने से आपके पत्राचार को सही प्राप्तकर्ता तक पहुंचाने में मदद मिल सकती है। यदि आप पूरे विभाग को पत्र भेज रहे हैं, या यदि आपके पास शीर्षक है, लेकिन "उस व्यक्ति का नाम नहीं है, जिसे पत्र प्राप्त करने की आवश्यकता है तो" अटेंशन "लाइन का उपयोग करना उचित है। यदि आपके पास एक विशिष्ट व्यक्ति का नाम है, तो आपको "अटेंशन" लाइन का उपयोग करने की आवश्यकता नहीं है।
एक व्यापार पत्र के भीतर एक "ध्यान" लाइन का उपयोग करना
अपना स्वयं का पता लिखकर अपना व्यावसायिक पत्र शुरू करें। एक लाइन छोड़ें और तारीख टाइप करें। दूसरी पंक्ति छोड़ें।
जिस कंपनी को आप पत्र भेज रहे हैं, उसका सामान्य पता टाइप करें। इसे अंदर के पते के रूप में जाना जाता है।
एक लाइन छोड़ें और "अटेंशन" लाइन टाइप करें। आप सभी बड़े अक्षरों या राजधानियों और निचले मामलों के पत्रों के मिश्रण का उपयोग कर सकते हैं। इसे "ATTN" या "Attn" के रूप में संक्षिप्त करने के बजाय "ध्यान" लिखना बेहतर है। आप जिस विभाग से संपर्क करना चाहते हैं, उसके शीर्षक के साथ इसका पालन करें। यदि आप किसी विशेष व्यक्ति से संपर्क कर रहे हैं, तो "अटेंशन" लाइन का उपयोग करने की कोई आवश्यकता नहीं है। इसके बजाय, अंदर के पते की पहली पंक्ति के रूप में उस व्यक्ति के नाम का उपयोग करें। इस बात पर अलग-अलग राय है कि "अटेंशन" के बाद कोलन का उपयोग करना है या नहीं, लेकिन उनकी पुस्तक, "एसेंशियल ऑफ बिजनेस कम्युनिकेशन," के लेखक मैरी एलेन गुफी और रिचर्ड एलमोंटे का कहना है कि कोलन वैकल्पिक है।
यहाँ दो उदाहरण हैं कि "अटेंशन" लाइन कैसे दिख सकती है:
ध्यान HUMAN संसाधन प्रबंधक
या
ध्यान दें: मानव संसाधन प्रबंधक
एक पंक्ति को छोड़ें और नमस्कार टाइप करें, उसके बाद पत्र का शरीर।
एक मेलिंग लेबल या लिफाफे पर "ध्यान" लाइन का उपयोग करना
पहले "अटेंशन" लाइन लिखें या लिखें। यद्यपि किसी व्यावसायिक पत्र के अंदर के पते के लिए प्रारूप से भिन्न है, यह अमेरिकी डाक सेवा द्वारा पसंद किया जाने वाला प्रारूप है।
जिस कंपनी से आप पत्राचार का निर्देशन कर रहे हैं, उसके पूर्ण पते के साथ इसका अनुसरण करें। यदि आप उन्हें जानते हैं, साथ ही साथ सड़क का पता, शहर, राज्य और ज़िप कोड सुइट या फ़्लोर नंबर शामिल करना सुनिश्चित करें।
पत्र भेजने से पहले सटीकता के लिए पते की जांच करें।
टिप्स
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कुछ स्टाइलिस्ट मानते हैं कि एक व्यावसायिक पत्र में "ध्यान" लाइन कभी भी आवश्यक नहीं है। सामान्य तौर पर, इसका उपयोग केवल तब करें जब आपको लगता है कि आपके पत्राचार को इसके इच्छित प्राप्तकर्ता को खोजने में कठिनाई हो सकती है।
