चाहे आप विगेट्स बेचते हैं या सेवाएं और विशेषज्ञता प्रदान करते हैं, पिछले देय खातों पर भुगतान का अनुरोध करने वाले पत्र व्यापार करने का एक आवश्यक हिस्सा हैं। कभी-कभी, लोगों को बस अपने ऋण के बारे में याद दिलाने की आवश्यकता होती है। अन्य समय में, ग्राहक अपने दायित्वों से बच सकते हैं। पूर्व मामले में, ये पत्र देय राशि के भुगतान में तेजी ला सकते हैं; उत्तरार्द्ध में, वे औपचारिक संग्रह प्रयासों की मांग करने से पहले आपके द्वारा उठाए गए कदमों को प्रदर्शित करने में मदद कर सकते हैं, जो आपको अदालत में प्रबल होने में मदद कर सकता है। सभी मामलों में, अक्षरों को स्पष्ट, संक्षिप्त और विनम्र, पेशेवर तरीके से तैयार किया जाना चाहिए
शेष राशि का राज्य
पत्र का परिचयात्मक खंड स्पष्ट रूप से शेष राशि का वर्णन करना चाहिए। एक साधारण नमस्कार के बाद (जैसे कि "प्रिय श्री स्मिथ"), अक्षर को सही ढंग से बकाया राशि के बारे में पाठक को याद दिलाते हुए खोलें। इस तरह के एक बयान का उपयोग करें “यह पत्र आपको एबीसी कॉर्पोरेशन के बकाया बकाया राशि की याद दिलाने के लिए है। हमारे रिकॉर्ड से संकेत मिलता है कि आपका खाता $ 56.39 की राशि के कारण अतीत में है। ”पत्र के इस खंड का मसौदा तैयार करने से पहले, आपके खातों के देय बिल के साथ सटीक राशि का सत्यापन करें। पत्र में बकाया चालान की एक प्रति संलग्न करें और इस अनुभाग में संलग्नक का संदर्भ दें।
चुकौती के स्वीकार्य रूपों का वर्णन करें
ऋण की प्रकृति के आधार पर, आपके व्यवसाय के खाते देय नीतियों और कितनी जल्दी आप बकाया धनराशि का भुगतान करना चाहते हैं, भुगतान का स्वीकार्य रूप स्पष्ट रूप से निर्दिष्ट करने के लिए एक और महत्वपूर्ण विवरण है। व्यक्तिगत रूप से चेक की प्रतीक्षा करने की तुलना में हाथ में नकदी स्पष्ट रूप से तेज़ है, लेकिन राशि के आधार पर इस तरह से भुगतान की मांग करना संभव नहीं है। इसी तरह, प्रत्येक व्यवसाय क्रेडिट कार्ड स्वीकार नहीं करता है, और कंपनियां एक जारीकर्ता के कार्ड को स्वीकार कर सकती हैं, लेकिन दूसरे को नहीं। किसी भी घटना में, "नकद, चेक या क्रेडिट कार्ड द्वारा भुगतान किया जा सकता है" जैसे विवरण शामिल करें। हम वीज़ा या मास्टरकार्ड स्वीकार करते हैं। चेक का भुगतान देय खातों से किया जा सकता है। ”
स्पष्ट रूप से एक समय सीमा बताएं
व्याख्या के लिए पुनर्भुगतान की समय सीमा की मांग को खुला न छोड़ें। एक स्टेटमेंट का उपयोग करें जैसे "कृपया 10 कार्यदिवसों में इस शेष राशि को पुनः प्राप्त करें या फोन पर भुगतान करने के लिए तुरंत हमारे कार्यालय से संपर्क करें।" एक समय सीमा बताना न केवल पाठक के लिए तात्कालिकता की भावना को दोहराता है, बल्कि आपको एक समय सीमा भी प्रदान करता है। आप भुगतान की अपेक्षा कर सकते हैं और आपको यह विचार करने की अनुमति देता है कि यदि उस विंडो के भीतर भुगतान नहीं किया गया है तो आगे क्या करना है
देरी के लिए राज्य के परिणाम
यदि भुगतान में और देरी के लिए कोई परिणाम हैं, तो उन्हें पत्र के समापन में बताएं। एक सामान्य परिणाम अदालत में राशि की वसूली के लिए औपचारिक कानूनी कार्रवाई की शुरुआत है। अन्य परिणाम संगठन में उच्चतर विवाद को बढ़ा सकते हैं या सेवाओं को रोक सकते हैं। यदि पत्र एक अंतिम चेतावनी है, तो इस तरह के एक बयान का उपयोग करें “यह अंतिम सूचना है जिसे आप प्राप्त करेंगे। अगर हमें इस पत्र की तारीख से 10 दिनों के भीतर पूरा भुगतान नहीं मिलता है, तो हम इस कर्ज को वसूलने के लिए उपलब्ध सभी कानूनी उपायों की तलाश करेंगे। ”
